Die Übernahme von Fort- und Weiterbildungskosten durch den Arbeitgeber kommt häufig vor und wird durch das Unternehmen gerne gebunden. Strittig ist immer wieder, was zu tun ist, wenn ein Arbeitnehmer das Unternehmen verlässt. In solchen Fällen können Rückzahlungsklauseln greifen, die den Arbeitnehmer zur Rückzahlung der übernommenen Kosten verpflichten.
Rückzahlungsklauseln verpflichten den Arbeitnehmer, die durch den Arbeitgeber übernommenen Fort- oder Weiterbildungskosten zurückzuzahlen, wenn das Arbeitsverhältnis beendet wird.
Im Bereich der Berufsausbildung gelten keine Rückzahlungsklauseln, da der Ausbilder die Ausbildungsmittel kostenlos stellen muss. Es ist daher nicht zulässig, Auszubildende zur Zahlung einer Entschädigung für ihre Berufsausbildung zu verpflichten. Gleiches gilt z. B. für Berufspraktika und Volontariate.
Praxistipp: Rückzahlungsklauseln können auch in Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen vereinbart werden, unterliegen jedoch keiner strengen gerichtlichen Inhaltskontrolle. In den meisten Fällen werden Rückzahlungsklauseln aber vom Arbeitgeber vorformuliert und stellen regelmäßig Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) dar; unterliegen also einer Inhaltskontrolle um eine unangemessene Benachteiligung des Arbeitnehmers zu verhindern.
Nach der ständigen Rechtsprechung des BAG sind einzelvertragliche Rückzahlungsklauseln grundsätzlich zulässig, aber müssen im Einzelfall geprüft werden:
Der Arbeitnehmer muss durch die Fortbildung geldwerten Vorteil haben: Dies ist der Fall, wenn die Fortbildung beim aktuellen Arbeitgeber zu einer höheren Vergütung führt, die beruflichen Aussichten des Arbeitnehmers auf dem Arbeitsmarkt verbessert oder die erworbenen Kenntnisse im weiteren Berufsleben von Nutzen sind.
Es liegt kein geldwerter Vorteil vor, wenn die Fortbildung lediglich internen betrieblichen Zwecken dient, bereits vorhandene Fähigkeiten aufgefrischt werden oder die Anpassung der Kenntnisse an neue betriebliche Gegebenheiten auf Anweisung des Arbeitgebers erfolgt.
Die Bindungsdauer muss angemessen sein, darf also nicht unbegrenzt sein. Die erworbene Qualifikation und die Dauer der Bindung müssen in einem angemessenen Verhältnis stehen. Dies hängt vor allem von der Dauer der Fort- und Weiterbildungsmaßnahme ab. Grundsätzlich gilt folgende Abstufung:
Fortbildungsdauer Gerechtfertigte Bindung
Bis zu 1 Monat Bis zu 6 Monate
Bis zu 2 Monate Bis zu 1 Jahr
Zw. 3-4 Monaten Bis zu 2 Jahre
Zw. 6-12 Monaten Bis zu 3 Jahre
Mehr als 2 Jahre Bis zu 5 Jahre
Die Festlegung der Bindungsdauer basiert nicht auf rein mathematischen Grundsätzen, sondern auf gerichtlich entwickelten Richtwerten. Abweichungen nach oben oder unten sind also zulässig.
Praxistipp: Bei der Festlegung der zulässigen Bindungsdauer kommt es auf die Umstände des Einzelfalls an. Wird eine zu lange Bindungsdauer festgelegt, führt dies zur Unwirksamkeit der Rückzahlungsklausel. Der Rückzahlungsanspruch des Arbeitgebers ist dann vollständig ausgeschlossen.
Nicht jedes vorzeitige Ausscheiden eines Arbeitnehmers aus dem Arbeitsverhältnis vor Ablauf der vereinbarten Bindungsdauer führt automatisch zu einer Rückzahlungspflicht. Vielmehr müssen die Gründe für das Ausscheiden aus dem Verantwortungs- und Risikobereich des Arbeitnehmers stammen, also z.B. bei verhaltensbedingter Kündigungen seitens des Arbeitgebers oder bei Eigenkündigungen durch den Arbeitnehmer, die nicht durch vertragswidriges Verhalten des Arbeitgebers veranlasst werden.
Praxistipp: Eine Rückzahlungsklausel geht zu weit, wenn sie pauschal an sämtliche Eigenkündigungen des Arbeitnehmers anknüpft, die nicht auf vom Arbeitgeber zu verantwortenden Gründen beruhen.
Die Verpflichtung zur Rückzahlung kann auch für den Fall vereinbart werden, dass das Arbeitsverhältnis vor Abschluss der Fort- und Weiterbildung aufgrund von Umständen endet, die in der Verantwortung des Arbeitnehmers liegen. In solchen Fällen hat der Arbeitnehmer nur die tatsächlich bis zum Ausscheiden entstandenen Kosten zurückzuzahlen, vorausgesetzt, dass er bei Abschluss der Fort- und Weiterbildung einen geldwerten Vorteil erlangt hätte. Eine Rückzahlungsklausel muss klar und verständlich formuliert sein, muss also deutlich machen, welche finanziellen Verpflichtungen auf den Arbeitnehmer zukommen können.
Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, die genauen Kosten der Fort- und Weiterbildung exakt zu beziffern, jedoch müssen die Angaben ausreichend sein, damit der Arbeitnehmer sein Rückzahlungsrisiko einschätzen kann. Hierzu gehören zumindest die Art der Kosten (z. B. Lehrgangsgebühren, Reise-, Unterkunfts- und Verpflegungskosten) sowie die Parameter (z. B. Kilometerpauschale für Reisekosten, Tagessätze für Unterkunft und Verpflegung), anhand derer die Kosten berechnet werden.
Staffelung und Begrenzung der Rückzahlungsbeträge
Der zurückzufordernde Betrag darf nur den tatsächlich aufgewendeten Betrag, jedoch maximal den vereinbarten Betrag umfassen. Eine Rückzahlungsklausel sollte eine schrittweise Verringerung der Rückzahlungsschuld vorsehen und den Rückzahlungsbetrag im Laufe des Arbeitsverhältnisses allmählich reduzieren. Grundsätzlich sind jährlich abnehmende Rückzahlungsverpflichtungen zulässig. Wenn die Fort- und Weiterbildungskosten das Bruttomonatseinkommen um ein Vielfaches übersteigen, empfiehlt es sich, den Rückzahlungsbetrag differenzierter zu staffeln, etwa auf monatlicher Basis.
Praxistipp: Der Arbeitgeber muss schriftliche Rückzahlungsklauseln für Fort- und Weiterbildungskosten, idealerweise in Form von separaten Fortbildungsverträgen, schriftlich festlegen.
Die Rückzahlung sowie die jeweiligen Modalitäten müssen zwingend vor dem Start der Fort- und Weiterbildung vereinbart werden.
Die Rechtsprechung stellt hohe Anforderungen an die Wirksamkeit von Rückzahlungsvereinbarungen, insbesondere bei Verwendung von vorformulierten Klauseln. Daher sollten diese Klauseln vor allem Regelungen zu folgenden Aspekten enthalten: Art und Dauer der Fort- und Weiterbildungsmaßnahme, Dauer der Freistellung, angemessene Bindungsdauer, zulässige Gründe für eine Rückforderung, Art und Berechnungsgrundlage der ggf. zu erstattenden Kosten sowie eine schrittweise Verringerung des Rückzahlungsbetrags im Laufe des Arbeitsverhältnisses. Ist eine Rückzahlungsklausel unwirksam, kann der Arbeitgeber die getätigten Fort- und Weiterbildungskosten nicht mehr vom Arbeitnehmer zurückfordern, der vorzeitig aus dem Unternehmen ausgeschieden ist.
