So können Arbeitgeber die Fortbildungskosten der Arbeitnehmer steuerfrei erstatten

Zeitpunkt der Zusage der Kostenübernahme
R 19.7 Abs. 1 S. 4 LStR gibt vor, dass berufliche Fort- und Weiterbildungsleistungen des Arbeitgebers u. a. nur dann nicht zu Arbeitslohn führen, wenn

• der Arbeitgeber Rechnungsempfänger ist oder
• der Arbeitnehmer Rechnungsempfänger ist und der Arbeitgeber die Kostenübernahme vor Abschluss des Weiterbildungsvertrags schriftlich zugesagt hat.

PRAXISHINWEISE: Legt der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die Rechnung zur Kostenübernahme vor, muss der Arbeitgeber

• prüfen, ob die Rechnungen für die Bildungsmaßnahmen an ihn gerichtet sind, sprich, ob er Rechnungsempfänger ist; andernfalls ob er die Kostenübernahme vor Abschluss des Bildungsvertrags zugesagt hat.
• auf der Originalrechnung die Kostenübernahme sowie deren Höhe angeben und ei-ne Kopie dieser Rechnung zum Lohnkonto nehmen. Diese Maßnahme soll einen Werbungskostenabzug für die vom Arbeitnehmer wirtschaftlich nicht getragenen Aufwendungen ausschließen.

Praxistipp: Wird die Zusage zur Kostenübernahme vom Bestehen der damit in Zusammen-hang stehenden Prüfung abhängig gemacht, handelt es sich eher um einen steuer- und sv-pflichtigen Bonus als um eine steuerlich begünstigte Fortbildung.

Wie oben ausgeführt sind berufliche Fort- oder Weiterbildungsleistungen des Arbeitgebers kein Arbeitslohn, wenn diese Maßnahmen im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse des Arbeitgebers liegen.

• Bei Bildungsmaßnahmen, die auf die Arbeitszeit angerechnet werden, sind keine weiteren Voraussetzungen zu prüfen. Das betriebliche Interesse wird unterstellt. Anders ist es nur, wenn Anhaltspunkte für einen Belohnungscharakter vorliegen.
• Auch Bildungsmaßnahmen, die nicht auf die Arbeitszeit angerechnet werden, können im betrieblichen Interesse liegen, wenn sie die Einsatzfähigkeit des Arbeitnehmers im Unternehmen erhöhen. Die Übernahme der Kosten von Maßnahmen, die keinen Bezug zur beruflichen Tätigkeit haben und die nicht auf die Arbeitszeit angerechnet werden, gelten damit als Arbeitslohn. Für die unterschiedlichen Bildungsmaßnahmen bedeutet das:

Begünstigte Bildungsmaßnahme – ja oder nein?

Eine Übersicht finden Sie hier.

Rückzahlungsklauseln

Rückzahlungsklauseln in Weiterbildungsvereinbarungen unterliegen als Allgemeine Geschäftsbedingung der Inhaltskontrolle durch die Gerichte. Arbeitgeber sollten sich daher an folgende Kriterien halten, die die Rechtsprechung für die Wirksamkeit einer Rückzahlungsvereinbarung herausgearbeitet hat:

• In der Rückzahlungsvereinbarung müssen die möglichen Rückforderungsbeträge im Rahmen des Möglichen und Zumutbaren angegeben werden.
• Unzulässig ist eine Kombination einer Rückzahlungsklausel bei vorzeitigem Aus-scheiden mit einer tatsächlichen Kostenbeteiligung durch ein zunächst abgesenktes Gehalt.
• Eine Klausel, die die Rückzahlung von Fortbildungskosten für jeden Fall einer vom Arbeitnehmer ausgesprochenen Kündigung ohne Ausnahme vorsieht, ist unwirksam. Die Kündigung eines Arbeitnehmers, die durch den Arbeitgeber ausgelöst wurde, darf diesen nicht benachteiligen. Das gilt auch für eine Rückzahlungspflicht für den Fall der Arbeitgeberkündigung mit Ausnahme der verhaltensbedingten Kündigung.
• Die Bindungsfrist muss im angemessenen Verhältnis zu der Fortbildungsdauer stehen. Folgende Richtwerte hat die Rechtsprechung für durchgängige Lehrgangsdauern entwickelt (bei Lehrgängen in Blöcken sind die Blöcke zur Bestimmung der Lehrgangsdauer zusammenzuziehen):
  • Lehrgangsdauer bis zu einem Monat: Bindungsdauer bis zu sechs Monaten
  • Lehrgangsdauer bis zu zwei Monaten: Bindungsdauer bis zu zwölf Monaten
  • Lehrgangsdauer zwischen drei und vier Monaten: Bindungsdauer bis zu 24 Monaten
  • Lehrgangsdauer zwischen sechs und zwölf Monaten: Bindungsdauer bis zu drei Jahren
  • Lehrgangsdauer bei 24 und mehr Monaten: Bindungsdauer bis zu fünf Jahren

Inwieweit der Arbeitgeber die Fähigkeiten des Arbeitnehmers aus der Weiterqualifikation nutzt, ist ebenfalls bei der Angemessenheit der vereinbarten Bindungsdauer zu berücksichtigen. Nach BAG ist eine dreijährige Bindungsfrist zu lang, wenn die Kenntnisse nicht im Unternehmen genutzt werden.

Die Rückzahlungsvereinbarung muss eine differenzierte Regelung für den Fall der erfolglosen Teilnahme enthalten. Sie muss unterscheiden, in wessen Verantwortungsbereich der Grund für die erfolglose Fortbildungsteilnahme fällt. Liegt ein Abbruch bzw. das Nichtbestehen der Abschlussprüfung an personenbedingten Gründen (Krankheit) oder fehlenden persönlichen Gründen, hat der Arbeitnehmer den Eintritt der Bedingung nicht schuldhaft herbeigeführt. Das Gleiche gilt, wenn der Arbeitnehmer trotz aller Anstrengungen in den abschließenden Prüfungen scheitert.

Praxistipp: sind Fort- oder Weiterbildungsleistungen steuerfrei, kann der Arbeitgeber auch die Reisekosten steuer- und beitragsfrei erstatten, die durch die Teilnahme des Arbeitnehmers an der Bildungsveranstaltung veranlasst sind.