Die Zeichen der Zeit werden immer deutlicher: Unternehmen übergeben ihren Arbeitnehmern ein betriebliches Smartphone, das sie auch privat nutzen dürfen. Zahlreiche Alternativen dazu haben sich in der Praxis mittlerweile gebildet und wir möchten nachfolgend die drei Gestaltungswege erläutern, die am häufigsten Einsatz finden.
Überlassung eines Smartphones zur privaten Nutzung
Betriebliche Telekommunikationsgeräte wie Smartphones, Handys, Laptops, Tablets etc. kann der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern steuerfrei zur privaten Nutzung überlassen. Diese Möglichkeit eröffnet § 3 Nr. 45 EStG.
Die Steuerbefreiung kommt nur in Bezug auf Arbeitnehmer in einem aktiven Dienstverhältnis in Betracht, wozu allerdings auch Minijobber gehören.
Ausdrückliche Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass das Smartphone dem Arbeitgeber zivilrechtlich gehören muss oder von ihm geleast wurde.
Praxistipp: Arbeitgeber sollten mit den Arbeitnehmern eine schriftliche Vereinbarung über die Überlassung des Smartphones schließen. Diese sollte auch eine ausdrückliche Pflicht zur Rückgabe des Geräts enthalten, wenn das Arbeitsverhältnis beendet ist.
Wichtig: Die Steuerfreiheit ist NICHT abhängig vom Verhältnis der beruflichen zur privaten Nutzung. Sie gilt nicht nur für die Privatnutzung im Betrieb, sondern auch, wenn der Arbeitnehmer die Geräte zuhause oder unterwegs nutzt. Selbst eine ausschließliche Privat-nutzung eines Smartphones durch den Arbeitnehmer bleibt steuerfrei.
Praxistipp: Aufzeichnungen über den beruflichen und privaten Nutzungsumfang sind nicht erforderlich.
Steuerfrei ist die private Nutzung von betrieblichen Telekommunikationsgeräten sowie deren Zubehör (z. B. Ladegerät, Transporthülle, Headset).
Steuerfrei sind auch die vom Arbeitgeber getragenen Verbindungsentgelte, die Grundgebühr und sonstige laufende Gebühren z. B. für Nutzung bzw. Überschreitung von Datenvolumen, für SMS, Roamingkosten und die Kosten für Anwendungsprogramme wie z. B. Apps. Die Steuerfreiheit gilt auch für die Kosten für Apps und Anwendungen, die nur der reinen Unterhaltung dienen.
Vorteile müssen nicht zusätzlich zum Arbeitslohn gewährt werden
Die Steuerfreiheit aus der privaten Nutzung des Endgeräts und des Mobilfunktarifs hängt nicht davon ab, ob die Vorteile zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden oder durch Gehaltsumwandlung herbeigeführt wurden.
Praxistipp: Arbeitgeber und Arbeitnehmer können vereinbaren, dass der Arbeitnehmer zugunsten der Überlassung eines Smartphones auf einen steuerpflichtigen Barlohnbetrag verzichtet. Hierbei müssen allerdings die allgemeinen Regelungen zur Barlohnumwandlung, insbesondere die arbeitsrechtlich wirksame Änderung des Arbeitsvertrags bzw. zumindest eine eindeutige Änderung der Lohnabrechnung, erfüllt sein.
Übereignung eines hochwertigen Geräts gegen Zuzahlung
In der betrieblichen Praxis kommen auch Fälle vor, in denen der Arbeitnehmer das vom Arbeitgeber vorgesehene preisgünstige Smartphone nicht nutzen möchte. Stattdessen wählt der Arbeitnehmer ein erkennbar hochwertigeres Gerät (z. B. bei den iPhone-Modellen) aus dem Handyvertrag (Kombiangebot Mobilfunktarif + Endgerät). Der Arbeitnehmer trägt den Mehrpreis selbst und führt diesen an den Arbeitgeber ab. Der Arbeitgeber, der das an den Mobilfunkvertrag gekoppelte hochwertigere Endgerät vom Mobilfunkanbieter erworben hat, stellt es dann dem Arbeitnehmer zur Verfügung.
Praxistipp: wird das Smartphone an den Mitarbeiter übereignet bzw. ihm geschenkt, entfällt die Option der Steuerfreiheit. Diese gelten nur für die Überlassung von elektronischen Geräten.
Abgabe des Smartphones und Lohnsteuerpauschalierung
Der Arbeitgeber erwirbt das Smartphone zu dem mit dem Mobilfunkvertrag gekoppelten Preis und übereignet es zu diesem Preis an den Arbeitnehmer. Der „gekoppelte Preis“ ist regelmäßig niedriger als der „Stand-alone-Preis“. Die Differenz zwischen beiden Preisen führt beim Arbeitnehmer zu Arbeitslohn; dies, weil er aus seiner Sicht ein vertragsloses „Stand-alone-Gerät“ erwirbt.
Übereignet der Arbeitgeber das Smartphone zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn, kann er den Vorteil aus der verbilligten Übereignung des Smartphones mit 25 Prozent pau-schal versteuern, so dass der Sachverhalt sozialversicherungsfrei bleibt.
Private Mitbenutzung des betrieblichen Mobilfunkvertrags
Soweit der Arbeitnehmer über den betrieblichen Mobilfunkvertrag unentgeltlich Privatgespräche führt, private SMS verschickt oder privat Daten herunterlädt, liegt Arbeitslohn vor.
Wichtig: Übersteigt der Wert dieser Privatnutzung – ggf. zusammen mit anderen Sachbezügen – einen Wert von 44 Euro (brutto) monatlich nicht, bleibt er bis zur 44-Euro-Sachbezugsfreigrenze steuerfrei, wenn diese nicht anderweitig in Anspruch genommen wird. Dies hätte dann auch Sozialversicherungsfreiheit zur Folge.
Praxistipp: Anstelle von monatlichen Einzelnachweisen lässt sich der Wert der Privatnutzung bei den in der Praxis üblichen Pauschaltarifen (Flatrate) auch anhand geeigneter, ggf. selbst gefertigter Aufzeichnungen ermitteln. Der Arbeitnehmer zeichnet hierzu den beruflichen und privaten Nutzungsanteil für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten auf. Das so ermittelte Nutzungsverhältnis kann dann für die Folgezeit zugrunde gelegt werden, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern. Die monatlichen Rechnungen des Mobilfunkanbieters sind zum Lohnkonto zu nehmen.
Bring Your Own Device und die Zuschuss-Möglichkeiten
Gerade jüngere Arbeitnehmer möchten zunehmend ihre eigenen privaten mobilen Smartphones auch zu dienstlichen Zwecken nutzen. Arbeitgeber beteiligen sich daran, indem sie z. B. einen Zuschuss für die berufliche Nutzung des Mobilfunkvertrags oder einen Barzuschuss für die Anschaffung des Smartphones oder einen Zuschuss zu dessen Reparatur zahlen.
Zuschuss für die berufliche Nutzung des Arbeitnehmer-eigenen Mobilfunkvertrags
Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer die Kosten für die berufliche Nutzung der arbeitnehmereigenen Geräte unter bestimmten Voraussetzungen als steuer- und sozialversicherungsfreien Auslagenersatz zahlen.
Der Auslagenersatz kann – wenn er pauschal gewährt wird – dann steuerfrei bleiben, wenn nachgewiesen wird, dass die Pauschale den tatsächlichen Aufwendungen im Großen und Ganzen entspricht.
Kann der Arbeitnehmer diesen Nachweis nicht erbringen, führt die gezahlte Pauschale zu Arbeitslohn. Daraus resultiert, dass der Arbeitnehmer dann die tatsächlichen – notfalls im Schätzungsweg ermittelten – beruflichen Kosten als Werbungskosten abziehen kann.
Praxistipp:
Die Finanzverwaltung gewährt bei Telekommunikationsaufwendungen eine Vereinfachungen für den Nachweis: Der Arbeitgeber kann bis zu 20 Prozent des Rechnungsbetrags, höchstens jedoch 20 Euro monatlich steuerfrei erstatten. Als Bemessungsgrundlage für den pauschalen Auslagenersatz zugrunde gelegt werden kann der monatliche Durchschnittsbetrag aus den Rechnungen der letzten 3 Monate.
Zuschuss für die Anschaffung des Smartphones und für dessen Reparatur
Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer einen Zuschuss für die Anschaffung des Smartphones oder für dessen Reparatur gewähren. Lohnsteuerlich hat das folgende Konsequenzen:
