Das Thema „Firmenwagen aus einem Fahrzeugpool statt Dienstwagen“ kommt immer dann aufs Trapez, wenn Arbeitnehmer auf ein Fahrzeug vom Chef nicht verzichten, aber die lohnsteuerliche Belastung möglichst geringhalten möchten. Hier finden Sie einen Überblick über die lohnsteuerlichen Grundlagen für Fahrzeugpools.
Die klassische Dienstwagenüberlassung
Traditionell wünschen sich Führungskräfte und Vertriebsarbeitnehmer einen Dienstwagen mit privater Nutzungsmöglichkeit als Gehaltsbestandteil.
In der Regel wird dann ein Fahrzeug fest einem Arbeitnehmer zugeordnet. Je nach Bruttolistenpreis und Entfernung Wohnung erste Tätigkeitsstätte ergibt sich daraus oft eine nicht unerhebliche lohnsteuerliche Belastung. Insbesondere wenn der Arbeitnehmer noch andere (umweltfreundliche) Verkehrsmittel (Fahrrad, Roller, ÖPNV, Bahn) nutzt oder auf manche private Autofahrt verzichtet, „rentiert“ sich der Dienstwagen immer weniger.
Ein Steuersparmodell könnte in diesem Fall die Einrichtung eines Firmenwagenpools sein, bei dem der Arbeitnehmer auf ein Fahrzeug zugreifen kann, aber im Vergleich zum fest zugeordneten Fahrzeug weniger versteuern muss.
Die Firmenwagenüberlassung aus einem Fahrzeugpool
Bei einem Fahrzeugpool teilen sich mehrere Arbeitnehmer verschiedene Fahrzeuge, die der Arbeitgeber zur Verfügung stellt. Der für die pauschale Erfassung des geldwerten Vorteils für die Privatnutzung relevante Nutzungswert ermittelt sich dabei aus einem Prozent der Summe der einzelnen Bruttolistenpreise der Fahrzeuge im Pool, geteilt durch die Anzahl der berechtigten Nutzer (BFH, Urteil vom 15.05.2002, Az. VI R 132/00, Abruf-Nr. 020755; BMF, Schreiben vom 04.04.2018, Az. IV C 5 ‒ S 2334/18/10001, Rz. 11, Abruf-Nr. 200661).
Beispiel
Im Firmenwagenpool befinden sich fünf Fahrzeuge mit einem auf volle hundert abgerundeten Bruttolistenpreis in Höhe von 38.900 Euro, 40.000 Euro, 40.600 Euro, 41.200 Euro und 42.000 Euro. Die Flotte hat demnach insgesamt einen abgerundeten Bruttolistenpreis in Höhe von 202.700 Euro. Zehn Arbeitnehmer dürfen auch für Privatfahrten auf den Firmenwagenpool zugreifen. Arbeitnehmer A fährt wenig und möchte statt eines Dienstwagens (Bruttolistenpreis: 38.900 Euro) den Firmenwagenpool nutzen. Seine Fahrtstrecke Wohnung ‒ erste Tätigkeitsstätte beträgt 15 km einfach.
| Dienstwagennutzung | Poolfahrzeugnutzung | ||
| Bruttotlistenpreis | 38.900 Euro | Abgerundeter Bruttolistenpreis | 202.700 Euro
|
| Pro Arbeitnehmer (202.700 Euro: 10) | 20.270 Euro | ||
| Monatlicher geldwerter Vorteil nach Ein-Prozent-Regelung
(38.900 Euro x 1 %) |
389,00 Euro
|
Monatlicher geldwerter Vorteil nach Ein-Prozent-Regelung
(20.207 Euro x 1 %)
|
202,70 Euro
|
| Monatlicher geldwerter Vorteil nach 0,03-Prozent-Regelung für Fahrten Wohnung ‒ erste Tätigkeitsstätte (38.900 Euro x 0,03 % x 15)
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175,05 Euro | Monatlicher geldwerter Vorteil nach 0,03-Prozent-Regelung für Fahrten Wohnung ‒ erste Tätigkeitsstätte (20.207 Euro x 0,03 % x 15)
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91,22 Euro |
| Geldwerter Vorteil pro Monat | 564,05 Euro
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Geldwerter Vorteil gesamt | 293,92 Euro |
Ergebnis: Für A ist das Firmenwagenpool-Modell besser als der Dienstwagen. Sein geldwerter Vorteil reduziert sich dadurch um 270,13 Euro monatlich.
Wermutstropfen für den Arbeitgeber: Der Arbeitgeber muss mit der Einrichtung eines Fahrzeugpools auch ein Fuhrparkmanagement implementieren, das die Kontrolle und Wartung der Fahrzeuge übernimmt. Eine zusätzliche Herausforderung beim Fahrzeugpool besteht auch darin, dass jede Änderung bei den Fahrzeugen und den Nutzenden eine Neuberechnung der beim Arbeitnehmer zu versteuernden pauschalen Monatswerte nach sich zieht.
Fortsetzung des Beispiels
Zum 30.06.2021 scheiden von den zehn Fahrzeugpoolberechtigten drei aus. Die verbleibenden sieben Arbeitnehmer können auch ab Juli 2020 auf den Fahrzeugpool mit den fünf Fahrzeugen zugreifen.
| Abgerundeter Bruttolistenpreis | 202.700 Euro |
| Bruttolistenpreis Pro Arbeitnehmer
(202.700 Euro : 7) |
28.957,14 Euro |
| Monatlicher geldwerter Vorteil nach Ein-Prozent-Regelung (28.957,14 Euro x 1 %) | 289,57 Euro |
Durch das Ausscheiden der Fahrzeugpoolnutzer erhöht sich der Nutzungswert für die verbleibenden Nutzer ab dem 01.07.2021 um rd. 86 Euro. Änderungen in der Nutzerzusammensetzung schlagen dann auch auf 0,03-Prozent-Regelung für die Fahrten Wohnung ‒ erste Tätigkeitsstätte durch (bei A um rd. 39 Euro [= 28.957,14 Euro x 0,03 % x 15 = 130,31 Euro]).
Wichtig: Dem einzelnen nutzungsberechtigten Arbeitnehmer bleibt es dabei unbenommen, im Rahmen seiner persönlichen Einkommensteuerveranlagung zur Einzelbewertung seiner tatsächlichen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit 0,002 Prozent des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer und Fahrt überzugehen.
Vereinbarung über die Nutzung von Poolfahrzeugen
Um die lohnsteuerlichen Herausforderungen abzubilden, eignet sich folgender Nutzungsvertrag mit dem Arbeitnehmer:
Zu § 2 Abs. 3: Die Überlassung eines direkt zugeordneten Dienstwagens mit Privatnutzung wird allgemein als Gehaltsbestandteil angesehen, der nicht ohne weiteres widerrufen werden kann. Ob dies für Poolfahrzeuge mit Privatnutzung auch gilt, ist noch nicht abschließend festgestellt. Hier wird daher die weitgehende arbeitgeberfreundliche Auffassung aufgenommen.
Zu § 2 Abs. 4: Ein einfaches Reservierungssystem kann eine Tabelle sein, in der in der Überschriftenzeile die Kalendertage abgebildet sind und in den Zeilen die zur Verfügung stehenden Autos. Die Reservierung erfolgt dann durch Eintragung des Namens/Kürzels des Arbeitnehmers beim Fahrzeug unter den jeweiligen Kalendertagen.
Beispiel
| 05.05. | 06.05. | 07.05. | |
| Fahrzeug 1 | 1MA | 1MA | 3MA |
| Fahrzeug 2 | 2MA | 4MA | 4MA |
| Fahrzeug 3 | 5MA | 5MA | 5MA |
Arbeitnehmer 1 (1MA) hat das Fahrzeug 1 für den 05. und 06.05. reserviert, Arbeitnehmer 5 (5MA) das Fahrzeug 3 für den 05.‒07.05.
