Corona begleitet uns nach wie vor dauerhaft, nimmt nun aber auch neben den bereits üblichen Quarantäne-Themen immer mehr Einfluss auf die laufende Gehaltsabrechnung: durch die Corona-Pandemie haben bundesweit viele Kindertagesstätten und andere Einrichtungen auf die Einziehung fälliger Beiträge verzichtet oder diese erstattet, weil eine Kinderbetreuung nicht möglich war. Viele Arbeitgeber aber haben mit ihren Arbeitnehmern Erstattungsvereinbarungen für Kinderfreibeträge vereinbart.
Immer häufiger erreicht uns daher die Frage, ob der Arbeitgeber die eigentlich fälligen Beiträge dennoch nach § 3 Nr. 33 EStG dem Arbeitnehmer steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten kann.
Die steuerfreien Zuschüsse des Arbeitgebers nach § 3 Nr. 33 EStG zur Unterbringung und Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern des Arbeitnehmers in Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen sind zweckgebunden. Sprich: Der Arbeitgeber darf einen steuer- und sozialversicherungsfreien Zuschuss nur insoweit zahlen, wie die Eltern des Kindes für eine entsprechende Kinderbetreuung Aufwendungen tragen mussten. Höhere Erstattungen als entstandene Aufwendungen sind nicht steuerfrei erstattungsfähig.
Für Zeiten, in denen die Kindergärten oder vergleichbare Einrichtungen geschlossen waren und keine Beiträge eingezogen oder diese von der Einrichtung erstattet wurden, ist keine steuer- und sozialversicherungsfreie Erstattung nach § 3 Nr. 33 EStG möglich. Erstattet der Arbeitgeber dennoch, handelt es sich um regulären Arbeitslohn, der den normalen Abzügen unterliegt. Etwaige bereits erstellte Lohnabrechnungen sind damit zu korrigieren.
Praxistipp: Scheidet mangels wirklich geleisteten Beiträgen eine steuerfreie Erstattung nach § 3 Nr. 33 EStG aus, können Arbeitgeber alternativ außergewöhnliche Betreuungsleistungen aufgrund der Corona-Krise bis zu einem Betrag von 600 Euro im Kalenderjahr zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn steuerfrei erstatten.
Der zusätzliche Betreuungsbedarf muss aus Anlass einer zwingenden und beruflich veranlassten kurzfristigen Betreuung eines Kindes unter 14 Jahren entstehen. Bei behinderten Kindern, die außer Stande sind, sich selbst zu unterhalten, und bei denen die Behinderung vor Vollendung des 25. Lebensjahres eingetreten ist, gilt dies auch, wenn das Kind 14 Jahre oder älter ist. Von einer kurzfristig zu organisierenden Betreuung ist so lange auszugehen, bis die Betreuungseinrichtungen ihren regulären Betrieb wieder aufnehmen können.
