Mobilitätsbudgets in der Praxis

Viele Unternehmen möchten die Fahrtkostenzuschüsse für Arbeitnehmer möglichst flexibel gestal­ten, so dass sog. Mobilitätsbudgets immer häufiger Erwähnung finden. Grundlage hier ist, dass der Ar­beitgeber für den Arbeitnehmer ein entsprechen­des Budget (in der Regel in Euro) zur Verfügung stellt, dass der Arbeitnehmer nach seinen individu­ellen Anforderungen z. B. für öffentliche Verkehrs­mittel, Mietwagen oder Sharing-Dienste nutzen kann.

Auch die Politik hat erkannt, dass eine Vereinfa­chung der steuerlichen Behandlung von Mobilitätsbudgets sinnvoll ist, um Anreize zu schaffen, damit Arbeitgeber ihre Arbeitnehmer dabei unterstützen, vermehrt nachhaltige Mobilität zu nutzen.

Der Referentenentwurf für ein Jahressteuergesetz 2024 liegt seit dem 27.03.2024 vor und soll erst­malig gesetzlich das Thema „Mobilitätsbudget“ be­inhalten: Angedacht ist, Mobilitätsbudgets pau­schal über § 40 EStG bis zu einem Höchstbetrag von 2.400 Euro zu versteuern, wenn das Mobilitäts-budget zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Ar­beitslohn gewährt wird. Hierbei sollen „insbeson­dere die bisherigen Pauschalbesteuerungsvor-schriften um Möglichkeiten zur Nutzung moderner Fortbewegungsmöglichkeiten (wie beispielsweis E-Scooter, die gelegentliche Inanspruchnahme von Car-Sharing-, Bike-Sharing- sowie sonstige Sha-ring-Angebote und Fahrtdienstleistungen) erwei­tert“ werden, so der inoffizielle Referentenentwurf eines Jahressteuergesetzes 2024. Wie eine solche Regelung letztlich konkret ausgestaltet sein wird, bleibt abzuwarten. Wir halten Sie hier informiert.

Derzeit gibt es in Deutschland also für solche Mo-bilitätsbudgets keine speziellen Bewertungs- oder Besteuerungsregeln. Daher müssen individuelle Beurteilungen der einzelnen gewährten Maßnah­men vorgenommen werden.

Praxishinweis: Alle hier folgenden steuerlichen Be­günstigungen setzen voraus, dass das Mobilitäts-budget zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Ar­beitslohn gewährt wird. Gehaltsumwandlungen sind also nicht begünstigt.

Gehen wir die Optionen der Reihe nach durch: Fahrtkostenzuschuss

Der Arbeitgeber kann die Nutzung öffentlicher Ver­kehrsmittel anbieten. Diese Nutzung ist unter be­stimmten Voraussetzungen steuerfrei. Arbeitgeber können Arbeitnehmern zusätzlich zum ohnehin ge­schuldeten Arbeitslohn kostenlos oder vergünstigt Fahrberechtigungen (Sachbezüge) überlassen oder einen Barzuschuss (Barlohn) zu einer Fahrberech­tigung gewähren, die der Arbeitnehmer erworben hat. Für die Steuerfreiheit kommt es also nicht da­rauf an, ob eine Geld- oder Sachzuwendung ge­währt wird.

Wichtig: Die Steuerfreiheit der Arbeitgeberleistun­gen hat auch Sozialversicherungsfreiheit zur Folge.

Diese Steuerbegünstigung nach § 3 Nr. 15 EStG gilt für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tä­tigkeitsstätte mit öffentlichen Verkehrsmitteln im Linienverkehr (ohne Flugzeuge) sowie alle privaten Fahrten im öffentlichen Personennahverkehr (ÖPNV).

Zum Personenfernverkehr gehören Fernzüge der Deutschen Bahn (ICE, IC, EC), Fernbusse auf fest­gelegten Linien oder Routen und mit festgelegten Haltepunkten, vergleichbare Hochgeschwindig­keitszüge und schnellfahrende Fernzüge anderer Anbieter (z. B. TGV, Thalys).

Zum ÖPNV gehört die allgemein zugängliche Beför­derung von Personen im Linienverkehr, die über­wiegend dazu bestimmt ist, die Verkehrsnachfrage im Stadt-, Vorort- oder Regionalverkehr zu befrie­digen. Aus Vereinfachungsgründen rechnet die Fi­nanzverwaltung alle öffentlichen Verkehrsmittel, die nicht Personenfernverkehr sind, zum ÖPNV.

Hinweis: Da der ÖPNV nicht auf das Inland be­grenzt ist, gilt die Steuerbefreiung nach herrschen­der Meinung auch für Fahrkarten für einen öffentli­chen Linienbus, der am Wochenende Wanderer ins grenznahe Ausland bringt (sog. Wanderbus).

Taxen und Rufbusse sind nicht nach § 3 Nr. 15 EStG begünstigt. Denn zum ÖPNV zählen insbeson­dere nicht Taxen im Gelegenheitsverkehr, die nicht auf konzessionierten Linien oder Routen fahren, oder Rufbusse, die insbesondere im ländlichen Raum zwar auf festgelegten Routen nicht aber zu festgelegten Zeiten unterwegs sind.

ABER: Hier kann evtl. die monatliche 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze genutzt werden, wenn die Leistung als Sachbezug gewährt wird (mehr dazu unten).

Der Arbeitgeber kann auch das Deutschland-Ticket in ein Mobilitätsbudget einbeziehen und entweder steuerfrei erstatten oder als Sachzuwendung zur Verfügung stellen.

In den Lohnsteuerhinweisen 2024 hat die Finanz­verwaltung klargestellt, dass die Steuerfreiheit auch für kostenpflichtige Upgrades (z. B. 1. Klasse oder Fahrradmitnahme) gilt. Wird das Deutsch­landticket vom Arbeitgeber zu mindestens 25 Pro­zent bezuschusst, gewähren die Verkehrsbetriebe einen Rabatt von fünf Prozent, sodass das Ticket nur noch 46,55 Euro kostet.

Wird das Deutschland-Ticket vom Arbeitgeber als Sachzuwendung zur Verfügung gestellt, wendet die Finanzverwaltung für die Bewertung zusätzlich die sog. 96-Prozent-Regelung an, mit der üblicher­weise gewährte Rabatte pauschal berücksichtigt werden.

Der steuerfreie Fahrtkostenzuschuss für Arbeitneh­mer ist in der Steuererklärung des Arbeitnehmers auf die Entfernungspauschale anzurechnen. Des­halb muss der Arbeitgeber den Betrag in der Lohnsteuerbescheinigung ausweisen.

Will der Arbeitgeber die Anrechnung auf die Entfer­nungspauschale vermeiden, kann er auf die Steu­erfreiheit verzichten und den geldwerten Vorteil mit einem Steuersatz von 25 Prozent zzgl. Soli und ggf. Kirchensteuer pauschal versteuern; das führt zur Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung.

Sachzuwendung bis 50 Euro

Eine Sachzuwendung kann über das Mobilitäts-budget dadurch erreicht werden, dass eine auflad­bare Geldkarte zum Einsatz kommt, die der Arbeit­geber einmalig oder laufend mit Guthaben auflädt und dem Arbeitnehmer zusätzlich zum ohnehin ge­schuldeten Arbeitslohn überlässt.

Das Mobilitätsguthaben kann dann für die vom Ar­beitgeber zugelassene Mobilität verbraucht wer­den, z. B.

• für Fahrrad-Sharing,
• für Fahrrad-Abonnements,
• für Car-Sharing oder
• für Scooter-Sharing.

Die Karte muss bestimmte Voraussetzungen erfül­len, damit die steuerlichen Begünstigungen für Sachzuwendungen greifen:

Die Karte darf nicht über eine Barauszahlungsfunk-tion oder über eine eigene IBAN verfügen und nicht für Überweisungen (wie z. B. PayPal) verwendet oder als generelles Zahlungsinstrument hinterlegt werden können.

Die Karte darf nur bei einem begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen eingelöst werden können. Die Be­grenzung kann

• räumlich sein, z. B. auf eine Stadt oder ein Postleitzahlengebiet bezogen;
• inhaltlich sein, sodass die Karte nur für eine sehr begrenzte Dienstleistungspalette einge­setzt werden kann (z. B. Mobilitätsleistungen wie die Nutzung von öffentlichen Verkehrs­mitteln, Sharing-Diensten, Mietwagen und Fahrrad-Abonnements).

Für Sachzuwendungen über das Mobilitätsbudget kann dann die monatliche 50-Euro-Sachbezugsfrei-grenze angewendet werden; 50 Euro monatlich las­sen sich so steuer- und sozialversicherungsfrei an Arbeitnehmer ausgeben.

Die Sachzuwendung fließt jeweils zu, wenn das Guthaben auf die Karte aufgeladen wird. Kosten für die Bereitstellung (z. B. Setup-Gebühr) und Aufla-dung der Geldkarten werden von der Finanzverwal­tung nicht als zusätzlicher geldwerter Vorteil ange­sehen.

Pauschalversteuerung nach § 37 b EStG

Ist die Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro über­schritten, kann der Arbeitgeber die Pauschalie-rungsmöglichkeit des § 37 b EStG nutzen und 30 % Pauschalsteuer ansetzen. Hier fällt dann aber auch jeweils die Sozialversicherung an.

Noch einmal zur Klarstellung: Gewährt der Arbeit­geber das Mobilitätsbudget nicht zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn, sondern über eine Gehaltsumwandlung, gelten die o. g. Begüns­tigungen nicht ‒ mit Ausnahme der Pauschalversteuerung mit 25 Prozent. Das gewährte Mobilitätsbudget ist in diesem Fall mit dem Steuersatz des Mitarbeiters zu versteuern und beitragspflichtig in der Sozialversicherung. Praxishinweis: Unklarheiten können Arbeitgeber im Rahmen einer Anrufungsauskunft mit dem zustän­digen Betriebsstätten Finanzamt klären.