Wenn ein Arbeitgeber keine eigene Kantine betreiben möchte, kann er grundsätzlich am einfachsten Essensmarken an seine Arbeitnehmer ausgeben, wenn er hier etwas tun möchte.
Diese Essensmarken werden im Regelfall von einer Dachorganisation bereitgestellt und können von den Arbeitnehmern z.B. in einer Vertragsgaststätte, in einer externen Kantine oder einem Supermarkt eingelöst werden. Vorteilhaft bei der Ausgabe von Essensmarken ist, dass für lohnsteuerliche Zwecke nicht der tatsächliche Wert der Essensmarke, also der so genannte Verrechnungswert, anzusetzen ist, sondern lediglich der günstige amtliche Sachbezugswert für ein Mittagessen.
Voraussetzungen
Der amtliche Sachbezugswert von 3 Euro in 2014 darf allerdings nur dann angesetzt werden, wenn der Verrechnungswert der Essensmarke den amtlichen Sachbezugswert um nicht mehr als 3,10 Euro übersteigt. Anderenfalls müssen die tatsächlichen Kosten Ansatz finden, also der gesamte Verrechnungswert der Essensmarke.
Fazit: Die lohnsteuerlichen Grenzen werden eingehalten, wenn der tatsächliche Wert der Essensmarke den Betrag von maximal derzeit 6,10 Euro nicht übersteigt.
Geldwerter Vorteil
Bei der Überlassung eines kostenlosen oder verbilligten Mittagessens an die Arbeitnehmer spielen die tatsächlichen Kosten des Arbeitgebers grundsätzlich keine Rolle. Für lohnsteuerliche Zwecke ist stets ein geldwerter Vorteil in Höhe der Differenz zwischen dem amtlichen Sachbezugswert und der Zahlung des Beschäftigten anzusetzen. Bekommt der Arbeitnehmer ein kostenloses Mittagessen, ergibt sich entsprechend ein geldwerter Vorteil in Höhe von 3 Euro Sachbezugswert ./. 0 Euro Zuzahlung = 3 Euro.
Auswärtstätigkeiten
Essensmarke dürfen nicht in Zusammenhang mit einer Auswärtstätigkeit gewährt bzw. müssten dann auf etwaige Reisekostenerstattungen angerechnet werden, was nicht pragmatisch händelbar ist. Nach dem Wortlaut der Lohnsteuerrichtlinien darf die Essensmarke nicht an Arbeitnehmer ausgegeben werden, die eine Einsatzwechseltätigkeit oder Auswärtstätigkeit ausüben.
Zuschüsse in Form von Essensmarken sind keine Barzuschüsse
Damit Sie die Essensmarke mit dem amtlichen Sachbezugswert bewerten können, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Arbeitnehmer mit der Essensmarke tatsächlich eine Mahlzeit erwerben. Können die Arbeitnehmer mit der Essensmarke in einem Supermarkt Lebensmittel erwerben, muss sichergestellt sein, dass diese Lebensmittel zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenspause bestimmt sein. Kauft ein Beschäftigter etwa ein tiefgefrorenes Hammelkotelett, ist die Essensmarke nicht steuerlich begünstigt und mit dem Verrechnungswert anzusetzen. Darüber hinaus muss verfahrenstechnisch sichergestellt sein, dass Kantine oder Supermarkt für jede Mahlzeit lediglich eine Essensmarke täglich in Zahlung nehmen. So entspricht es nicht dem Zweck der Essensmarken, wenn ein Arbeitnehmer jede Woche fünf davon sammelt und diese für seinen Wocheneinkauf einlöst. Diese Überwachung übernehmen aber die Anbieter von Essensmarken und sollten Sie auch diesen übertragen.
Barzuschüsse als Essenszuschüsse sind eigentlich nicht denkbar. Eine Ausnahme kann sein, dass sichergestellt ist, dass diese Zuschüsse direkt für die Kantinennutzung eingesetzt werden, wenn also der Mitarbeiter den Zuschuss nur erhält, wenn er einen Beleg dafür vorlegt, der nachweist, dass er dafür eine Mahlzeit eingenommen hat. Wenn dann die Gesamthöhe der Sachzuwendungen im Monat für diesen betroffenen Arbeitnehmer unter 44,00 Euro verbleibt, könnte ein solcher zweckgebundener Zuschuss denkbar sein. Hier ist aber immer eine Abstimmung mit dem zuständigen Betriebstättenfinanzamt vorzunehmen. Oftmals werden neben den Kantinenzuschüssen an den Mitarbeiter auch noch Zuschüsse an die Kantine selbst bezahlt, was dann sehr schnell die Sachbezugsgrenze überschreiten lässt.
Zusätzliche freiwillige Leistung ohne Rechtsanspruch
Grundsätzlich muss es sich bei der Ausgabe von Essensmarken um eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers handeln, auf die kein Rechtsanspruch besteht.
Hat der Arbeitnehmer einen Rechtsanspruch auf ein Mittagessen und sind die Mahlzeiten als Lohnbestandteile vereinbart, dürfen die entstandenen geldwerten Vorteile nicht pauschalversteuert werden.
Essensmarke dürfen nicht an Arbeitstagen ausgeben werden, an denen Mitarbeiter eine Auswärtstätigkeit ausüben. Für Tage an denen der Arbeitnehmer nicht an der ersten Tätigkeitsstätte tätig wird, müsste sogar die Abwesenheit festgestellt und die ausgegebenen Essensmarken zurückgefordert werden. Alternativ kann in den Folgemonaten die Ausgabe neuer Essensmarken um die für Abwesenheitstage aus dem Vormonat vermindert werden. Eine Rückforderung kann aus Vereinfachungsgründen unterbleiben, wenn der betroffene Arbeitnehmer lediglich an drei Arbeitstagen Dienstreisen durchgeführt oder im Monat nicht mehr als 15 Essensmarken erhalten hat.
