Steuer- und sv-freie Kindergartenzuschüsse des Arbeitgebers das sind die aktuellen Spielregeln

Steuer- und sv-freie Kindergartenzuschüsse des Arbeitgebers

Kindergartenzuschüsse sind gerne genutzte zusätzliche Arbeitgeberleistungen, da diese lohnsteuer- und auch beitragsfrei in der Sozialversicherung gewährt werden können.

Nach § 3 Nr. 33 EStG sind zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbrachte Leistungen des Arbeitgebers zur Unterbringung und Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern der Arbeitnehmer in Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen steuerfrei.

Mit einem Kindergarten vergleichbar sind Einrichtungen wie Schulkindergärten, Kinderkrippen, Kindertagesstätten, Tagesmütter, Wochenmütter und Ganztagspflegestellen. Keine Rolle spielt es, ob die Betreuung in einem betrieblichen oder in einem außerbetrieblichen Kindergarten erfolgt.

Die Einrichtung muss gleichzeitig für die Unterbringung und Betreuung des Kindes geeignet sein. Nicht von der Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 33 EStG erfasst werden deshalb:

• Leistungen für die Betreuung im eigenen Haushalt, z. B. durch Kinderpflegerinnen oder Familienangehörige.
• Leistungen für die Vermittlung einer Unterbringungs- oder Betreuungsmöglichkeit durch Dritte.
• Leistungen für den Unterricht eines Kindes. Denn unter Betreuung ist lediglich die Personensorge zu verstehen.
• Beförderungs- und Fahrtkosten, z. B. Fahrten zum Kindergarten und zurück.

 

Praxistipp: In der Praxis kommt es immer wieder vor, dass Arbeitgeber einem Kindergarten oder einer vergleichbaren Einrichtung etwas zuwenden. Damit verfolgen sie das Ziel, für die Kinder der Arbeitnehmer ein Belegungsrecht ohne Bewerbungsverfahren und Wartezeit zu erwerben. Diese Zuwendungen sind den Arbeitnehmern nicht als geldwerter Vorteil zuzurechnen .

Beispiel: Arbeitgeber A bezahlt für einen Kindergarten neue Spielgeräte im Wert von 25.000 Euro und erhält dadurch das Recht, dass jährlich bis zu fünf seiner Arbeitnehmer ohne Bewerbung einen Kindergartenplatz erhalten. Für die jeweiligen Arbeitnehmer übernimmt er zudem den monatlichen Beitrag von 200 Euro zzgl. der monatlichen Verpflegungspauschale von 50 Euro.

Die Einmalzahlung von 25.000 Euro führt bei den Arbeitnehmern nicht zu steuerpflichtigem Arbeitslohn. Sie ist bei A als Betriebsausgabe abzugsfähig. Bei der monatlichen Kostenübernahme in Höhe von 200 bzw. 50 Euro handelt es sich um steuerfreie Kindergartenzuschüsse.

Praxistipp: Ob der beim Arbeitgeber beschäftigte Elternteil die Aufwendungen, z. B. den Kindergartenbeitrag, selbst trägt oder der andere Elternteil, ist für die steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber nicht von Bedeutung.

Steuerfreie Erstattungen sind nur möglich, soweit die Aufwendungen auf nicht schulpflichtige Kinder des Arbeitnehmers entfallen. Damit kommt z. B. eine Erstattung für eigene, adoptierte oder Pflegekinder in Betracht. Nicht erstattungsfähig sind aber Aufwendungen für „fremde“ Kinder, z. B. für Kinder des Partners aus einer früheren Beziehung, die nicht adoptiert oder als Pflegekind aufgenommen worden sind.

Zudem beschränkt sich die Begünstigung auf nicht schulpflichtige Kinder. Ob ein Kind schulpflichtig ist, richtet sich dabei nach dem jeweiligen landesrechtlichen Schulgesetz. Der Arbeitgeber braucht die Schulpflicht aus Vereinfachungsgründen nicht zu prüfen bei Kindern, die

1. das sechste Lebensjahr (im laufenden Kalenderjahr) noch nicht vollendet haben,

2. im laufenden Kalenderjahr das sechste Lebensjahr nach dem 30.06. vollendet haben und noch nicht vorzeitig eingeschult worden sind, oder

3. im laufenden Kalenderjahr das sechste Lebensjahr vor dem 01.07. vollendet haben, in den Monaten Januar bis Juli dieses Jahres.

Zusätzliche Arbeitgeberleistung

Die Voraussetzung der Zusätzlichkeit erfordert, dass die zweckbestimmte Leistung zu dem Arbeitslohn hinzu kommt, den der Arbeitgeber arbeitsrechtlich schuldet.

Wird der Kindergartenzuschuss unter Anrechnung auf den arbeitsrechtlich geschuldeten Arbeitslohn oder durch dessen Umwandlung gewährt, liegt keine zusätzliche Leistung vor. Eine Steuerfreiheit kommt dann nicht in Frage.

Beispiele:

Arbeitgeber A möchte seinen Arbeitnehmer R bei der Bezahlung der Kita-Gebühren unterstützen. R stimmt zu, seinen regulären Arbeitslohn von 3.000 Euro auf 2.700 Euro zu reduzieren. Ihm werden dann 300 Euro im Monat für den Kita-Besuch erstattet, sodass R wieder 3.000 Euro erhält.

Es handelt sich um eine Entgeltumwandlung, die die Voraussetzungen der Zusätzlichkeit nicht erfüllt. Eine Steuerbefreiung ist nicht möglich.

 

Der Stundenlohn von Arbeitnehmer H beträgt rd. 15 Euro die Stunde. Er verpflichtet sich, monatlich 20 Überstunden zu leisten. Er erhält diese im Gegenzug nicht vergütet, sondern eine Erstattung der Kita-Gebühren von monatlich 300 Euro.

Es handelt sich um eine schädliche Entgeltumwandlung, da die Überstunden regulär zu vergüten gewesen wären. Eine Steuerbefreiung scheidet aus.

 

Arbeitnehmer Z wurde eine Gehaltserhöhung von 150 Euro zugesagt. Er verzichtet auf diese und erhält monatlich 150 Euro als Zuschuss für die Kita-Gebühren.

Bei Z liegt eine schädliche Entgeltumwandlung vor. Der monatliche Zuschuss von 150 Euro ist voll steuerpflichtig.

 

Handelt es sich um eine betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers (z. B. Betriebskindergarten), sind keine weiteren Nachweise erforderlich. Die Voraussetzungen ergeben sich bereits aus den Anmeldeunterlagen der Arbeitnehmer, aus denen das Alter des Kindes und andere Daten ersichtlich sind. Die Leistungen sind daher steuerfrei.

Praxistipp: Werden darüber hinausgehende Leistungen erbracht (z. B. Organisation und Bezahlung eines Bustransfers für die Kinder zum betrieblichen Kindergarten), handelt es sich um eine Sachleistung, die voll steuerpflichtig ist.

In der Praxis üblicher ist es jedoch, dass die Kinder in einer außerbetrieblichen Einrichtung betreut werden (z. B. städtischer Kindergarten). In diesem Fall bestehen für den Arbeitgeber zwei Möglichkeiten:

• Der Arbeitgeber entrichtet die Entgelte direkt an den Kindergarten. In diesem Fall sind keine weiteren Aufzeichnungen im Lohnkonto erforderlich.
• Der Arbeitnehmer überweist den monatlichen Beitrag selbst an den Kindergarten, der Arbeitgeber erstattet ihm den Betrag. In dem Fall handelt es sich um eine Barzuwendung. Diese ist nur steuerfrei, soweit der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die zweckentsprechende Verwendung nachgewiesen hat.

Wichtig: Der Arbeitnehmer muss gegenüber dem Arbeitgeber den Nachweis erbringen, dass er in Höhe der gezahlten Leistungen tatsächlich Kindergartenbeiträge etc. geleistet hat (z. B. Beitragsbescheinigung). Diese Unterlagen hat der Arbeitgeber im Original als Beleg zum Lohnkonto aufzubewahren.

 

Arbeitgeberleistungen und der Sonderausgabenabzug

In § 10 Abs. 1 Nr. 5 EStG ist außerdem geregelt, dass Eltern Kinderbetreuungskosten als Sonderausgaben abziehen können. Der Abzug beträgt zwei Drittel der Ausgaben und ist gedeckelt auf 4.000 Euro je Kind und Jahr. Voraussetzung ist, dass das Kind zum Haushalt gehört, noch keine 14 Jahre alt ist, die Eltern im Besitz einer Rechnung über die Kosten sind und diese unbar gezahlt haben.

In der Praxis stellt sich die Frage, ob die steuerfreien Kindergartenzuschüsse des Arbeitgebers den Sonderausgabenabzug der Eltern mindern. Die Finanzverwaltung bejaht diese Auffassung. Das FG Baden-Württemberg und das FG Köln haben sich der Ansicht angeschlossen. Sie begründen, dass Sonderausgaben bei der Ermittlung des zu versteuernden Einkommens nur dann abgezogen werden dürfen, wenn ein Steuerzahler tatsächlich und endgültig wirtschaftlich belastet ist. Daran fehlt es, wenn dem Arbeitnehmer (wie hier) Aufwendungen steuerfrei ersetzt werden (FG Baden-Württemberg, Urteil vom 06.05.2020). Allerdings wurde die Revision zugelassen, sodass sich nun der BFH mit der Thematik beschäftigen muss.

PRAXISTIPP: Betroffene Eltern können gegen die Kürzung ihrer Sonderausgaben Einspruch einlegen und mit Hinweis auf die beiden Musterprozesse beim BFH das Ruhen des Verfahrens beantragen. Diese tragen die Az. III R 30/20 und III R 54/20.