Umgang mit Geschenken an Arbeitnehmer
Geschenke erhalten die Freundschaft… und steigern die Motivation. Daher erhalten Arbeitnehmer von ihrem Arbeitgebern manchmal Geschenke oder sonstige Zuwendungen zusätzlich zu ihrem Lohn oder Gehalt. Hier sind allerdings recht enge steuerliche Rahmenbedingungen einzuhalten.
Sachgeschenke aus persönlichem Anlass
Übergeben Arbeitgeber Sachgeschenke, die „im gesellschaftlichen Verkehr üblicherweise ausgetauscht werden und zu keiner ins Gewicht fallenden Bereicherung führen, gehören diese als bloße Aufmerksamkeiten nicht zum Arbeitslohn“- Diese kryptische Formulierung aus R 19.6 Abs. 1 LStR) bedeutet, dass Sachzuwendungen (z. B. Blumen, eine Flasche Wein oder ein Buch bis zu einem Wert von 60 Euro inkl. Umsatzsteuer steuerfrei verbleiben, wenn sie dem Arbeitnehmer aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses zugewendet werden (z. B. Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes). Dies gilt aber nur für Gegenstände oder Gutscheine unter bestimmten Bedingungen: Geldzuwendungen dagegen sind immer Arbeitslohn, der zu versteuern wäre.
Praxistipp: Der Wert von 60 Euro inkl. Umsatzsteuer ist eine Freigrenze. Das heißt: Übersteigt der Wert des Geschenks diese Grenze, ist der Gesamtbetrag lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig.
Als Ergänzung am Rande möchten wir hier darauf hinweisen, dass Weihnachten und Neujahr keine persönlichen Anlässe sind; hier greift also die 60-Euro-Freigrenze nicht
Sachgeschenke als Dank durch Arbeitgeber
Übergibt der Arbeitgeber an einen Arbeitnehmer ein Geschenk, muss dies in der Lohn- oder Gehaltsabrechnung als Sachbezug versteuert und verbeitragt werden. Die Rechnung für das Geschenk inkl. der Umsatzsteuer bildet hier also die Grundlage der Versteuerung.
Arbeitgeber können allerdings die monatliche Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro nutzen, die für alle Sachzuwendungen aus dem Arbeitsverhältnis gilt: Beläuft sich der Wert aller Sachbezüge eines Monats auf nicht mehr als 50 Euro, bleiben diese steuer- und beitragsfrei in der Sozialversicherung. Voraussetzung ist, dass sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden.
Gutschein-Geschenk als Anerkennung durch Arbeitgeber
Statt Sachgeschenken kann der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer auch einen Gutschein schenken ‒ und dafür die monatliche Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro nutzen.
Gutscheine unterliegen allerdings ebenfalls klaren Vorgaben durch das BMF, das seit dem 01.01.2022 vorsieht, dass sich die Einlösungsmöglichkeit entweder räumlich auf den Aussteller des Gutscheins oder einen begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen im Inland bezieht oder ausschließlich auf eine sehr begrenzte Waren- oder Dienstleistungspalette beschränkt. Eine Barauszahlung darf nicht möglich sein (BMF- Schreiben vom 15.03.2022.
Als zulässige Gutscheine sieht das BMF wiederaufladbare Geschenkkarten für den Einzelhandel, Shop-in-shop-Lösungen mit Hauskarte, Tankgutscheine oder -karten eines einzelnen Tankstellenbetreibers zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen in seiner Tankstelle, von einer Tankstellenkette (einem bestimmten Aussteller) ausgegebene Tankgutscheine oder -karten zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen in den Tankstellen einer Kette unter einer Marke/einem Logo, Centergutscheine oder Kundenkarten von Shopping-Centern, Malls und Outlet-Villages oder „City-Cards“ und Stadtgutscheine, Karten eines Online-Händlers, die nur zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen aus seiner eigenen Produktpalette (Verkauf und Versand durch den Online-Händler) berechtigen ‒ nicht jedoch, wenn sie auch für Produkte von Fremdanbietern (z. B. Marketplace) einlösbar sind.
Nicht begünstigt sind als Geldleistung zu behandelnde Gutscheine oder Geldkarten, die über eine Barauszahlungsfunktion verfügen, für Überweisungen (z. B. Paypal) oder als generelles Zahlungsinstrument hinterlegt werden können. Schädlich sind auch sogenannte Prepaid-Geldkarten.
Geschenke anlässlich von Betriebsveranstaltungen
Aufwendungen anlässlich von Betriebsveranstaltungen gehören dann nicht zum Arbeitslohn der Arbeitnehmer, wenn diese pro Teilnehmer bis 110 Euro brutto nicht übersteigen. Begünstigt sind zwei Veranstaltungen jährlich. Eingerechnet in den Freibetrag werden neben den Kosten für den äußeren Rahmen (wie z. B. Saalmiete, Musik, Dekoration) auch Geschenke im Wert bis zu 60 Euro brutto. Betragen die so ermittelten Kosten je Teilnehmer mehr als 110 Euro, ist nur der übersteigende Betrag steuerpflichtig im Rahmen der Betriebsveranstaltung, können also nach § 40 EStG mit 25 Prozent zuzüglich Soli und Kirchensteuer pauschal versteuert werden. Zuwendungen bei Betriebsveranstaltungen sind generell sozialversicherungsfrei.
Geschenke im Wert von mehr als 60 Euro brutto, die anlässlich (und nicht „bei Gelegenheit“) der Feier übergeben werden, bleiben für die Prüfung, ob die 110 Euro überschritten sind, außen vor. Sie werden aber ebenfalls mit 25 Prozent zuzüglich Soli und Kirchensteuer versteuert.
Geschenke in Form von Computern und Zubehör
Verschenkt der Arbeitgeber an seine Mitarbeiter Datenverarbeitungsgeräte wie PC, Laptops, Notebooks, Netbooks, Tablets, internetfähige Smartphones und Zubehör wie Laptoptasche oder Ohrhörer, unterliegen diese dem individuellen Lohnsteuerabzug und den Sozialabgaben. Der Arbeitgeber kann den Vorteil aber auch nach § 40 EStG zu seinen Lasten mit 25 Prozent zuzüglich Soli und Kirchensteuer pauschalieren. Weiterer Vorteil: Der Vorteil ist beitragsfrei in der Sozialversicherung (§ 1 Abs. 1 Nr. 3 SvEV).
Pauschale Besteuerung durch Arbeitgeber
Haken an der Geschichte: Ein Geschenk verliert seine Wirkung, wenn es der Empfänger versteuern muss. Daher erlaubt § 37b EStG, dass der zuwendende Arbeitgeber die Einkommensteuer auf Sachzuwendungen an seine Arbeitnehmer mit einem Steuersatz von 30 Prozent pauschal übernehmen und abführen kann. Hinzu kommen Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag; dabei kann die Kirchensteuer entweder nach dem sog. vereinfachten Verfahren oder dem Nachweisverfahren ermittelt werden.
Voraussetzung für diese Pauschalierung der Steuer ist allerdings, dass die Zuwendung betrieblich veranlasst ist und beim Empfänger dem Grunde nach zu steuerbaren und steuerpflichtigen Einkünften führt. Im Ausland ansässige Empfänger von Geschenken als Kunden sind damit z.B. von der Versteuerung im Regelfall ausgenommen.
Ausgenommen sind Geschenke im Wert von bis zu zehn Euro, diese gelten als Streuwerbeartikel, Zudem ist die Pauschalierung nicht anzuwenden, wenn die Aufwendungen je Empfänger und Wirtschaftsjahr den Betrag von 10.000 Euro als absoluten Höchstbetrag oder wenn die Aufwendungen für die einzelne Zuwendung den Betrag von 10.000 Euro als Höchstgrenze übersteigen.
Wendet der zuwendende Arbeitgeber die Pauschalierung nach § 37b EStG an, ist er Schuldner der pauschalen Steuer. Bemessungsgrundlage für die Steuer sind seine Aufwendungen einschl. Umsatzsteuer. Auf den Vorsteuerabzug kommt es nicht an.
Praxistipp: Damit der Beschenkte weiß, dass es sich um ein „richtiges“ Geschenk handelt, muss ihn der Arbeitgeber davon unterrichten, dass er die Steuer übernommen hat: hier reicht ein kleiner Andruck auf der entsprechenden Glückwunschkarte oder ein Beilagezettel aus.
Zu beachten: Der Arbeitgeber kann nicht für jedes Geschenk wählen, ob er eine Pauschalierung nach § 37b EStG vornimmt oder diese unterlässt; die Pauschalierung ist einheitlich für alle Geschenke anzuwenden, die innerhalb eines Wirtschaftsjahrs gewährt werden. Der Schenkende hat jedoch ein Wahlrecht, ob er § 37b EStG für alle Zuwendungen oder nur für Zuwendungen an Dritte bzw. Arbeitnehmer anwendet.
Sonderfall: Geschenke vom Geschäftspartner des Arbeitgebers
In der Praxis erhalten Arbeitnehmer manchmal Sachgeschenke nicht nur vom Arbeitgeber, sondern oft auch von dritten Unternehmen (z. B. von Kunden oder Geschäftspartnern des Arbeitgebers). Diese sind bei den Arbeitnehmern steuerpflichtig. Der Arbeitgeber kann die Steuer aber übernehmen oder der Dritte kann nach § 37b EStG pauschalieren.
