Start 2013, aber mit Übergangsregelung
Im Laufe des Jahres 2013 werden schrittweise die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) eingeführt. Sie ersetzen die bisherigen Eintragungen auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte. Es handelt sich dabei um die wichtigsten Eckdaten für den Lohnsteuerabzug, wie z. B. Steuerklasse, Kinderzahl und Freibeträge. Der Arbeitgeber erhält die für den Lohnsteuerabzug benötigten Lohnsteuerabzugsmerkmale seiner Mitarbeiter zukünftig direkt «online» von der Verwaltung.
Im gestreckten Einführungszeitraum 2013 können die Lohnabrechnungen wahlweise nach den bisherigen Papierbescheinigungen oder anhand der ELStAM erfolgen. Der Arbeitgeber muss die ELStAM spätestens für den letzten im Kalenderjahr 2013 endenden Lohnzahlungszeitraum abrufen und grds. auch anwenden. Ein Abruf mit Wirkung ab 2014 ist verspätet. Nach dem erstmaligen Abruf wird aber noch eine 6-monatige Kulanzfrist für die erstmalige Anwendung gewährt, so dass der Übergangszeitraum noch bis ins Jahr 2014 reichen kann.
Pflichten Arbeitgeber
Für Arbeitgeber ergeben sich ab dem Start des neuen Verfahrens folgende Verpflichtungen:
- Der Arbeitgeber hat bei Beginn des Dienstverhältnisses die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale für den Arbeitnehmer
- beim Bundeszentralamt für Steuern durch Datenfernübertragung abzurufen und
- in das Lohnkonto des Arbeitnehmers zu übernehmen.
- Für den Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale muss der Arbeitgeber folgende Angaben mitteilen:
- Authentifizierung durch Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte,
- Identifikationsnummer des Mitarbeiters,
- Tag der Geburt des Arbeitnehmers,
- Tag des Beginns des Dienstverhältnisses und
- Angabe, ob es sich um das erste oder ein weiteres Dienstverhältnis handelt.
- Beauftragt der Arbeitgeber einen Dritten mit der Durchführung des Lohnsteuerabzugs, hat sich der Dritte für den Datenabruf zu authentifizieren.
- Der Arbeitgeber hat zudem den Tag der Beendigung des Dienstverhältnisses unverzüglich dem Bundeszentralamt für Steuern durch Datenfernübertragung mitzuteilen.
- Der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale monatlich abzurufen . Zur Erfüllung dieser Verpflichtung kann der Arbeitgeber im ElsterOnline-Portal beantragen, per E-Mail über die Bereitstellung der Änderungen unterrichtet zu werden.
Die abgerufenen Lohnsteuerabzugsmerkmale sind vom Arbeitgeber für die Durchführung des Lohnsteuerabzugs des Arbeitnehmers anzuwenden, bis
- ihm das Bundeszentralamt für Steuern geänderte Lohnsteuerabzugsmerkmale bereitstellt oder
- der Arbeitgeber dem Bundeszentralamt für Steuern die Beendigung des Dienstverhältnisses anzeigt.
Der Arbeitgeber soll dem Arbeitnehmer den Zeitpunkt für die erstmalige Anwendung der ELStAM zeitnah mitteilen. Eine Mitteilung des erstmaligen Abrufs der ELStAM gegenüber dem Betriebsstättenfinanzamt ist nicht erforderlich.
Scheitert der erstmalige Abruf der ELStAM während des Einführungszeitraums aufgrund technischer Probleme, kann der Arbeitgeber bis zum vorletzten Lohnzahlungszeitraum des Einführungszeitraums weiterhin das Papierverfahren anwenden.
Pflichten Arbeitnehmer
Der Arbeitnehmer ist ab dem Einsatz des neuen Verfahrensgesetzlich verpflichtet, dem Arbeitgeber zum Abruf der ELStAM bei Eintritt in das Dienstverhältnis Folgendes mitzuteilen :
- Identifikationsnummer,
- Tag der Geburt und
- ob es sich um das erste oder ein weiteres Dienstverhältnis handelt.
Wenn der Mitarbeiter bei Beginn des Dienstverhältnisses seinem Arbeitgeber die zum Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale erforderlichen Angaben schuldhaft nicht mitteilt, ist er nach der Steuerklasse VI zu besteuern.
Die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale sind dem Arbeitnehmer auf Antrag von seinem Wohnsitzfinanzamt mitzuteilen oder elektronisch bereitzustellen. Wird dem Arbeitnehmer bekannt, dass die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale zu seinen Gunsten unrichtig sind, ist er verpflichtet, dies dem Finanzamt unverzüglich anzuzeigen .
Der Arbeitnehmer kann bei seinem Wohnsitzfinanzamt
- den Arbeitgeber benennen,
- der zum Abruf berechtigt ist (Positivliste = Abrufberechtigung) oder aber
- nicht berechtigt ist (Negativliste = Abrufsperre); hierfür muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte mitteilen:
- die Bildung und Bereitstellung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale allgemein sperren oder freischalten.
Der Arbeitnehmer hat die Positivliste, die Negativliste, die allgemeine Sperrung oder Freischaltung in einem bereitgestellten elektronischen Verfahren oder nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck an das Finanzamt zu übermitteln.
Werden wegen einer Sperrung einem abrufenden Arbeitgeber keine elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale bereitgestellt, so wird dem Arbeitgeber die Sperrung mitgeteilt. In diesem Fall hat der Arbeitgeber die Lohnsteuer nach der Steuerklasse VI zu ermitteln.
Übergangsregelung bis Start elektronische Lohnsteuerkarte
Arbeitnehmer ohne eine Lohnsteuerkarte 2010, die im Kalenderjahr 2013 Besteuerungsmerkmale für ein Dienstverhältnis benötigen, haben grundsätzlich beim Finanzamt eine Ersatzbescheinigung zu beantragen (Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug 2013). Dazu ist im Kalenderjahr 2013 der amtliche Vordruck «Antrag auf Ausstellung einer Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug 2013» zu verwenden.
Das Verfahren der Ersatzbescheinigung 2013 kommt insbesondere in folgenden Fällen in Betracht:
- die Gemeinde hat für den Arbeitnehmer im Kalenderjahr 2010 keine Lohnsteuerkarte oder das Finanzamt im Kalenderjahr 2011 bzw. 2012 keine Ersatzbescheinigung 2011 bzw. 2012 ausgestellt;
- die Lohnsteuerkarte 2010/Ersatzbescheinigung 2011, 2012 bzw. 2013 ist verloren gegangen, unbrauchbar geworden oder zerstört worden;
- der Arbeitgeber hat die Lohnsteuerkarte 2010/Ersatzbescheinigung 2011, 2012 bzw. 2013 (versehentlich) vernichtet oder an das Finanzamt übersandt;
- für den Arbeitnehmer wurde auf der Lohnsteuerkarte 2010 eine Lohnsteuerbescheinigung erteilt und die Lohnsteuerabzugsmerkmale haben sich bei fortbestehendem Dienstverhältnis im Kalenderjahr 2011, 2012 bzw. 2013 geändert;
- der Arbeitnehmer beginnt im Kalenderjahr 2013 ein neues Dienstverhältnis und auf der Lohnsteuerkarte 2010 wurde eine Lohnsteuerbescheinigung erteilt;
- bei Aufnahme eines weiteren Dienstverhältnisses im Kalenderjahr 2013.
Erweiterungen für 2014 geplant
Voraussichtlich ab 2014 sollen folgende Merkmale zusätzlich gebildet werden:
- die Höhe der Beiträge für eine private Krankenversicherung und für eine private Pflege-Pflichtversicherung, wenn der Arbeitnehmer dies beantragt,
- die Mitteilung, dass der von einem Arbeitgeber gezahlte Arbeitslohn nach einem Doppelbesteuerungsabkommen von der Lohnsteuer freizustellen ist, wenn der Arbeitnehmer oder der Arbeitgeber dies beantragt.
