Erhält ein Arbeitnehmer vom Arbeitgeber einen Vorteil, so unterliegt dieser grundsätzlich der Besteuerung und den Sozialabgaben. Sollte also ein Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer ein Smartphone auch zur privaten Nutzung überlassen, würde das theoretisch Steuern und Sozialabgaben nach sich ziehen. Allerdings kann dieser Vorteil gemäß § 3Nr. 45 EStG steuer- und gemäß § 1 Abs. 1 SvEV beitragsfrei sein. Das gilt im Übrigen nicht nur für das Smartphone selbst, sondern auch für Zubehör(z. B. Schutzhülle, Ladekabel, Kopfhörer) und Vertrags- und Grundgebühren, Verbindungsentgelte, Roaminggebühren und die Kosten des Datenvolumens.
Voraussetzung für die Steuer- und Beitragsfreiheit ist allerdings, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein Gerät (ggf. nebst Vertrag und Zubehör)überlässt. Das Eigentum muss also beim Arbeitgeber liegen. Ein reiner Zuschuss des Arbeitgebers zu einem Vertrag des Arbeitnehmers wäre deshalbsteuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn. Daraus folgt auch, dass der Arbeitnehmer entsprechende Geräte bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses an den Arbeitgeber zurückgeben muss. Allerdings bedeutet die Überlassung nicht die reineberufliche Nutzung. Selbst die Überlassung zur ausschließlich privaten Nutzung fällt unter die Begünstigung des § 3 Nr. 45 EStG und verbliebesteuer- und beitragsfrei. Die Smartphone-Überlassung kann ein spannendes Gestaltungsmodell werden: Während der Arbeitnehmer den Vorteil brutto wie netto erhält, spart der Arbeitgeber Sozialabgaben. Zudem wird der Arbeitnehmer ans Unternehmen gebunden, da er bei einer Kündigung das Smartphone heraus geben muss. Möchte der Arbeitgeber diese Gestaltung nutzen, stellt sich jedoch folgendes Praxisproblem: Nahezu alle Arbeitnehmer besitzen bereits ein Smartphone, und die Verträge laufen regelmäßig zwei Jahre. Stellt sich die Frage, warum der Arbeitgeber ein neues Smartphone von einem Dritten erwerben soll, wenn er auch einfach das Smartphone des Arbeitnehmers kaufen könnte? Für dieses trägt er dann sämtliche Kosten (Wartung, Reparatur, Vertragskosten, Verbindungsentgelte, Datenvolumen, Roaminggebühren usw.) ‒und er überlässt es dem Arbeitnehmer zur privaten (und ggf. beruflichen Nutzung) zurück. Effektiv ändert sich für den das Smartphone verkaufenden Arbeitnehmer nicht viel. Er kann das Smartphone wie bisher nutzen, nur trägt sein Arbeitgeber sämtliche Kosten. Einziger Nachteil: Das Smartphone gehört nun dem Arbeitgeber. Der Arbeitnehmer muss dieses also bei einer Kündigung dem Arbeitgeber zurückgeben (oder von diesem zurück erwerben), und ein späterer Veräußerungs-erlös aus dem Verkauf des gebrauchten Smartphones würde dem Arbeitgeber zustehen. Dieser dürfte aber zu vernachlässigen sein, weil gebrauchte Smartphones regelmäßig nur einen geringen Marktwert besitzen. Zahlt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen Kaufpreis in Höhe des Werts des Smartphones, funktioniert die Gestaltung problemlos. Doch in der Praxis bedeutet das, dass sich der Arbeitgeber über den Wert eines jeden Smartphones Gedanken machen müsste. Daher stellt sich die Frage, ob der Arbeitgeber die Smartphones seiner Arbeitnehmer auch zu einem symbolischen Preis von nur wenigen Euro erwerben kann. Hier könnte das Finanzamt ein Scheingeschäft oder einem Gestaltungsmissbrauch unterstellen. Dieser Auffassung hat der BFH aktuell gleich in drei Fällen bei Kaufpreisen zwischen ein und sechs EUR eine Absage erteilt. Ein Scheingeschäft liege nicht vor, weil gewollt sei, dass der Arbeitgeber Eigentum an dem Smartphone erlangt und der Kaufvertrag gültig ist. Gestaltungsmissbrauch liege nicht vor, weil die Kaufverträge die wirtschaftlich angemessene, einfache und zweckmäßige Möglichkeit darstellen, dem Arbeitgeber dauerhaft betriebliche Smartphones zu verschaffen. Die Höhe eines Kaufpreises von ein und sechs EUR sei dabei unerheblich, zumal den Arbeitnehmern die später eintretenden Vorteile zustehen. Ebenfalls spiele es keine Rolle, dass die Telekommunikationsverträge mit den jeweiligen Anbietern weiterhin über den Arbeitnehmer liefen und der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer deshalb die anfallenden Kosten steuer- und beitragsfrei erstatte. In den drei BFH-Fällen hatte der Arbeitgeber zeit-gleich drei Verträge mit dem jeweiligen Arbeitnehmer geschlossen:1. Kaufvertrag: Der Arbeitnehmer verkauft sein(gebrauchtes) Smartphone an seinen Arbeitgeber. In dem Kaufvertrag sind Käufer und Verkäufer, die Bezeichnung des Smartphones, der Kaufpreis (von ggf. 1 Euro) und der Eigentumsübergang (mit Tag) auf den Arbeitgeber zu vereinbaren. Dieser Vertrag ist zwingend erforderlich, damit der Arbeitgeber Eigentümer wird.2. Ergänzende Vereinbarung zum Arbeitsvertrag Handykosten: Hier wird geregelt, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein Smartphone zur Verfügung stellt und er sämtliche Kostenübernimmt. Soweit die Kosten vom Arbeitnehmer verauslagt werden, sind diese vom Arbeitgeber bei Vorlage der Rechnungen zu erstatten. Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist das Smartphone an den Arbeitgeber heraus-zugeben. Dieser Vertrag ist erforderlich, damit das wirtschaftliche Eigentum beim Arbeitgeberliegt.3. Mobiltelefon-Überlassungsvertrag: In diesem Vertrag wird geregelt, wie der Arbeitnehmer mit dem Smartphone umzugehen hat (Pflege und Wartung auf Kosten des Arbeitgebers, Haftung des Arbeitnehmers für Schäden am Smartphone durch unsachgemäße Behandlung, keine Weitervermietung oder Weiterüberlassung an Dritte). Auch dieser Vertrag endet automatisch am Ende des Arbeitsverhältnisses. Die Kritik an diesem Ansatz hat sich damit im Moment stark reduziert. Der daraus resultierende Verwaltungsaufwand sollte aber nicht unterschätzt werden.
