In der Europäischen Union gilt: Arbeitnehmer, die in einem Mitgliedstaat arbeiten, unterliegen der dortigen Sozialversicherungspflicht – unabhängig davon, in welchem Land der Arbeitgeber seinen Sitz hat. Grundlage ist Artikel 21 (1) der EU-Durchführungsverordnung VO (EG) 987/09. Damit muss ein ausländischer Arbeitgeber seine Beschäftigten in Deutschland in der Sozialversicherung an-melden und Beiträge zahlen, als hätte das Unternehmen in der Bundesrepublik einen Sitz.
Ausnahmen gelten in zwei Fällen:
Der Beschäftigte ist im Rahmen einer Entsendung nur vorübergehend für seinen ausländischen Arbeitgeber in Deutschland im Einsatz (Einstrahlung).
Für den Arbeitnehmer gilt eine Ausnahmevereinbarung, die zwischen den Sozialversicherungsträgern der Länder vereinbart wird.
Auf deutscher Seite ist die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA) zuständig. Um Mitarbeiter in Deutschland sozialversicherungspflichtig zu beschäftigen, benötigen Unter-nehmen eine Betriebsnummer. Diese wird von der Agentur für Arbeit vergeben. Nur mit dieser Nummer ist die Registrierung für das Meldeverfahren bei den deutschen Sozialversicherungsträgern möglich.
Beschäftigte haben in Deutschland die Wahl, bei welcher Krankenkasse sie versichert sein möchten. Vor dem Start des Beschäftigungsverhältnisses teilt der Mitarbeiter seinem Arbeitgeber mit, für welche Kasse er sich entschieden hat.
Wer in Deutschland einen Mitarbeiter sozialversicherungspflichtig beschäftigt, muss ein spezielles Online-Anmeldeverfahren nutzen. Unternehmen verwenden dafür Gehaltsabrechnungsprogramme, die für den Datenaustausch mit den Krankenkassen zugelassen sind.
Verfügen Arbeitgeber nicht über ein solches Programm, können sie kostenfrei die von den Krankenkassen geschaffene Ausfüllhilfe sv.net benutzen.
Es gehört zur Pflicht des Arbeitgebers in Deutschland, fristgerecht die Beitragsnachweise zur Sozialversicherung zu übersenden und den Beitrag zu zahlen. Die Nachweise dürfen eben-falls ausschließlich online über systemgeprüfte Abrechnungsprogramme oder über Ausfüllhilfen wie sv.net übermittelt werden. Spätestens am fünftletzten Bankarbeitstag des Monats muss der Beitragsnachweis bei der Krankenkasse vorliegen, bei der der Arbeitnehmer versichert ist.
Die Beiträge sind spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem die Beschäftigung ausgeübt wird.
Ausländische Arbeitgeber mit sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmern in Deutschland müssen ab 1. Januar 2021 einen Bevollmächtigten in Deutschland bestellen, der für künftige Betriebsprüfungen zwingend Entgeltunterlagen in dt. Sprache führen und aufbewahren muss; dies kann der Arbeitnehmer selbst oder ein Dritter (z. B. Steuerberater) sein.
Spätestens bis zum 15. Februar eines Jahres muss der Krankenkasse eine Meldung über die Gehaltshöhe des Mitarbeiters im abgelaufenen Jahr vorliegen. Dabei handelt es sich um den Wert, auf dessen Grundlage die Beiträge berechnet wurden. Diesen leitet die Krankenkasse im Rahmen einer Jahresmeldung an die zuständige Rentenversicherung weiter.
Praxistipp: als Arbeitgeber mit Sitz im Ausland können Sie mit dem Arbeitnehmer in Deutschland die Vereinbarung treffen, dass dieser die Aufgabe des Arbeitgebers zur Zahlung der Bei-träge für Sie übernimmt. Dabei übernimmt der Mitarbeiter die Meldung zur Sozialversicherung, die Einreichung der Beitragsnachweise sowie die Zahlung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags. Der Arbeitgeber bleibt aber gegenüber den Trägern der sozialen Sicherheit für die Zahlung der Beiträge haftbar.
