Der vom Arbeitnehmer für einen E-Dienstwagen aufgewendete Ladestrom lässt sich steuer- und
beitragsfrei erstatten. Erforderlich ist, dass der Arbeitgeber mit dem Arbeitnehmer über die Auslagen
für jeden Ladevorgang einzeln abrechnet (R 3.50 Abs. 1 LStR). Denn pauschaler Auslagenersatz
führt regelmäßig zu steuer- und beitragspflichtigem Arbeitslohn. Das bedeutet konkret, dass durch einen gesonderten Stromzähler (stationär, mobil oder in der Wallbox integriert wie z. B. ein MID-Zähler) genau aufzuzeichnen ist, wie viele kWh Strom für jeden einzelnen Ladevorgang für den E-Dienstwagen verwendet wurden und auf welche Höhe sich die individuellen Stromkosten des Arbeitnehmers belaufen. Ein lediglich monatliches Ablesen des Stromzählers genügt nur, wenn über diesen Stromzähler
ausschließlich der E-Dienstwagen und keine anderen Fahrzeuge oder Geräte geladen werden.
Der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber sowohl die verbrauchte Anzahl an kWh als auch die Stromkosten mitteilen, damit letzterer den steuer- und beitragsfrei zu erstattenden Auslagenersatz berechnen kann.
Praxistipp: Konkretere Voraussetzungen zum Nachweis des Auslagenersatzes enthält § 3 Nr. 50
EStG nicht, sodass auch ein Eigenbeleg des Arbeitnehmers genügt. Dieser sollte jedoch zwecks Nachweis gegenüber dem Finanzamt mit einem Foto vom Zählerstand sowie einmalig mit dem Strombelieferungsvertrag begründet werden. Sollte der Nachweis über eine gesonderte Software automatisch generiert werden, muss der Arbeitnehmer zunächst die Rohdaten prüfen (insbesondere anzusetzende Stromkosten je kWh). Stimmen die Rohdaten, kann der automatisch generierte Nachweis
auch ohne gesonderte Bestätigung durch den Arbeitnehmer dem Arbeitgeber übermittelt werden.
Wurde der Einzelnachweis für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten geführt, kann der durchschnittliche Monatsbetrag auch für alle weiteren Monate erstattet werden.
Scheut der Arbeitnehmer den administrativen Aufwand für den Einzelnachweis, kann der Arbeitgeber
auch die vom BMF veröffentlichten Pauschalen steuer- und beitragsfrei erstatten. Das sind monatlich je nach Fahrzeug und Lademöglichkeit bis zu 70 Euro.
