Nach der Rechtsprechung des EuGH und BAG verfallen Urlaubsansprüche nach § 7 BUrlG nur dann, wenn der Arbeitgeber seiner Hinweispflicht auf den Verfall des Urlaubs (sog. Mitwirkungsobliegenheit) nachgekommen ist. Dieser Hinweispflicht muss der Arbeitgeber unverzüglich nach der Entstehung des Urlaubsanspruchs am 1. Januar des Kalenderjahres folgen. Dabei sollte nicht nur auf den Urlaubsanspruch für das laufende Kalenderjahr hingewiesen werden, sondern auch auf Resturlaubsansprüche aus dem Vorjahr, die in das neue Jahr übertragen wurden und mit Ablauf des 31.03. des aktuellen Jahres verfallen sollen. Wichtig: Der Hinweis muss für jeden Arbeitnehmer individuell erfolgen. Arbeitgeber müssen diese Hinweise wirksam formulieren, da ansonsten die offenen Urlaubsansprüche eines Arbeitnehmers nicht verfallen. Hat der Arbeitgeber nicht oder nicht wirksam auf den Verfall des Urlaubsanspruchs hingewiesen, kann der Arbeitnehmer im Falle der Beendigung des Arbeitsverhältnisses eine finanzielle Urlaubsabgeltung für den jahrelang angesammelten Resturlaub verlangen.
Doch erst einmal die Basics: Gesetzliche Grundlage für den Jahresurlaub ist § 7 Abs. 3 S. 1 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG).
Vollzeitbeschäftigte, Teilzeitmitarbeiter, geringfügig Beschäftigte und Aushilfen, also jeder Arbeitnehmer, hat ein Anrecht auf Urlaub. Die Frage der Höhe der Vergütung spielt dabei keine Rolle.
Mangelhafte Arbeitsleistung oder Fehltage haben keinen Einfluss auf den Urlaubsanspruch? Der Arbeitgeber darf weder aufgrund schlechter Leistung oder Arbeitsverweigerung noch wegen häufiger krankheitsbedingter Fehltage den Urlaubsanspruch kürzen. Dies gilt auch, wenn der Arbeitnehmer den größten Teil des Urlaubsjahres krank war.
Allerdings muss der Arbeitnehmer den Urlaub geltend machen. Wenn er dies nicht tut, verfällt der Anspruch am 31.12. eines Jahres, wenn keine Gründe für eine Übertragung des Urlaubs in das Folgejahr vorliegen. Dabei können Gründe für eine Übertragung folgende sein:
▪ Regelungen im Tarifvertrag bzw. Betriebsvereinbarung
▪ dringenden betrieblichen Interessen
▪ dringenden persönlichen Interessen
In diesen Fällen kann der Urlaub bis zum 31.03 des Folgejahres übertragen werden. Danach verfällt der Urlaub endgültig. Ist ein Arbeitnehmer im Laufe eines Kalenderjahres langandauernd arbeitsunfähig, sodass der Urlaub nicht genommen werden kann, verfällt der Urlaub erst nach 15 Monaten nach Ende des Urlaubsjahres.
Hier kommt nun die Hinweispflicht (Mitwirkungspflicht) des Arbeitgebers ins Spiel: Voraussetzung für den Verfall des Urlaubs ist, dass der Arbeitnehmer tatsächlich die Möglichkeit hatte,
den Urlaub zu nehmen. Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer durch eine Information in die Lage versetzen, seinen Urlaubsanspruch wahrzunehmen. Er muss den Arbeitnehmer förmlich, also idealerweise schriftlich, dazu auffordern, den Jahresurlaub, ggf. Urlaub aus vergangenen Jahren und den Zusatzurlaub für Schwerbehinderte zu nehmen. Er muss auch darauf hinweisen, dass der Urlaub verfällt, wenn er nicht genommen wird.
Ist der Urlaub nicht verfallen, muss mit Beginn eines neuen Kalenderjahres ein erneuter Hinweis für den Verfall zum 31.03. erteilt werden. Gleiches sollte auch für den drohenden Verfall nach 15 Monaten bei langer Erkrankung erfolgen. Dabei muss für den Arbeitnehmer die Unterscheidung zwischen dem übertragenen Urlaub und dem Urlaubsanspruch des neuen Kalenderjahres klar erkennbar sein, und zwar sowohl im Hinblick auf die Befristung als auch auf die Höhe des Urlaubsanspruchs.
Der Hinweis muss so frühzeitig erteilt werden, dass der restliche Urlaub in der Zeit nach dem Hinweis bis zum Verfallszeitpunkt noch in vollem Umfang genommen werden kann.
Tipp: Ein individueller Hinweis kann beispielsweise auch durch einen kurzen Text auf der Lohnabrechnung in der zweiten Jahreshälfte erfolgen. Wichtig für den Arbeitgeber ist, dass er nachweisen kann, dass er den Hinweis gegeben hat. Es empfiehlt sich, den Hinweis mit einem gewissen Vorlauf von z. B. 2 bis 4 Wochen zu erteilen. Ansonsten verfällt und verjährt der Urlaubsanspruch nicht!
Hier ein Mustertext: Hinweis auf den Verfall von Urlaub zu Beginn des Kalenderjahres
Sehr geehrte/r….,
für das laufende Kalenderjahr haben Sie einen Urlaubsanspruch im Umfang von ………. Arbeitstagen.
Ihr Resturlaub aus dem Vorjahr beträgt …. Arbeitstage.
Der Urlaub für das laufende Kalenderjahr ist innerhalb dieses Jahres zu nehmen. Der Resturlaub aus dem Vorjahr ist bis zum 31.3. dieses Jahres zu nehmen.
Eine Übertragung offener Urlaubsansprüche in das erste Quartal des Folgejahres ist nach § 7 Abs. 3 Satz 3 BUrlG nur bei dringenden betrieblichen Gründen oder in ihrer Person liegenden Gründen (z.B.
eine Arbeitsunfähigkeit) möglich. Eine Verlängerung des Übertragungszeitraums kommt nur in Betracht, wenn Sie wegen krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit den noch offenen Resturlaub aus dem Vorjahr nicht bis zum 31.3. dieses Jahres nehmen konnten. In diesem Fall ist der offene Resturlaub nach Ende der Arbeitsunfähigkeit bis zum 31.12 dieses Jahres zu nehmen und bei fortdauernder Arbeitsunfähigkeit bis zum 31.3. des Folgejahres. Ansonsten verfällt der offene Urlaubsanspruch des Vorjahres ersatzlos.
Bitte beantragen Sie daher den Urlaub innerhalb dieses Kalenderjahres. Für die Planung setzen Sie sich bitte frühzeitig mit …. in Verbindung.
Wir weisen Sie ausdrücklich darauf hin, dass Urlaub, den Sie zum 31.12. oder bei Übertragung bis zum 31.03. dieses Jahres nicht beantragt und genommen haben, verfallen wird. Ist der Urlaub verfallen, kann er von Ihnen später nicht mehr genommen werden. Er kann auch nicht ausbezahlt werden.
