Viele Arbeitgeber möchten die dem Arbeitnehmer entstandenen Ladekosten für einen (Hybrid-)Elektro-Dienstwagen steuer- und beitragsfrei erstatten. Eine Herausforderung tritt aber auf, wenn der Arbeitnehmer eine PV-Anlage besitzt und der genutzte Ladestrom auch von dieser stammt.
Wie bekannt, kann der Arbeitgeber die Stromkosten für einen überlassenen betrieblichen (Hybrid-)Elektro-Dienstwagen gemäß § 3 Nr. 50 EStG steuerfrei und gemäß § 1 Abs. 1 SvEV beitragsfrei erstatten
Erforderlich ist dafür, dass der Arbeitgeber mit dem Arbeitnehmer über die tatsächlich entstandenen Auslagen für jeden Ladevorgang abrechnet (R 3.50 Abs. 1 LStR). Ein pauschaler Auslagenersatz führt alternativ dazu zu steuer- und beitragspflichtigem Arbeitslohn.
Dazu muss also durch einen gesonderten Stromzähler (stationär, mobil oder in der Wallbox integriert wie z. B. ein MID-Zähler) genau aufgezeichnet iwerden, wie viele kWh Strom für jeden einzelnen Ladevorgang für den (Hybrid-)Elektro-Dienstwagen verwendet wurden und wie hoch die Stromkosten sind.
Soll der Aufwand für den Einzelnachweis reduziert werden, kann der Arbeitgeber auch die mit BMF-Schreiben vom 29.09.2020 veröffentlichten Pauschalen steuer- und beitragsfrei erstatten.
Das sind monatlich
- mit zusätzlicher Lademöglichkeit beim Arbeitgeber
- 30 Euro für Elektrofahrzeuge,
- 15 Euro für Hybridelektrofahrzeuge;
- ohne Lademöglichkeit beim Arbeitgeber
- 70 Euro für Elektrofahrzeuge,
- 35 Euro für Hybridelektrofahrzeuge.
Als zusätzliche Lademöglichkeit gilt jeder Stromanschluss an einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung des lohnsteuerlichen Arbeitgebers, der zum unentgeltlichen oder verbilligten Aufladen des Dienstwagens geeignet ist. Dem gleichgestellt ist eine dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber unentgeltlich oder verbilligt zur Verfügung gestellte Stromtankkarte zum Aufladen des Dienstwagens bei einem Dritten.
Auch für Arbeitnehmer, die einen (Hybrid-)Elektro-Dienstwagen mit Strom aus dem öffentlichen Stromnetz oder aus der eigenen steuerfreien Photovoltaikanlage beladen, kann der Arbeitgeber für die tatsächlichen Ladekosten einen steuer- und beitragsfreien Auslagenersatz nach § 3 Nr. 50 EStG zahlen.
Die Besonderheit: Der Strom ist teilweise durch die PV-Anlage erzeugt und teilweise von dem Stromanbieter (Zukauf des „Reststroms“) zugekauft. Daher kann für die Höhe des Auslagenersatzes je kWh nicht alleine auf den teuren Zukauf des Reststroms abgestellt werden, da die Gestehungskosten für den durch die PV-Anlage erzeugten Strom ja deutlich geringer wären. Das BMF-Schreiben vom 29.09.2020 begrenzt die Höhe des steuer- und beitragsfreien Auslagenersatz auf die Höhe der durch den Arbeitnehmer tatsächlich selbst getragenen Kosten.
Der Arbeitnehmer muss also ermitteln, wie viele kWh Strom er für das Fahrzeug seines Arbeitgebers verwendet hat und wie hoch die Stromkosten sind. Dazu muss er für den verwendeten Strommix eine Verhältnisrechnung anstellen. Optimalerweise ergeben sich die Daten aus der Wallbox. Ist das nicht der Fall, ist zu ermitteln, wie viel Strom aus der PV-Anlage und wie viel aus dem Zukauf vom Stromanbieter stammen. Der Strompreis für den Strommix ermittelt sich wie folgt:
- Strom aus Zukauf: Der Strompreis für den zugekauften Strom ist leicht zu ermitteln: Er ergibt sich aus dem Vertrag mit dem Stromversorger. Zusätzlich ist der anteilige Grundpreis zu berücksichtigen.
- Strom aus PV-Anlage: Der Strompreis für den durch die PV-Anlage erzeugten Strom ergibt sich, indem sämtliche Aufwendungen im Zusammenhang mit der PV-Anlage (inkl. der Abschreibung über 20 Jahre) durch die jährlich erzeugte Strommenge geteilt werden. Zur Vereinfachung kann dabei davon ausgegangen werden, dass je installierte kWp im Jahr 1.000 kWh erzeugt werden.
Praxistipp: Ein lediglich monatliches Ablesen des Stromzählers genügt nur, wenn über diesen ausschließlich der E-Dienstwagen geladen wird. Hat der Arbeitnehmer für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten einen Einzelnachweis geführt, kann der Arbeitgeber den durchschnittlichen Monatsbetrag auch für alle weiteren Monate erstatten.
Hier sind also noch einige Hausaufgaben zu machen und bei unklaren Situationen bietet sich eine Anrufungsauskunft an.
