Wie immer ist auch beim Firmenfahrrad die Grundlage das Arbeitsrecht: Die meisten Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer sehen vor, dass der Anspruch auf Nutzungsüberlassung entfällt, wenn der Arbeitgeber zur Fortzahlung der Vergütung aufgrund des Ruhens des Beschäftigungsverhältnisses nicht mehr verpflichtet ist. Das schließt auch die Zeit des Krankengeldbezugs oder der Elternzeit ein. Der Arbeitgeber kann das E-Bike dann zurück verlangen.
Folgende drei Konstellationen ergeben sich in der Praxis:
- Erhält der Arbeitgeber das E-Bike zurück, wird die Gehaltsumwandlung unterbrochen; beim Arbeitnehmer ist kein Sachbezug mehr zu erfassen. Der Arbeitgeber muss die Leasingrate für das E-Bike weiterhin tragen ‒ er kann das E-Bike aber auch einem anderen Arbeitnehmer überlassen.
- Fordert der Arbeitgeber das E-Bike nicht heraus, sehen die meisten Vereinbarungen vor, dass der Arbeitnehmer für die Zeit des Krankengeldbezugs die Leasingrate übernehmen muss. Beim Arbeitnehmer ist kein Sachbezug zu erfassen, da die Eigenbeteiligung den Sachbezug regelmäßig übersteigt. Folge für den Arbeitgeber: Er ist mit keinen Kosten belastet, muss aber sicherstellen, dass nachweisbar ist, dass der Mitarbeiter die Leasingrate bezahlt.
- Fordert der Arbeitgeber das E-Bike nicht heraus und trägt auch der Arbeitnehmer die E-Bike-Kosten während des Krankengeldbezugs nicht, ist der Arbeitgeber mit der Leasingrate belastet. Der Arbeitnehmer muss aufgrund der Privatnutzung weiterhin einen Sachbezug versteuern. Sozialabgaben fallen gemäß § 23c Abs. 1 SGB IV regelmäßig keine an, da die Bagatellgrenze von 50 Euro eingehalten wird. Diese besagt, dass, wenn das Krankengeld zusammen mit weiteren Leistungen des Arbeitgebers einen Betrag von nicht mehr als 50 Euro oberhalb des regulären Nettoentgelts überschreitet, keine Sozialabgaben ‒ wohl aber Steuern ‒ anfallen.
