Das Finanzgericht Baden-Württemberg hat jüngst die strengen Anforderungen der Finanzverwaltung an die Fahrtenbuchführung bestätigt.
Für die Überlassung eines Firmenwagens entsteht beim nutzenden Mitarbeiter ein geldwerter Vorteil. Dieser kann pauschal im Rahmen der 1%-Regelung oder einzelfallbezogen auf Grundlage der tatsächlichen Nutzungsverhältnisse anhand eines Fahrtenbuches ermittelt werden. Dieses Fahrtenbuch muss den Anforderungen der Finanzverwaltung entsprechen und folgende Mindestangaben enthalten:
– Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit (Dienstreise, Einsatzwechseltätigkeit Fahrtätigkeit)
– Reiseziel und Reiseroute
– Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.
Für Privatfahrten genügen Kilometerangaben. Bei Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genügt jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch. Eine tageweise Zusammenfassung ist nicht zulässig. Fehlen einzelne Angaben oder sind die Angaben lückenhaft, wird das Fahrtenbuch von der Finanzverwaltung nicht als ordnungsgemäß geführt anerkannt. Dies gilt grundsätzlich auch, wenn das Fahrtenbuch nachträglich erstellt wird und keine Ursprungsaufzeichnungen mehr vorgelegt werden können, oder wenn das Fahrtenbuch nicht handschriftlich, sondern mit Hilfe eines handelsüblichen Tabellenkalkulationsprogramms, z.B. Microsoft Excel, erstellt worden ist.
Elektronisches Fahrtenbuch
Ein elektronisches Fahrtenbuch wird von der Finanzverwaltung steuerlich nur dann anerkannt, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen und damit also die gleichen Daten erfasst werden. Besondere Aufmerksamkeit kommt hier allerdings nicht Unveränderbarkeit der Daten zu, d.h. nachträgliche Änderungen der aufgezeichneten Daten müssen technisch ausgeschlossen sein oder aber zumindest dokumentiert werden.
Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß geführt
Ist das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß geführt, kann das Finanzamt den geldwerten Vorteil zwingend pauschal auf Basis der 1%-Regelung ansetzen.
Dies sollte man nicht unterschätzen: als Arbeitgeber haften Sie im Rahmen Ihrer Pflichten für die ordnungsgemäße Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer vom Arbeitslohn Ihrer Angestellten. Kommen Sie Ihren Arbeitgeberpflichten nicht nach, können Sie im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung entsprechend von Ihrem Betriebstättenfinanzamt in Anspruch genommen werden. Sie sind dazu verpflichtet, die vom Finanzamt nachgeforderten Steuerabzugsbeträge an Ihre Beschäftigten weiter zu belasten.
Wenn Sie diese Beträge nicht an Ihre Arbeitnehmer weiterbelasten, entstehen weitere Konsequenzen. Die Lohnsteuerabzugsbeträge sind stets von Ihren Arbeitnehmern zu tragen. Übernehmen Sie diese Beträge, liegt ein zusätzlicher geldwerter Vorteil vor. Darüber hinaus müssen Sie eine Verbeitragung zur Sozialversicherung durchführen. In diesem Zusammenhang müssen Sie nicht nur für die Arbeitgeberanteile, sondern aufgrund des gesetzlichen Rückbelastungsverbotes auch für die Arbeitnehmeranteile aufkommen, da SV-seitig, maximal drei Monate rückrechenbar wären.
