Oftmals sind bei Firmenwägen Sonderzahlungen im Leasing vereinbart. Überlässt ein bilanzierender Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer einen geleasten Firmenwagen und ermittelt den geldwerten Vorteil aus der Privatnutzung per Fahrtenbuch, ist eine Leasing-Sonderzahlung periodengerecht auf die Laufzeit des Leasingvertrags zu verteilen.
BFH überstimmt Finanzverwaltung
Die Finanzverwaltung vertritt bisher die Auffassung, die Leasing-Sonderzahlung sei bei der Ermittlung der Privatnutzung nach der Fahrtenbuchmethode im ersten Jahr in voller Höhe den Gesamtkosten zuzurechnen. Das erhöhte den geldwerten Vorteil für die Privatnutzung im ersten Jahr deutlich.
Nach Ansicht des BFH ist die Sonderzahlung aktiv abzugrenzen und nur anteilig beim geldwerten Vorteil zu berücksichtigen.
Korrektur zu viel gezahlter Lohnsteuer
Hat das Finanzamt die Berechnung des Arbeitgebers korrigiert oder hat der Arbeitgeber von sich aus die Regeln der Finanzverwaltung angewendet…, wurde im Vorjahr aus Sicht des BFH ein zu hoher geldwerter Vorteil versteuert, kann der Arbeitgeber sich auf das BFH-Urteil noch rückwirkend berufen und die Lohnabrechnungen unter folgenden Bedingungen korrigieren:
Lohnkonten noch nicht abgeschlossen
Solange ein Arbeitgeber die Lohnkonten noch nicht abgeschlossen und noch keine Lohnsteuerbescheinigung übermittelt bzw. erstellt hat, darf er den Steuerabzug neu berechnen und bei der folgenden Gehaltszahlung die bisher zu viel einbehaltene Lohnsteuer erstatten. Diese Verrechnungsmöglichkeit ist allerdings nur denkbar, wenn der Arbeitnehmer noch beschäftigt ist und Gehalt erhält.
Konkret bedeutet das: Wurde die Lohnsteuerbescheinigung des Dienstwagennutzers für das Vorjahr noch nicht elektronisch übermittelt, kann der Arbeitgeber die zu viel gezahlte Lohnsteuer mit der Abrechnung für Dezember korrigieren oder auch mit der für Januar oder Februar des laufenden Jahres verrechnen.
Kann die Erstattung nicht aus der für den Lohnzahlungszeitraum zu zahlenden Lohnsteuer gedeckt werden, kann der Arbeitgeber bei seinem Betriebsstätten-Finanzamt eine Erstattung beantragen.
Lohnkonten bereits abgeschlossen
Der Arbeitgeber muss bis spätestens 28. Februar des laufenden Jahres die elektronischen Lohnsteuerbescheinigungen für das Vorjahr an das Finanzamt übermitteln. Ist die Übermittlung erfolgt, kann der Arbeitgeber den Lohnsteuerabzug nicht mehr ändern. In diesem Fall gibt es zwei Möglichkeiten:
Der Arbeitgeber kann für den Arbeitnehmer bis spätestens Ende März des laufenden Jahres einen Lohnsteuerjahresausgleich mit den geänderten Werten durchführen. Das gilt aber nur, wenn kein Ausschlusstatbestand des § 42b Abs. 1 S. 3 EStG vorliegt, ist also nicht denkbar z. B. bei Steuerklasse 5 bzw. 4 mit Faktor oder wenn ein Freibetrag eingetragen war.
Der Arbeitnehmer kann sich die zu viel gezahlte Lohnsteuer über seine Einkommensteuerveranlagung vom Fiskus zurückholen. Dazu macht er den zu hoch versteuerten geldwerten Vorteil bei seinen Werbungskosten geltend. Diesen Ansatz kann er auch für Jahre vor dem Vorjahr hinaus anwenden.
Erstattung von Sozialversicherungsbeiträgen
Hat der Arbeitgeber den geldwerten Vorteil aus der privaten Fahrzeugnutzung bisher konform nach der Auffassung der Finanzverwaltung (volle Sonderzahlung) und damit höher als nach der BFH-Ansicht (nur anteilige Sonderzahlung) berechnet, wurden auch zu hohe Sozialversicherungsbeiträge abgeführt.
Der Arbeitgeber kann über sein Lohnabrechnungsprogramm Korrekturbeitragsnachweise auf Basis des niedrigeren geldwerten Vorteils erstellen und diese für 24 Monate zurück mit künftigen Beiträgen verrechnen. Der Arbeitgeber muss von den verrechneten Beiträgen dem Arbeitnehmer die von ihm getragenen Arbeitnehmeranteile zurückerstatten.
Eine Verrechnung für den jeweiligen Versicherungszweig scheidet aus,
• wenn der Arbeitnehmer z. B. Kranken-, Mutterschafts- oder Arbeitslosengeld erhalten hat. Das erkennt der Arbeitgeber insbesondere daran, dass er bereits eine Bescheinigung zur Berechnung entsprechender Leistungen ausgestellt hat;
• wenn für den Erstattungszeitraum eine Rentenversicherungsprüfung stattgefunden hat.
Erstattung oder Gutschrift auf das Beitragskonto
Ist eine Verrechnung nicht möglich, weil der Berichtigungszeitraum länger als 24 Monate zurückliegt oder eine Betriebsprüfung stattgefunden hat, kann der Arbeitgeber bei der zuständigen Krankenkasse einen „Antrag auf Erstattung zu Unrecht gezahlter Beiträge“ stellen.
Das Formular muss von Arbeitgeber und Arbeitnehmer gemeinsam gezeichnet werden, da darin auch die Modalitäten der Erstattung geregelt werden, also Zahlung auf das Konto des Arbeitgebers oder aufgeteilt auf Arbeitnehmer und Arbeitgeber.
