Der BFH spricht in solchen Situation von gemischt veranlassten Reisen oder Veranstaltungen und regelt, dass alle direkt zuordenbaren Aufwendungen komplett dem Bereich mit privatem Interesse (Arbeitslohn bzw. geldwerter Vorteil) oder dem betrieblichen Teil (kein Arbeitslohn, da fachlich notwendig oder betrieblich wichtig) zugeordnet werden. Aufwendungen, bei denen keine direkte Zuordnung möglich ist, müssen aufgeteilt werden.
Grundsätzlich sind die Kosten nach dem Verhältnis der Zeitanteile aufzuteilen. Sind die einzelnen Veranstaltungsteile zeitlich und räumlich voneinander getrennt, ist auch die Zuordnung zum jeweiligen Veranstaltungsteil möglich.
Komplizierter wird es, wenn Aufwendungen anfallen, die sich nicht eindeutig dem fachlichen oder gesellschaftlichen Teil zurechnen lassen. Nach den neueren Regelungen zu Betriebsveranstaltungen sind individuelle Reisekosten zum Ort der Betriebsveranstaltung steuerfreie Reisekosten. Gemeinsame Anreisekosten wie z.B. eine Busfahrt zur Betriebsveranstaltung zählen voll zu dieser. Oftmals ist es in der Praxis aber ja so, dass ein Workshop in einem Hotel stattfindet und abends dann eine Betriebsfeier angeschlossen wird. Nach einer Übernachtung geht es am nächsten Tag mit Workshops weiter.
Die durch das betriebliche Meeting verursachten Kosten sind kein Arbeitslohn. Darunter fallen z.B. Tagungspauschalen sowie die Übernachtung einschließlich der während der Tagung angebotenen Mahlzeiten, wenn ihr Preis unter 60 Euro liegt.
Die Abendveranstaltung ist komplett als Betriebsveranstaltung zu sehen und nach den gängigen Größen zu bewerten; ist diese günstiger als 110 Euro etc… diese Beurteilung hatten wir bereits vorgestellt.
Die Ermittlung maßgeblichen Zeitanteile ist sehr umstritten. Die Finanzverwaltung bezieht in der Regel meist alle Zeiten in die Aufteilung ein, für die in der Agenda Programmpunkte vorgesehen sind. Nur die Zeiten der An- und Abreise lässt sie außen vor.
Dies würde bei dem oben dargestellten Workshop dazu führen, dass die Übernachtungskosten in den 110-Euro-Freibetrag zeitanteilig in den 110 Euro – Check einzubeziehen wären.
Kann der Arbeitgeber aufzeigen, dass die Veranstaltung auch ohne den Veranstaltungs-Teil am auswärtigen Ort durchgeführt worden wäre und genauso lange gedauert hätte, gibt es Vertreter, die die Kosten für die An- und Abreise sowie die Übernachtung in voller Höhe dem betrieblichen Teil zurechnen. Die Motivation des Arbeitgebers für die Veranstaltung und den Veranstaltungsort sind hier entscheidend für die Frage, ob eine gemischte Veranlassung der Reisekosten angenommen werden muss. Sicherheit gibt es in dieser Entscheidung aber nicht.
Fallen wegen der Betriebsveranstaltung zusätzliche Übernachtungskosten an, ist eine anteilige Versteuerung geboten. Das ist z. B. der Fall, wenn am Ende des fachlichen Teils eine Abendveranstaltung stattfindet und die Arbeitnehmer nach der Übernachtung bzw. dem Frühstück abreisen (oder Beispiel 4).
Ebenfalls strittig ist, wie mit Kosten umzugehen ist, die auch ohne den Betriebsfest-Teil angefallen wären. Diese Kosten verursachen keinen Mehraufwand, wenn die Leistung auch für den geselligen Teil genutzt wird.
Wenn also für den fachlichen Teil eine Lautsprecheranlage benötigt wird und am Abend für den DJ genutzt, nimmt die Finanzverwaltung eine Aufteilung der Kosten nach Zeitanteilen der Nutzung vor.
