bereits seit 2019 entwickelt sich diese Thematik zusehends zu einer der größten Herausforderungen für die Arbeitgeber für die nächste Zeit. Ursprünglich war vorgesehen, dass im ersten Schritt ab dem 01. Januar 2021 alle Arztpraxen gesetzlich verpflichtet sind, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) ihrer Patienten elektronisch an die Krankenkassen zu übermitteln; dies wurde ja auf den 01. Oktober 2021 verschoben.
In einem zweiten Schritt entfällt die Vorlagepflicht der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform beim Arbeitgeber: der Arbeitnehmer ist dann nicht mehr dazu verpflichtet, seine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform beim Arbeitgeber vorzulegen. Der Arbeitgeber ruft ab 01. Juli 2022 die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung direkt bei der zuständigen Krankenkasse ab. Für Beweisführungszwecke bekommt der Arbeitnehmer dennoch einen „Gelben Schein“ in Papierform. Die Anzeigepflicht des Arbeitnehmers, sich unverzüglich beim Arbeitgeber krank zu melden, bleibt weiterhin unverändert. Es stellen sich damit aber große Anforderungen an die Gestaltung der Prozesse beim Arbeitgeber, da die Krankmeldung in der Regel in der Fachabteilung erfolgt, der Abruf der Krankmeldungen in der Lohnbuchhaltung über ein entsprechendes zertifiziertes Lohnsystem.
Dies klingt vermeintlich einfach, da ja auch bisher in der Personalabteilung die Krankmeldungen gesammelt und erfasst wurden. Hier gibt es aber einige Rahmenbedingungen, die den Ablauf für den Arbeitgeber erschweren:
1.) Die Krankmeldungen müssen einzeln je erkranktem Arbeitnehmer bei der zuständigen Krankenkassen elektronisch abgerufen werden und dies direkt nach Meldung des Arbeitnehmers, dass er erkrankt ist. Die Krankenkasse hat dann 14 Tage Zeit, die Rückmeldung elektronisch vorzunehmen.
2.) In der Regel meldet sich der Mitarbeiter krank und teilt noch nicht direkt mit, ob er zum Arzt geht. Da in vielen Unternehmen eine Krankmeldung erst ab dem 4. Tag der Erkrankung benötigt wird, erfolgt also vermutlich oftmals ein Abrufversuch einer Krankmeldung bei der Kasse, für die keine Krankmeldung vorliegt, der Arbeitnehmer aber trotzdem erkrankt war.
3.) Oftmals werden Erkrankungen bis dato in separaten Zeitdatensystemen gepflegt. War anfänglich die Überlegung vieler Zeiterfassungssysteme, sich ebenfalls für den Abruf von Krankheitszeiten zu zertifizieren, hat sich bis dato kein Unternehmen dazu durchgerungen: dies scheitert auch an anderen Rahmenbedingungen: bis dato wurden in den Zeitdatensystemen ja keine Krankenkassen gepflegt. Es bestehen also noch keine Schnittstellen zu den Zeitdatensystemen als Melder von Krankheitszeiten.
Die einzelnen Lohnprogrammpartner arbeiten mit Hochdruck an den Lösungen, die bis 01.01.2022 zur Verfügung gestellt werden müssen und die vor allem die Lohnbuchhaltungen nicht in Zeitdatenadministratoren verwandeln sollen und in Gänze ein Miteinander zwischen Lohnbuchhaltung, Abteilung der Unternehmen und Mitarbeiter erfüllen sollen. Noch komplexer wird dies in der Regel durch die Einschaltung von Outsourcingpartnern im Rahmen der Lohnabrechnung.
Am 01.10.2021 startet also nun die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU). Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen sollen von den behandelnden Ärzten nur noch digital an die Krankenkassen übermittelt werden. Arbeitgeber können trotzdem mit zwei unterschiedlichen Dokumenten zum Beleg der Arbeitsunfähigkeit eines Beschäftigten konfrontiert werden.
Grund dafür ist eine Übergangsregelung für das vierte Quartal 2021:
Mit dem Terminservice- und Versorgungsgesetz wurde die gesetzliche Grundlage geschaffen, dass ab dem 01.10.2021 die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen von den Ärzten an die Krankenkassen nur noch digital übermittelt werden. Da die technische Umstellung zum 01.10.2021 nicht flächendeckend bei allen Ärzten möglich ist, erhalten Arztpraxen Zeit, sich im Laufe des vierten Quartals auf das neue eAU-Verfahren umzustellen. Sie können vom 01.10. bis zum 31.12.2021 noch den bekannten „Nachweis zur Vorlage beim Arbeitgeber“ ausstellen. Praxen, die bereits an die eAU-Technik angeschlossen sind, übermitteln elektronisch an die Krankenkassen. Sie werden aber auch weiterhin Papierbescheinigungen für Arbeitgeber und Patienten erstellen ‒ sollte die elektronische Übertragung nicht funktionieren zusätzlich eine für die Krankenkasse.
Wir bei Auren sind für unsere Kunden hier gut aufgestellt und begleiten Sie hier weiterhin gerne.
Wichtiger Praxistipp: Diese Änderungen gelten zunächst nur für gesetzlich Krankenversicherte.
Falls Sie mehr über das Thema wissen möchten, nutzen Sie unsere Jahreswechselveranstaltungen.
