Die Gesamtkosten einer Betriebsveranstaltung dürfen nicht (auch) auf Personen aufgeteilt werden, die mit der Durchführung der Veranstaltung betraut sind und nicht der Belegschaft angehören. Das hat der BFH für die bis 2014 geltende 110-Euro-Freigrenze entschieden. Diese Entscheidung gilt auch für den aktuellen 110-Euro-Freibetrag.
Nach der bis zum 31.12.2014 geltenden Rechtslage galt: Bei der Ermittlung der Bemessungsgrundlage waren nur solche Kosten des Arbeitgebers einzubeziehen, die geeignet waren, beim Arbeitnehmer einen geldwerten Vorteil auszulösen, also typischerweise nur konsumierbare Leistungen (Speisen, Getränke, Musik). Aufwendungen, die die Ausgestaltung der Betriebsveranstaltung selbst betrafen (z. B. Miete, Kosten für die organisatorischen Tätigkeiten eines Eventveranstalters) blieben außer Betracht. Reisekosten gehörten ebenfalls nicht zur Bemessungsgrundlage. Auf die Familienangehörigen und Gäste entfallende Aufwendungen wurden aber den Arbeitnehmern nicht zugerechnet, sodass die Freigrenze je Teilnehmer galt.
Für die Prüfung der 110-Euro-Freigrenze waren die Gesamtkosten ‒ soweit sie nicht individualisierbar waren ‒ zu gleichen Teilen auf sämtliche Teilnehmer und damit auch auf Familienangehörige und Gäste aufzuteilen.
Aktuell hat der BFH entschieden, dass die Gesamtkosten der Veranstaltung nicht auch auf Personen aus dem Kreis der weiteren Anwesenden (Künstler, Eventmanager, Fotograf, Busfahrer u. a.) ‒ die keine Arbeitnehmer des Unternehmens waren ‒ verteilt werden durften; die auf diese Personen entfallenden Kosten müssten bei der Ermittlung der Gesamtkosten außer Ansatz bleiben.
Seit dem 01.01.2015 gilt statt der Freigrenze der 110-Euro-Freibetrag. In die Gesamtkosten einer Betriebsveranstaltung sind auch alle Kosten für den sog. äußeren Rahmen einzubeziehen. Bei der Prüfung der 110-Euro-Grenze sind die Gesamtkosten der Veranstaltung durch die tatsächlichen Teilnehmer (eigene und konzernverbundene Arbeitnehmer + Begleiter + externe Teilnehmer) zu teilen. Nicht berücksichtigt werden aber auch hier Personen, die mit der Durchführung der Veranstaltung betraut sind. Zuwendungen an Begleitpersonen des Arbeitnehmers sind dem Arbeitnehmer individuell zuzurechnen.
