Arbeitgeber, die ihren Mitarbeitern betriebliche Fahrräder bzw. Elektrofahrräder überlassen möchten, stehen vor der grundsätzlichen Wahl, die Vorteile aus der Überlassung „on top“, also zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn, oder auf Basis einer arbeitsrechtlich wirksamen Gehaltsumwandlung zu gewähren. Die beiden Varianten führen zu unter-schiedlichen steuerlichen und auch sozialversicherungsrechtlichen Konsequenzen.
Überlassung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn
Neu eingeführt wurde 2019 die Steuerfreiheit für zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn vom Arbeitgeber gewährte Vorteile aus der Überlassung von betrieblichen Fahrrädern und Elektrofahrrädern, die nicht als Kraftfahrzeug gelten (§ 3 Nr. 37 EStG).
Die Steuerfreiheit betrifft die Überlassung zur privaten Nutzung einschließlich Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Sie gilt für ab dem 01.01.2019 beginnende Überlassungen und ist erst einmal bis zum 31.12.2021 befristet.
Praxistipp: Soweit die Überlassung steuerfrei ist, fallen auch keine Sozialabgaben an (§ 1 Abs. 1 Nr. 1 SvEV). Die zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn erfolgende Überlassung der (Elektro-)Fahrräder für private Zwecke bleibt trotz der Lohnsteuerfreiheit umsatzsteuerpflichtig.
Dieser nunmehr steuerfreie Sachbezug mindert die als Werbungskosten abziehbaren Beträge nicht. Der Arbeitnehmer kann die verkehrsmittelunabhängige Entfernungspauschale von 0,30 Euro je Kilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (§ 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 4 EStG) weiter ansetzen.
Praxistipp: Haben Mitarbeiter bei einem Arbeitgeber aufgrund einer Betriebsvereinbarung Anspruch auf die kostenlose Überlassung eines Fahrrads oder eines – noch als Fahrrad eingestuften – Elektrofahrrads, kann der Vorteil als zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht und damit lohnsteuer- und sozialabgabenfrei erfolgen, obwohl die Arbeitnehmer auf die Überlassung einen arbeitsrechtlichen Anspruch haben.
Überlassung gegen Gehaltsumwandlung
Überlässt der Arbeitgeber das Fahrrad bzw. Elektrofahrrad durch Gehaltsumwandlung, so kann die zum 01.01.2019 eingeführte Steuerbefreiung des § 3 Nr. 37 EStG nicht beansprucht werden.
Praxistipp: Eine Gehaltsumwandlung kann in der Praxis z. B. dadurch erfolgen, dass der Arbeitnehmer eine anstehende Gehaltserhöhung ganz oder teilweise dafür bestimmt, dass ihm künftig ein Sachbezug gewährt wird, wie z. B. die Überlassung eines (Elektro-)Fahrrads.
Die obersten Finanzbehörden der Länder haben mit gleich lautenden Erlassen vom 13.03.2019 weitere steuerliche Details für diese Konstellation bekannt gegeben, bei der eine Steuerbefreiung nicht greift.
Überlassung begann schon vor dem 01.01.2019 (Altfälle)
Hat der Arbeitgeber bereits 2018 oder früher ein Fahrrad oder ein als solches eingestuftes Elektrofahrrad an seine Arbeitnehmer zur privaten Nutzung überlassen, gilt: Die Vorteile aus Privatfahrten einschließlich der Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind mit monatlich ein Prozent der auf 100 Euro abgerundeten unverbindlichen Preisempfehlung (UVP) des Herstellers, Importeurs oder Großhändlers anzusetzen. Die Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte werden damit – anders als bei Kraftfahrzeugen – nicht zusätzlich versteuert.
Überlassung startet frühestens ab dem 01.01.2019 (Neufälle)
Bei einer erst 2019 beginnenden Überlassung von Fahrrädern bzw. als Fahrrad eingestuften Elektrofahrrädern gegen Gehaltsumwandlung wird – ebenso wie bei Kraftfahrzeugen – die Bemessungsgrundlage halbiert. Bei der Ein-Prozent-Regelung wird der Vorteil somit auf die Hälfte reduziert.
Für die Halbierung kommt es nicht auf den Zeitpunkt an, zu dem der Arbeitgeber das (Elektro-)Fahrrad angeschafft, hergestellt oder geleast hat. Maßgeblich ist der Beginn der Überlassung durch den Arbeitgeber. Wurde das Elektro-)Fahrrad 2018 oder früher einem Arbeitnehmer überlassen, ist ein Wechsel des Nutzungsberechtigen ab 01.01.2019 nach Sicht der Finanzverwaltung nicht mit der Halbierung der Bemessungsgrundlage begünstigt. In den Fällen gilt auch für den neuen Nutzungsberechtigten die Altregelung.
Die Halbierung gilt nicht für die Umsatzsteuer. Es ergeben sich daher für die Lohnsteuer und die Umsatzsteuer unterschiedliche Bemessungsgrundlagen.
Praxistipp: Die Finanzbehörden stellen klar, dass sowohl in den Altfällen (Überlassung begann vor 2019) als auch in den Neufällen (Überlassung frühestens ab 01.01.2019) die Sachbezugsfreigrenze von 44 Euro/Monat nicht anwendbar ist.
Fazit: Arbeitgeber, die bislang noch unentschlossen waren, ihren Mitarbeitern (Elektro-)Fahrräder zur Verfügung zu stellen, haben durch die seit 01.01.2019 geltenden Vergünstigungen weitere Anreize. Erfolgt die Überlassung gegen Gehaltsumwandlung, profitieren sie und ihre Mitarbeiter von der Halbierung der Bemessungsgrundlage. Werden die (Elektro-)Fahrräder zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn überlassen, kann dies sogar gänzlich lohnsteuer- und sozialabgabenfrei sein. Allerdings sind bei leistungsfähigeren Elektrofahrrädern, die verkehrsrechtlich als Kfz gelten, unabhängig vom Beginn der Überlassung, weiterhin die allgemeinen Regelungen der Dienstwagenbesteuerung anzuwenden.
