Schnell gelesen: Nicht selten kommt es vor, dass Arbeitnehmer Überstunden leisten – insbesondere in der Urlaubszeit als Vertretung kann dies vorkommen.
Überstunden umfassen die Stunden, die der Beschäftigte über die Arbeitszeit hinaus arbeitet, die für sein individuelles Beschäftigungsverhältnis vereinbart sind.
Im Regelfall werden Überstunden in dem Monat steuer- und sozialversicherungsrechtlich abgerechnet, in dem sie entstehen. Nicht selten können Überstunden jedoch erst im nächsten oder im übernächsten Monat abgerechnet. Für die Lohnabrechnung bedeutet dies, dass eine Nachberechnung bzw. eine Korrektur der Erstabrechnung durchgeführt werden muss.
Ist dies häufiger der Fall, kann der Arbeitgeber eine Vereinfachungsregelung anwenden: damit wird nicht die Entgeltabrechnung des Erarbeitungsmonats korrigiert, sondern die Verbeitragung im Auszahlungsmonat vorgenommen. Sollten Arbeitgeber dieses Verfahren wünschen, müssen sie dies einmalig mit der Einzugsstelle abstimmen und Stunden können dann regelmäßig mit einem zeitlichen Versatz Auszahlung finden. Es muss keine besondere Berücksichtigung bei Änderung der Beitragssätze oder Beitragsbemessungsgrenzen erfolgen.
Vorgehensweise bei Beitragsfreiheit im Auszahlungsmonat
Besteht für einen ganzen Abrechnungszeitraum keine Beitragspflicht, müssen sie dem Arbeitsentgelt des vorausgegangenen Abrechnungszeitraumes zugerechnet werden.
Was ist, wenn sich Überstunden angesammelt haben?
Teils sammeln Arbeitnehmer ihre Überstunden an, dementsprechend können diese dann erst zu einem späteren Zeitpunkt als ein Betrag ausgezahlt werden. In diesem Zusammenhang können Überstunden beitragsrechtlich wie einmalig gezahltes Arbeitsentgelt behandelt werden können. Für die korrekte Abrechnung muss die anteilige Beitragsbemessungsgrenze des Nachzahlungszeitraums beachtet werden.
Damit gerade solche Auszahlungen in einer Betriebsprüfung nicht zu einem Problem werden, müssen diese Überstundenvergütungen noch im selben Kalenderjahr oder spätestens bis März des Folgejahres tatsächlich auch an den Mitarbeiter erfolgen. Praxistipp: Trotz der Verbeitragung der Überstunden als Einmalzahlung, bleibt ihr Status als laufendes Arbeitsentgelt unberührt: Arbeitgeber müssen darauf achten, dass auch bei Auszahlung als Einmalbezug Beiträge zur Umlage U1 und U2 zu entrichten sind. Oftmals müssen dafür separate Lohnarten eingerichtet werden.
