HomeOffice – Neuerungen durch das Jahressteuergesetz 2022 für 2023

Die aktuellen Entwicklungen in der Gesetzgebung haben die Home-Office-Pauschale durch das JStG 2022 angehoben und zugleich unbefristet in das EStG implementiert. Daher stellen sich wiederholt Arbeitgeber die Frage, welche Kosten sie ihren im Home-Office tätigen Arbeitnehmern steuer- und beitragsfrei erstatten können.

 

Infolge der Corona-Pandemie wurde befristet für die Jahre 2020 bis 2022 eine Home-Office-Pauschale eingeführt. Infolge des JStG 2022 wurde die Home-Office-Pauschale unbefristet in das EStG aufgenommen. Sie gilt somit ab 2023 unbefristet und hat sogar noch einige wesentliche Verbesserungen erfahren: Die Pauschale wurde von bisher täglich fünf auf nun sechs Euro angehoben. Zudem wurde der Höchstbetrag mit bisher jährlich 600 Euro (= 120 Tage) auf nun 1.260 Euro (= 210 Tage) mehr als verdoppelt. Damit können auch die Arbeitnehmer in vollem Umfang profitieren, die nahezu ihre gesamte Arbeitsleistung im Home-Office erbringen.

 

ABER: Eine pauschale steuer- und beitragsfreie Erstattung der Home-Office-Pauschale durch den Arbeitgeber ist NICHT MÖGLICH. Erstattet der Arbeitgeber die Pauschale dennoch, handelt es sich um regulären steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn. Begründung: Es mangelt schlichtweg an einer gesetzlichen Grundlage für eine steuerfreie Erstattung. Wie auch die Kostenerstattung für ein Arbeitszimmer (vgl. BMF, 18.04.2019, Az. IV C 1 ‒ S 2211/16/10003 :005) oder pauschale Bürokostenzuschüsse (z. B. OFD Niedersachsen, Verfügung vom 27.03.2017, Az. S 2354 ‒ 118 ‒ St 215) ist die Erstattung der Home-Office-Pauschale als steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn einzuordnen.

 

Auch ein steuerfreier Auslagenersatz kommt nicht in Betracht. Denn es handelt sich nicht um den Ersatz von Aufwendungen, die der Arbeitnehmer für Rechnung des Arbeitgebers tätigt und hierüber im Einzelnen abrechnet. Ein pauschaler Auslagenersatz ist regelmäßig steuerpflichtiger Arbeitslohn (BFH, Urteil vom 10.06.1966, Az. VI 261/64).

 

Doch Abseits von der Home-Office-Pauschale gibt es für Arbeitgeber eine Vielzahl von Möglichkeiten, die (Neben-)Kosten des Home-Office steuer- und beitragsfrei oder zumindest vergünstigt zu übernehmen. Denn auch wenn die Pauschale selbst nicht begünstigt erstattet werden kann, lassen sich viele weitere in Verbindung mit dem Home-Office stehende Kosten entweder im Wege einer direkten Kostentragung, einer Sachgestellung oder aber als Pauschale zuwenden.

 

Die Ausstattung des Home-Office (Möbel/Büromaterial)

Verfügt der Arbeitnehmer bisher über kein eigenes adäquat eingerichtetes Home-Office, stehen früher oder später größere Investitionen an. Neben Büromöbeln (Schreibtisch, Schreibtischstuhl, Lampe) benötigt der Arbeitnehmer auch laufende Verbrauchsmaterialien wie Stifte, Druckerpapier, Briefumschläge, Büroklammern sowie meistens einen Locher und einen Tacker.

 

Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für die Ausstattungsgegenstände, sind zwei unterschiedliche Varianten zu betrachten, je nachdem, wer Eigentümer der Ausstattungsgegenstände ist.

 

1. Der Arbeitgeber bleibt Eigentümer der Ausstattungsgegenstände

Erwirbt der Arbeitgeber die Ausstattung des Home-Office und überlässt diese unentgeltlich seinem Arbeitnehmer, ist dieses unentgeltliche Zur-Verfügung-Stellen der Arbeitsmittel nicht als Arbeitslohn zu erfassen, soweit der Arbeitnehmer die Gegenstände im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit nutzt.

 

Findet jedoch auch eine private Mitbenutzung statt, ist diese als anteilige Sachleistung nach §  8 Abs. 2 S. 1 EStG zu versteuern. In der Praxis stellt sich vor allem das Problem nach der Bewertung des Vorteils aufgrund der privaten Mitbenutzung. Da allerdings die 50-Euro-Freigrenze gilt, unterliegt der Vorteil regelmäßig in der Praxis nicht der Besteuerung.

 

Im Rahmen vom Auslagenersatz nach § 3 Nr. 50 EStG ist es auch möglich, dass der Arbeitnehmer die Ausgaben zunächst für Rechnung des Arbeitgebers tätigt und bspw. die Möbel selbst beschafft. Erst im Nachhinein erstattet ihm der Arbeitgeber die exakten Beträge.

 

Eine Pauschale für die Ausstattung des Home-Office kann der Arbeitgeber grundsätzlich nicht zahlen. Diese wäre als steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn einzuordnen. Eine Pauschale kann er nur dann ausnahmsweise steuer- und beitragsfrei für laufende Bürokosten (Papier, Druckerpatronen, Stifte, Tackerklammern, Hefter und Ordner usw.) leisten, wenn der Arbeitnehmer zunächst die tatsächlichen Aufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen nachweist und sich die Pauschale daran anknüpfend nach dem ermittelten Durchschnittsbetrag bemisst.

 

2. Der Arbeitnehmer wird Eigentümer der Ausstattungsgegenstände

Für den Fall, dass der Arbeitnehmer Eigentümer der Ausstattungsgegenstände ist, müssen zwei Varianten unterschieden werden:

• Erwirbt der Arbeitgeber die Ausstattungsgegenstände und überträgt das Eigentum auf seinen Arbeitnehmer, dann fließt dem Arbeitnehmer ein geldwerter Vorteil zu. Die Freigrenze von monatlich 50 Euro lässt sich aber nutzen.

 

• Erstattet der Arbeitgeber hingegen lediglich die vom Arbeitnehmer getragenen Kosten der Anschaffung, so liegt in Höhe der Kostenerstattung Arbeitslohn und keine Sachleistung vor („nachträgliche Kostenerstattung“).

 

Kosten der EDV

Der Arbeitnehmer nutzt im Home-Office verschiedene EDV-Gegenstände, wie Notebook, Drucker, Headset, Webcam, Handy. Der Arbeitgeber hat hier folgende Optionen:

 

• Erstattet der Arbeitgeber die vom Arbeitnehmer getragenen Kosten der Anschaffung, bleibt der Arbeitnehmer aber Eigentümer der Gegenstände, handelt es sich um eine nachträgliche Kostenerstattung. Der Erstattungsbetrag ist daher als Arbeitslohn zu erfassen.

 

• Erwirbt der Arbeitgeber hingegen die Geräte selbst und überträgt er das Eigentum auf den Arbeitnehmer, so fließt dem Arbeitnehmer eine Sachleistung zu. Diese ist als geldwerter Vorteil zu bewerten; wobei auch hier die Freigrenze von monatlich 50 Euro nutzbar wäre. Die Übereignung der Datenverarbeitungsgeräte (z. B. Notebook) unterliegt als Sachleistung dem individuellen Lohnsteuerabzug und den Sozialabgaben. Der Arbeitgeber kann den Vorteil aber auch zu seinen Lasten mit 25 Prozent pauschal versteuern, was Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung nach sich zieht.

 

• Viel lukrativer ist es jedoch, wenn der Arbeitgeber und nicht der Arbeitnehmer Eigentümer der Gegenstände wird und dieser dem Arbeitnehmer die berufliche und private Nutzung der Gegenstände gestattet. Denn gemäß § 3 Nr. 45 EStG sind die Vorteile des Arbeitnehmers aus der (auch 100-prozentigen) privaten Nutzung von betrieblichen Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräten (z. B. Notebook oder Smartphone) sowie deren Zubehör (z. B. Headset, Webcam, Ladekabel) und aus den im Zusammenhang mit diesen Zuwendungen erbrachten Dienstleistungen (z. B. Wartungsgebühr, Verbindungsentgelte, Kosten des Datenvolumens) steuer- und beitragsfrei.

 

• Praxistipp: Voraussetzung für die Steuer- und Beitragsfreiheit ist, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer das Gerät zur (privaten) Nutzung überlässt. Das Eigentum MUSS also beim Arbeitgeber verbleiben. Daraus folgt als Nebeneffekt auch, dass der Arbeitnehmer das Gerät bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses an den Arbeitgeber zurückgeben muss.

 

• Die Begünstigung geht so weit, dass der Arbeitnehmer bereits vorhandene unter § 3 Nr. 45 EStG fallende Geräte (z. B. Notebook) an den Arbeitgeber veräußern kann und dieser das Gerät im Anschluss steuer- und beitragsfrei dem Arbeitnehmer zur (100-prozentigen) privaten Nutzung überlässt. Der Vorteil: Der Arbeitgeber kann Betriebsausgaben absetzen und der Arbeitnehmer erhält in Höhe des Kaufpreises einen einmaligen steuer- und beitragsfreien „Arbeitslohn“. Ob allerdings auch ein verbilligter Kaufpreis von nur einem Euro anzuerkennen ist, muss noch der BFH entscheiden (Az. beim BFH: VI R 50/20) und ist eher nicht zu erwarten.

 

Die laufenden Kosten für Telefon und Internet

Handelt es sich bei den Verträgen für Telefon und Internet um Verträge des Arbeitgebers, ist die (private) Mitbenutzung durch den Arbeitnehmer steuerfrei. Handelt es sich hingegen ‒ wie in der Praxis oft üblich ‒ um Verträge des Arbeitnehmers, dann kommt eine Steuerbefreiung nicht in Betracht. Erstattungen des Arbeitgebers sind damit grundsätzlich zu den individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmalen des Arbeitnehmers steuer- und beitragspflichtig.

 

Praxistipp: Zuschüsse des Arbeitgebers für die Internetnutzung können zu einem pauschalen Steuersatz von 25 Prozent versteuert werden und ziehen Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung nach sich.

 

Die Kostenerstattung kann jedoch auch im Rahmen des Auslagenersatzes nach § 3 Nr. 50 EStG steuerfrei sein. Sofern dies der Fall ist, unterliegt die Erstattung auch nicht den Sozialabgaben. Voraussetzung für einen steuer- und beitragsfreien Auslagenersatz ist dabei, dass die in R 3.50 Abs. 2 LStR definierten Grenzen eingehalten werden. Danach sind steuer- und beitragsfreie Erstattungen des Arbeitgebers nur insoweit zulässig, wie der Arbeitnehmer die Aufwendungen als Werbungskosten geltend machen könnte: Also

• entweder die tatsächlich nachgewiesenen beruflich veranlassten Kosten

• oder die Pauschale von 20 Prozent des Rechnungsbetrags pro Monat, begrenzt auf einen Höchstbetrag von 20 Euro monatlich.

 

 

Kosten der Kinderbetreuung

Viele Tätigkeiten im Home-Office erfordern eine ruhige Arbeitsatmosphäre. Insbesondere wenn zum Haushalt des Arbeitnehmers kleine Kinder gehören, kann deshalb eine zusätzliche Kinderbetreuung erforderlich werden. Möchte der Arbeitgeber die Kinderbetreuungskosten übernehmen, kann dies gemäß § 3 Nr. 33 EStG steuerfrei und entsprechend sozialversicherungsfrei sein. Voraussetzung für die Begünstigung ist, dass es sich um

• 1. eine zusätzliche Arbeitgeberleistung

• 2. zur Erstattung begünstigter Aufwendungen

• 3. für nicht schulpflichtige Kinder des Arbeitnehmers handelt und

• 4. Nachweise/Aufzeichnungen im Lohnkonto geführt werden.

 

Erforderlich ist also zunächst, dass der Arbeitgeber die Kinderbetreuungskosten zusätzlich zu dem ohnehin geschuldeten Arbeitslohn trägt. Eine Gehaltsumwandlung oder ein Gehaltsverzicht sind nicht denkbar. Zudem muss es sich um begünstigte Aufwendungen handeln. Dazu zählen Aufwendungen, welche für die Unterbringung und Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern des Arbeitnehmers in Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen, einschl. der Kosten für Unterkunft und Verpflegung, anfallen.

 

Begünstigt ist z. B. der Besuch eines betrieblichen oder außerbetrieblichen Kindergartens wie auch der Besuch von Schulkindergärten, Kinderkrippen, Kindertagesstätten, Tages- und Wochenmüttern. Die Betreuung in dem eigenen Haushalt (z. B. durch Kinderpflegerinnen oder Familienangehörige) fällt ebenso wie etwaiger Unterricht nicht unter die Begünstigung.

 

Als Nachweis für die Steuerbefreiung bestehen zwei Möglichkeiten: Entweder leistet der Arbeitgeber die Beträge direkt an die Betreuungseinrichtung (z. B. Kindergarten); dann sind keine weiteren Aufzeichnungen erforderlich. Oder der Arbeitgeber erstattet dem Arbeitnehmer den monatlich fällig werdenden Betrag. Dann handelt es sich um eine Barzuwendung. Die ist aber nur steuerfrei, soweit der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die zweckentsprechende Verwendung nachweist; das gelingt z. B. durch eine Beitragsbescheinigung des Kindergartens. Diese Unterlagen hat der Arbeitgeber im Original zum Lohnkonto zu nehmen.