Unbezahlter Urlaub: Diese Spielregeln müssen Arbeitgeber wissen

Der bezahlte Erholungsurlaub ist im BUrlG geregelt ist und beträgt bei einer Vollzeitbeschäftigung min­destens 24 Tage im Jahr.

Dagegen ist der unbezahlte Urlaub nicht gesetzlich geregelt. Das bedeutet, dass die Gewährung zu­sätzlicher Urlaubstage grundsätzlich im Ermessen des Arbeitgebers liegt. Ein Anspruch kann sich aber z. B. aus vertraglichen Vereinbarungen mit dem Ar­beitnehmer ergeben, wie z. B. aus dem Arbeits­oder Tarifvertrag.

Wichtig: Ein gesetzlicher Anspruch auf unbezahlten Urlaub besteht nur in Sonderfällen, z. B. wenn der Arbeitnehmer nahe Angehörige pflegen muss (ma­ximal sechs Monate im Rahmen des PflegeZeitGe-setzes), er kranke Kinder unter zwölf Jahren be­treuen muss (maximal zehn Tage pro Kind gemäß Sozialgesetzbuch, er seinen Anspruch auf Eltern­zeit geltend macht, oder er unverschuldet in eine Notsituation geraten ist (z. B. bei Überschwem­mungen oder dergleichen).

Während des unbezahlten Urlaubs besteht das Ar­beitsverhältnis weiter. Es entfallen aber die Haupt­pflichten für beide Partien: also die Pflicht zur Ar­beit sowie zur Vergütung. Zudem besteht kein An­spruch auf Entgeltfortzahlung, falls während des unbezahlten Urlaubs ein Krankheitsfall eintreten sollte. Nebenpflichten wie z. B. das Wettbewerbs­verbot, die Treue- und Fürsorgepflicht und der Kün­igungsschutz bleiben aber bestehen.

Praxistipp: auch während des unbezahlten Urlaubs ist es möglich, einen Arbeitnehmer zu kündigen. Hierfür müssen die regulären Voraussetzungen für eine Kündigung vorliegen. Zudem wird der unbe­zahlte Urlaub nicht auf den bezahlten Erholungsur­laub angerechnet. Allerdings darf der Arbeitgeber den bezahlten Erholungsurlaub anteilig kürzen, wenn für mindestens einen Monat unbezahlter Ur­laub genommen wird.

Hier sind die Regelung des Urlaubsgesetzes zu be­achten, d.h. der Arbeitgeber darf den normalen Ur­laubsanspruch anteilig kürzen, bei zwei Monaten Unterbrechung also von 30 Tagen auf 25 Tage (30 : 12 Monate x 2 Monate = 5 Tage Kürzung). Wird nur für einen Monat unbezahlter Urlaub gewährt, wäre nur eine Kürzung um zwei Tage möglich: 30 : 12 Monate x 1 = 2,5; abgerundet: 2.

Gewährt der Arbeitgeber unbezahlten Urlaub, so wirkt sich dieser auch auf das dem Arbeitnehmer zustehende Arbeitsentgelt aus. Einfach ist es, wenn sich der unbezahlte Urlaub über einen kompletten Monat erstreckt. In diesem Fall erhält der Arbeit­nehmer für diesen Monat kein Arbeitsentgelt. Dau­ert der unbezahlte Urlaub jedoch keinen ganzen Monat, dann ist das dem Arbeitnehmer zustehende Arbeitsentgelt wie folgt zu berechnen:

• Bei einem Stundenlohn sind die geleisteten Arbeitsstunden maßgebend.
• Bei einem festen Gehalt ist dieses durch die Anzahl der regulären Arbeitstage in diesem Monat zu teilen und mit der Anzahl der tatsächlich geleisteten Arbeitstage zu multiplizieren.

Ein Teillohnzahlungszeitraum entsteht dabei nicht: Stehen dem Arbeitnehmer neben dem Grundlohn also zusätzliche Gehaltsbestandteile zu, die auch im unbezahlten Urlaub weitergewährt werden (z. B. Dienstwagen), dann ist insoweit der Sachbe­zug nicht zu kürzen.

Praxistipp: Bei Erstellung der elektronischen Lohn­steuerbescheinigung hat der Arbeitgeber neben dem reduzierten Bruttolohn noch eine weitere Be­sonderheit zu beachten. Erstreckt sich der unbe­zahlte Urlaub auf mindestens fünf zusammenhän­gende Arbeitstage im Jahr, dann muss der Arbeit­geber im Lohnkonto und auf der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung den Großbuchstaben „U“ (Unterbrechung) vermerken, nicht jedoch den ge­nauen Zeitraum angeben.

Während der Beschäftigung haben Arbeitnehmer eine Absicherung in allen Zweigen der Sozialversi­cherungen, insbesondere besteht Krankenversi­cherungsschutz. Dieser Versicherungsschutz bleibt auch während des unbezahlten Urlaubs erhalten ‒ allerdings nur für einen Monat. Nach Ablauf des Mo­nats hat der Arbeitgeber den Arbeitnehmer abzu­melden und erst mit Wiederaufnahme der Tätigkeit neu anzumelden. Das bedeutet: In der Zwischen­zeit muss der Arbeitnehmer selbst für seinen Ver­sicherungsschutz sorgen.