Die Betriebsprüfungen der Rentenversicherung gehören seit vielen Jahren zur Routine in der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Sie werden als Stichprobenprüfung mindestens alle vier Jahre durchgeführt. Verstärkt Anwendung finden soll aber die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) der Rentenversicherung.
Aktuell werden rund acht Prozent aller Betriebsprüfungen auf der komplett elektronischen Basis durchgeführt. Dadurch wird i.d.R. die Prüfungsdauer beim Arbeitgeber vor Ort verkürzt. Weder der Prüfungsumfang noch der Inhalt der Prüfung wird durch die euBP verändert. Manuelle Prüfungstätigkeiten für den Prüfer werden minimiert und Messdaten maschinell auf Auffälligkeiten geprüft. Damit reduzieren sich die Aufwendungen beim Arbeitgeber aber nicht wirklich. Dieser muss neben den angefragten Unterlagen zu Einzelfällen seitens des Prüfers dann im Vorfeld auch noch die Daten elektronisch aufbereiten und steht darüber hinaus vor dem Problem, dass große Programmanbieter wie SAP etc. diese Tools gar nicht anbieten.
Anfangs bestanden datenschutzrechtliche Bedenken, die aber wohl eher vernachlässigbar sind: die Daten für die euBP werden der Rentenversicherung direkt aus dem Entgeltabrechnungsprogramm des Arbeitgebers verschlüsselt übermittelt. Hierfür wird ein gesichertes und zertifiziertes Onlineverfahren genutzt. Die Variante ist also eher sogar noch sicherer als die bisherige Herangehensweise, bei der teils externe Datenträger wie USB-Stick oder DVD zum Einsatz kamen.
Der Versand der Daten ist mit der Rentenversicherung im Vorfeld abzustimmen. Die Daten können nur in einem freigeschalteten Zeitraum entgegengenommen werden.
Vorteil dieser Herangehensweise ist, erhält der Arbeitgebers seit Januar 2016 das Ergebnis der Prüfung ebenfalls per Datenübertragung zurück erhält.
Grundsätzlich hat sich durch die bereits auch vor Ort erfolgende verstärkt elektronische Auswertung der Entgeltabrechnung die Zahl der „echten“ Abrechnungsfehler wie falsche Beitragssätze oder überholte Beitragsbemessungsgrenzen – auch durch die weitestgehend maschinelle Abrechnung – drastisch reduziert. In der Praxis gibt es nun aber vermehrt Beanstandungen bei
• Personen, die als versicherungsfrei bewertet wurden (freie Mitarbeit),
• Minderheits-Gesellschaftern,
• der Ermittlung des korrekten geschuldetem Arbeitsentgelt,
• dem Mindestlohn,
also deutlich eher in fachlich tiefergehenden Fragen, da sich das Spektrum der zu beachtenden Einzelfalllösungen deutlich erhöht hat.
