Bei der Kontrolle der Reisekostenabrechnung stellt man in der Praxis immer wieder fest, dass Quittungen fehlen oder Arbeitnehmer rufen an und fragen, wie sie die Situation handhaben sollen, wenn sie vergessen haben, einen Beleg einzufordern oder diesen verlegt haben. Eigenbelege können hier Hilfestellung sein. Damit diese auch anerkannt werden, müssen bestimmte Rahmenbedingungen eingehalten werden.
Eigenbelege und die ordnungsgemäße Buchführung
Gemäß § 146 AO sowie dem BMF-Schreiben vom 14.11.2014 ist einer der Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung, dass keine Buchung ohne Beleg erfolgt. Die GoBD legt die Grundlagen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff fest und regelt dabei ebenfalls, dass immer ein Beleg vorzuhalten ist, um sicherzustellen, dass und wie ein Zusammenhang zwischen der Buchung und dem in der Realität verwirklichten Sachverhalt besteht. Jeder Geschäftsvorfall ist durch einen Beleg im Original bzw. als Kopie nachzuweisen. Ist kein Fremdbeleg vorhanden, muss ein Eigenbeleg erstellt werden.
Praxistipp: Arbeitgeber sollten keine Kosten erstatten, wenn der Mitarbeiter keinen Fremdbeleg oder im Ausnahmefall Eigenbeleg vorlegen kann.
Hinweis: Lohnkonten sind zwar nur sechs Jahre aufzubewahren, soweit Lohnunterlagen aber Grundlage für die Buchhaltung sind, müssen sie zehn Jahre aufbewahrt werden: Dies gilt also auch für den Eigenbeleg in der Reisekostenabrechnung.
Eigenbelege und das Reisekostenrecht
Zur Ermittlung der steuerfrei zu erstattenden Reisekosten muss der Arbeitnehmer eine Reisekostenabrechnung erstellen und darin anhand geeigneter Unterlagen, z. B. Tankquittungen, Hotelrechnungen, Schriftverkehr seine verauslagten Kosten nachweisen.
Es gibt Vorgänge in der Praxis, für die üblicherweise kein Beleg erstellt wird. Dies ist klassischerweise das Trinkgeld. Wird unbar mit EC- oder Kreditkarte bezahlt, lässt sich das Trinkgeld schnell als Unterschiedsbetrag zwischen Rechnungs- und Zahlbetrag herausrechnen und nachweisen. Schwieriger wird es dann schon bei der Barzahlung. In vielen Unternehmen gilt deshalb die Regelung, dass das Trinkgeld vom Kellner auf dem Beleg zu vermerken ist. Unmöglich ist dies jedoch, wenn der Putzfrau im Hotel ein Trinkgeld auf dem Zimmer hinterlegt wird.
Aber auch andere Situationen gibt es, in denen kein Beleg erstellt wird: die altgediente Parkuhr oder andere Münzeinwurfautomaten (z.B. Waschmaschine im Hotel). Die Quittungsrolle ist leer. Quittungen sind verloren gegangen oder unleserlich. Im Ausland kommt es auch vor, dass für gewisse Dienstleistungen, z. B. für Bewirtungen oder die Nutzung von Beförderungsmitteln, gar keine Rechnung ausgestellt wird.
Praxistipp: Ein Eigenbeleg ist nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt, daher sollte er nur in Ausnahmefällen akzeptiert werden.
Am besten ist es daher, durch den Arbeitgeber festzulegen, welche Angaben ein Eigenbeleg enthalten muss. Der Gesetzgeber gibt dazu keine formellen Kriterien vor.
Zu empfehlen ist, sich an den gesetzlichen Voraussetzungen für Rechnungen zu orientieren und auf folgende Angaben zu berücksichtigen:
– Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
– Die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
– Den Zeitpunkt der Leistung
– Das Entgelt
– Soweit möglich: Ein Nachweis der Zahlung (z. B. Überweisungsbeleg)
Arbeitgeber sollten sich auch den Grund für den fehlenden Beleg schriftlich bestätigen lassen und dabei auch mit aufnehmen, dass der Arbeitnehmer keinen Ersatzbeleg vorlegen konnte.
Um einem Übermaß von Eigenbelegen vorzubeugen, kann der Arbeitgeber Eigenbelege betragsmäßig auf einen bestimmten Eurobetrag beschränken und bestimmen, dass diese ggf. von der Führungskraft abzuzeichnen sind.
