Immer häufiger möchten Arbeitgeber die Mitarbeitenden finanziell dabei unterstützen, ihre Kinder in der Kita, im Kindergarten oder bei der Tagesmutter unterzubringen. Hier gibt es einige Themen steuer- und sv-rechtlich zu beachten, da Arbeitgeberzuschüsse zu den Kinderbetreuungskosten steuer- und sozialabgabenfrei sein können.
Wenn Arbeitgeber Leistungen zur Kinderbetreuung erbringen, sind diese steuer- und sozialversicherungsfrei – und zwar, wenn diese Bedingungen erfüllt sind:
- Es handelt sich um die Unterbringung und Betreuung inkl. Unterkunft und Verpflegung
- von nicht schulpflichtigen Kindern
- in Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen und
- die Leistung wird zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt (§ 3 Nr. 33 EStG).
Sind Kinderbetreuungskosten lohnsteuerfrei, sind diese auch nicht dem sozialversicherungspflichtigen Arbeitsentgelt zuzurechnen (§ 1 Abs. 1 Nr. 1 SvEV).
Ganz wichtig: Im Gegensatz zur Steuererklärung, in der der Abzug von Kinderbetreuungskosten begrenzt ist (§ 10 Abs. 1 Nr. 5 EStG) gibt es für die Steuerfreiheit von Arbeitgeberzuschüssen grundsätzlich keine Obergrenzen. Damit können z. B. auch hohe Kosten für die Kinderbetreuung in exklusiven privat organisierten Einrichtungen in voller Höhe steuerfrei erstattet werden.
Allerdings können nur die tatsächlichen Aufwendungen der Beschäftigten lohnsteuerfrei gezahlt werden. Überzahlungen sind steuerpflichtig. Begünstigt werden dabei Sachleistungen wie z. B. betriebseigene Kindergärten und Geldleistungen wie z. B. Zuschüsse zu Kita-Gebühren.
Vergleichbare Einrichtungen sind Schulkindergärten, Kindertagesstätten, Kinderkrippen, Tagesmütter, Wochenmütter und Ganztagespflegestellen.
Steuerfreie Arbeitgeberleistungen sind nur möglich, wenn die Kinder noch nicht schulpflichtig sind. Das ist der Fall, wenn sie noch nicht eingeschult sind (R 3.33 Abs. 3 LStR). Damit können die Kindergartenzuschüsse in den Ländern mit „späten Sommerferien“ auch in den Monaten August und gegebenenfalls September (bis zum Tag der Einschulung ohne weiteres steuerfrei ausgezahlt werden.
Hier sollte man also aber immer im Gedächtnis behalten, dass die Kinder größer werden und damit der Anspruch auf den Zuschuss entfallen wird: dies gilt es dann für die Mitarbeiter auszugleichen und daher sollten keine zu hohen Zuschüsse gewährt werden. Auch wenn kein Anspruch rechtlich auf einen „Ausgleich“ besteht. Erhält ein Arbeitnehmer über zwei Jahre beispielhaft EUR 500,- Zuschuss zu den Kindergartengebühren netto und diese entfallen plötzlich, wird das den Mitarbeitenden wenig erfreuen. Ein geringerer Betrag kann eher ausgeglichen oder sein Entfall verkraftet werden.
Praxistipp: Aufwendungen für die Betreuung des Kindes im eigenen Haushalt (z. B. durch Haushilfen oder Familienangehörige), können nicht steuerfrei vom Arbeitgeber ersetzt werden. Auch Arbeitgeberleistungen zum Unterricht eines Kindes sind nicht steuerfrei. Das Gleiche gilt für Leistungen, die nicht unmittelbar der Betreuung eines Kindes dienen, wie zum Beispiel die Beförderung zwischen Wohnung und Kindergarten. Das regelt R 3.33 Abs. 2 LStR ganz klar.
Bei Barzuschüssen des Arbeitgebers ist die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit nur dann gegeben, wenn der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin dem Arbeitgeber die zweckentsprechende Verwendung nachgewiesen hat. Arbeitgeber müssen diese Nachweise im Original als Belege zum Lohnkonto aufbewahren (R 3.33 Abs. 4 Sätze 2 und 3 LStR).
Häufigster „Fehler“ bei der Einhaltung der Voraussetzungen für die Steuer- und Beitragsfreiheit ist, dass die Zuschüsse zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden. Die Umwandlung von arbeitsrechtlich geschuldetem Arbeitslohn in einen Kindergartenzuschuss führt nicht zur Steuer- und Beitragsfreiheit.
Wichtig für die Steuererklärung: Steuerfreie Arbeitgebererstattungen kürzen abzugsfähige Ausgaben, eventuell sollten Sie Ihre Mitarbeitenden darauf hinweisen, dass die Arbeitgeberzuschüsse Einfluss auf die Steuererklärung haben.
Der Abzug von Sonderausgaben und damit auch von Kinderbetreuungskosten in der Steuererklärung setzt nämlich Aufwendungen voraus, die für die betroffene Person tatsächlich eine wirtschaftliche Belastung darstellen. Nach der Rechtsprechung müssen deshalb die als Sonderausgaben abziehbaren Kinderbetreuungskosten um steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse gekürzt werden.
