Mindestens alle vier Jahre steht sie an: die Prüfung der Rentenversicherung, die checkt, ob Sie als Arbeitgeber Ihre Melde- und Beitragspflichten beim Gesamtsozialversicherungsbeitrag und bei den Umlagen ordnungsgemäß erfüllt haben. Dafür wurde ein Online-Verfahren eingeführt:
Die euBP wurde bereits zum 1. Januar 2023 eingeführt. Eigentlich ist sie schon jetzt verpflichtend – es gibt jedoch Übergangszeiträume. Die Idee des neuen Verfahrens: Durch die digitale Unterstützung soll sich für alle Beteiligten der Aufwand bei der Betriebsprüfung verringern. Denn die euBP kann im besten Fall die Prüfung von Unterlagen vor Ort überflüssig machen – im Gegensatz zur bisherigen Betriebsprüfung, bei der die Prüfer der DRV vor Ort sein mussten.
Am 28. Februar 2023 wurden die Grundsätze für die Übermittlung der Daten für die euBP der DRV angepasst. Die neue Fassung gilt seit 1. Januar 2024.
Parallel dazu gelten die bisherigen Grundsätze in der Fassung vom 1. Januar 2023 für einen Übergangszeitraum weiter. Dieser endet am 31. Dezember 2024.
Viele Softwarehersteller haben die entsprechenden Anpassungen daher noch nicht zwingend bis zum 1. Januar 2024 umgesetzt. Die alten Regeln gelten bis Ende 2024 weiter.
Grundsätzlich werden mit dem elektronischen Verfahren die prüfrelevanten Daten aus dem Gehaltsabrechnungs- und Buchhaltungsprogramm an die Betriebsprüfer der Deutschen Rentenversicherung (DRV) übermittelt.
Die nachfolgend aufgeführten Unterlagen müssen bei der euBP übermittelt werden:
- Relevante Entgeltdaten aus der Entgeltbuchhaltung wie Stammdaten der Beschäftigten
- Inhalte der Beitragsnachweise
- Lohndaten der Beschäftigten
Alle Grundsätze für die Übermittlung der Daten für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung und die dazu gehörenden Anlagen (Datensatzbeschreibungen und Verfahrensbeschreibung) finden Sie auf der Seite der Deutschen Rentenversicherung – dort unter dem Punkt „Allgemeines – Grundsätze für die Übermittlung der Daten für die euBP“.
Die prüfrelevanten Arbeitgeberdaten werden in einem gesicherten und zertifizierten Online-Verfahren, dem sogenannten eXTra-Verfahren, bereitgestellt. Dabei handelt es sich um ein einheitliches, XML-basiertes Transportverfahren, welches zum Beispiel bei der Sofortmeldung innerhalb der Sozialversicherung auch schon angewandt wird.
Das Ergebnis der Betriebsprüfung kann dem Arbeitgeber zukünftig auf Wunsch elektronisch zugestellt werden (§ 7 BVV – Beitragsverfahrensverordnung). Dies können Arbeitgeber angeben, wenn Sie die Daten für die euBP übermitteln. Dafür willigen Sie in die Datenübertragung ein und hinterlegen ihre Mail-Adresse. An diese Mail-Adresse geht dann die Benachrichtigung, dass das Prüfergebnis abgerufen werden kann. Sobald der Prüfbescheid über den Kommunikationsserver der Datenstelle der Rentenversicherung als PDF zum digitalen Abruf bereit ist, wird der Arbeitgeber elektronisch benachrichtigt.
Wichtig: Drei Tage nach dieser Benachrichtigung gilt der Prüfbescheid als bekannt gegeben.
Wie bereits informiert führen Arbeitgeber die Entgeltunterlagen regelmäßig in elektronischer Form. Sofern Dokumente übermittelt werden sollen, die nicht direkt aus den Entgeltabrechnungsprogrammen stammen, muss sich der Arbeitgeber mit dem Rentenversicherungsträger abstimmen.
Bisher gab es Fragebögen zu bestimmten Themen (z. B. zur familienhaften Mitarbeit oder zu Wertguthaben). Bisher geschieht dies per Fragebogen oder direkt bei der Prüfung vor Ort. Der Fragebogen wurde nun in die elektronische Betriebsprüfung integriert. Die Antworten des Arbeitgebers werden so mit den übrigen Daten elektronisch an die DRV übermittelt.
Bis Ende 2024 ist das neue Verfahren der euBP freiwillig. Parallel dazu gilt das bisherige Verfahren weiter.
Ab dem 1. Januar 2025 wird das Verfahren verpflichtend. Das heißt, ab 2025 müssen Arbeitgeber ihre Daten elektronisch übermitteln.
Falls Sie die Daten aus der Finanzbuchhaltung ab 2025 nicht über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm übermitteln können: Dies ist auch über eine systemgeprüfte Schnittstelle oder ein systemgeprüftes Programmmodul aus einem Programm zur Finanzbuchhaltung möglich.
Für Zeiträume bis zum 31. Dezember 2026 kann auf die elektronische Übermittlung von Daten verzichtet werden. Dafür müssen Arbeitgeber einen Antrag stellen. Der Antrag erfolgt formlos und unter Angabe der Betriebsnummer bei dem Rentenversicherungsträger, der für die Betriebsprüfung zuständig ist.Für Zeiträume bis zum 31. Dezember 2026 kann auf die elektronische Übermittlung von Daten verzichtet werden. Dafür müssen Arbeitgeber einen Antrag stellen. Der Antrag erfolgt formlos und unter Angabe der Betriebsnummer bei dem Rentenversicherungsträger, der für die Betriebsprüfung zuständig ist.
