Der Einsatz eines Managed Service Providers (MSP) wird oft nur in internationalen Großunternehmen angedacht, ist aber auch für den größeren Mittelstand eventuell eine interessante Lösung. Sinnvoll ist die Dienstleistung für ein Unternehmen, wenn es zum Beispiel einen hohen Bedarf an flexiblem Personal hat und mit unterschiedlichen Personaldienstleistern zusammenarbeitet oder in großem Maß auf Dienst- und Werkvertragsleistungen zurückgreift.
Grundsätzlich wird eine MSP-Lösung immer individuell auf das jeweilige Unternehmen und seine Bedürfnisse zugeschnitten. Es gibt aber bestimmte Grundlagen, die jede MSP-Dienstleistung umfasst:
Rekrutierung von flexiblem Personal: als unabhängiger Dienstleister und zentraler Ansprechpartner des Unternehmens übernimmt der MSP sämtliche Prozesse, die für den Einkauf vorübergehender Beschäftigungsformen relevant sind. Bedarfsanfragen werden zeitgleich an die verschiedenen Personaldienstleistungspartner herausgegeben, die daraufhin eine mit dem Kundenunternehmen definierte Anzahl an Bewerberprofilen anbieten. Es gibt aber auch Unternehmen, die bereits eine Lieferantenhierarchie haben, die der Managed Service Provider übernimmt. Der MSP prüft dann die Kandidatenprofile und übernimmt eine Vorauswahl. Anhand dieser definierten Abläufe werden Rekrutierungsprozesse vereinheitlicht und transparent gemacht.
Budgetkontrolle und Monitoring: zusätzlich zum Einkauf der Dienstleistungen kümmert sich der MSP fortlaufend um die Koordination und das aktive Management der Personaldienstleister. Dazu gehören unter anderem die Budgetkontrolle und ein regelmäßiges Monitoring.
Regelmäßige Reportings: über IT-Plattformen sind für das Kundenunternehmen alle Informationen, die das flexible Personal betreffen, in Echtzeit abrufbar, beispielsweise die Tarife, die Anzahl der beschäftigten Zeitarbeitnehmer im Unternehmen und deren Einsatzdauer sowie die Performance der einzelnen Dienstleister. Transparenz gewährleisten auch die regelmäßigen Reportings.
Auf langfristige Sicht kann auf Basis all dieser Fakten ein optimales Personaldienstleister-Portfolio aufgebaut werden. Die Rekrutierung wird damit effizienter, denn Personalanfragen werden dann gezielt an diejenigen Dienstleister weitergeleitet, die die passenden Kandidaten für die zu besetzenden Qualifikationen haben. Das spart Zeit und Ressourcen. Zudem wird durch die Datenauswertung und –analyse sichtbar, wo sich Prozesse im Supply Chain Management (Koordinierung der einzelnen Personaldienstleister) optimieren und Kosten einsparen lassen.
Rechnungsabwicklung: bei Bedarf übernimmt der Managed Service Provider für das Kundenunternehmen auch die komplette Rechnungsabwicklung. Der Vorteil für Unternehmen ist, dass sie nicht mehr von jedem Lieferanten einzeln eine Rechnung erhalten, sondern durch den MSP eine gebündelte Rechnung für alle Dienstleister. Dadurch reduziert sich für Unternehmen der Buchungsaufwand. Zudem kann das Unternehmen sicher sein, dass die Leistungen korrekt abgerechnet wurden, da der MSP die Einzelrechnungen alle überprüft.
Einhaltung der Compliance-Vorgaben: als Compliance-Partner überwacht der MSP die verschiedenen Vertragsarten und achtet darauf, dass die rechtlichen Vorgaben umgesetzt werden. Gerade im Bereich der Arbeitnehmerüberlassung ist das von Vorteil, da die Tarifstruktur vielschichtig ist durch Branchenzuschläge etc.
Die Einführung eines MSP-Projekts bedeutet für ein Unternehmen in jedem Fall einen Veränderungsprozess, da „gelernte“ Prozesse neu strukturiert werden. Deshalb sind am Anfang Informationsveranstaltungen und Workshops – intern mit den beteiligten Abteilungen und extern mit den einzelnen Personaldienstleistern – wichtige Maßnahmen, um das Projekt gemeinsam zum Erfolg zu bringen.
