Fahrzeugüberlassung mit Barlohnumwandlung – diese Details müssen Arbeitgeber kennen

Das Thema Fahrzeugüberlassung mit Barlohnumwandlung rückt immer mehr in den Fokus des Lohnsteuerrechts. Erfahren Sie daher, worauf bei einer Fahrzeugüberlassung mit Barlohnumwandlung zu achten ist und wann sie sich für Arbeitgeber und Arbeitnehmer lohnt.

Überlassung eines Dienstwagens mit Barlohnumwandlung
Die wichtigste Frage zum Einstieg: Kann Barlohn aus steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Sicht umgewandelt werden unter gleichzeitiger Überlassung eines Dienstwagens? Die Antwort lautet: Ja.

Aus lohnsteuerrechtlicher Sicht war die Umwandlung bisher schon unproblematisch. Aber die Sozialversicherungsträger waren viele Jahre der Ansicht, eine aus der Umwandlung von Bar- in Sachlohn resultierende Minderung der Bemessungsgrundlage für die SV-Beiträge wäre nicht möglich. Im Jahr 2010 haben sie sich jedoch darauf verständigt, der Rechtsprechung des BSG zu folgen. Somit mindert sich bei Überlassung eines Dienstwagens mit Barlohnumwandlung die beitragsrechtliche Bemessungsgrundlage (Spitzenorganisationen der Sozialversicherung, Besprechungsergebnis vom 02./03.11.2010, Abruf-Nr. 191423, BSG, Urteil vom 02.03.2010, Az. B 12 R 5/09, Abruf-Nr. 100819).

Beispiel: Ein Arbeitnehmer bezieht einen monatlichen Bruttolohn von 5.000 Euro. Im November 2016 vereinbarten Arbeitgeber und Arbeitnehmer eine Barlohnumwandlung ab Januar 2017. Hiernach soll sich der Barlohn um 500 Euro mindern. Im Gegenzug erhält der Arbeitnehmer einen Dienstwagen mit einem Bruttolistenpreis (BLP) von 40.000 Euro. Der Dienstwagen kann auch für private Fahrten genutzt werden. Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte (1. TSt.) fallen nicht an.

Lösung: Ab Januar 2017 mindert sich das steuer- und beitragspflichtige Arbeitsentgelt um 100 Euro (500 Euro ./. 1 % x 40.000 Euro) auf nunmehr 4.900 Euro. Ausgehend von einer Abgabenbelastung von ca. 70 Prozent (40 % SV und 30 % Steuern) mindert sich die Abgabenlast um etwa 800 Euro jährlich.

PRAXISHINWEIS: Eine Barlohnumwandlung setzt voraus, dass der Arbeitnehmer auf Teile seines künftigen Entgeltanspruchs verzichtet. Dieser Entgeltverzicht ist nicht mit einem Nutzungsentgelt gleichzusetzen. Die Änderung der arbeitsvertraglichen Vereinbarungen muss zivilrechtlich wirksam sein: D. h.:

• Etwaige Änderungen sollten unbedingt schriftlich und
• im Vorhinein vereinbart werden. Rückwirkende Vereinbarungen werden weder steuer- noch beitragsrechtlich anerkannt.

Wann liegt eine Fahrzeugüberlassung vor?
Eine Fahrzeugüberlassung erfordert bereits begrifflich, dass das Fahrzeug dem Arbeitgeber als wirtschaftlichem Eigentümer zuzurechnen ist. Dies klingt selbstverständlich, wurde aber gerade jüngst in Frage gestellt.

• Insbesondere der BFH hat Ende 2014 die Rahmenbedingungen vorgegeben, die für oder eben auch gegen eine Zurechnung eines geleasten Pkw beim Arbeitgeber sprechen (Stichwort „Behördenleasing“, BFH, Urteil vom 18.12.2014, Az. VI R 75/13, Abruf-Nr. 176531).
• Das BMF hat mit Schreiben vom 15.12.2016 (Az. IV C 5 – S 2334/16/10003, Abruf-Nr. 190678) darauf reagiert. Laut BMF ist der Dienstwagen in folgenden zwei Fällen dem Arbeitgeber zuzuordnen:
  1. Gehaltsumwandlung: Der Anspruch auf die Kraftfahrzeugüberlassung resultiert aus einer steuerlich anzuerkennenden Gehaltsumwandlung.
  2. Arbeitsvertraglicher Vergütungsbestandteil: Die Überlassung des Dienstwagens ist arbeitsvertraglicher Vergütungsbestandteil.

Wichtig: Im Fall des Leasings muss der Arbeitgeber zivilrechtlich Leasingnehmer gegenüber der Leasinggesellschaft sein.

Wann lohnt sich eine Barlohnumwandlung?
Eine Dienstwagenüberlassung mit Barlohnumwandlung ist aus Sicht des Arbeitnehmers sinnvoll, wenn der pauschalierte geldwerte Vorteil für den Dienstwagen geringer ist als die Fahrzeugkosten, die auf seine private Fahrleistung entfallen. Das ist in der Regel der Fall, wenn

• der Arbeitnehmer sich aufgrund des Dienstwagens die Kosten für einen privaten Pkw spart und/oder
• den Pkw in hohem Umfang privat nutzt.

Beispiel: Arbeitnehmer A fährt mit seinem eigenen Pkw 12.000 km pro Jahr privat. Die Kosten des Pkw betragen 0,50 Euro je gefahrenem km und damit 6.000 Euro. Darüber hinaus legt er 8.000 km aus dienstlichen Gründen (Auswärtstätigkeiten) zurück. Hierfür erstattet ihm sein Arbeitgeber B 0,30 Euro je gefahrenem km. Somit wird A mit weiteren Kosten von 1.600 Euro (8.000 km x 0,20 Euro) belastet. A trägt damit jährlich Kosten in Höhe von 7.600 Euro.

• Lösung: A und B überlegen, ob B (Arbeitgeber) einen Pkw least und diesen an A auch für dessen Privatfahrten überlässt. Für B soll die Gestaltung kostenneutral sein. Damit muss die Überlassung des Dienstwagens zwangsläufig mittels einer Barlohnumwandlung erfolgen. Welche Überlegungen sind nun anzustellen?
• Aus Sicht von A ist eine Barlohnumwandlung nur sinnvoll, wenn sich sein Lohn um maximal 7.600 im Jahr Euro bzw. 633 Euro je Monat mindert.
• Unterstellt, B least einen Pkw mit einem BLP von 30.000 Euro, fallen Kosten in Höhe von ca. 0,50 Euro je gefahrenem km einschließlich der Leasingraten an.
• Weiter unterstellt, A bezieht bisher einen Bruttoarbeitslohn von 5.000 Euro, ergibt sich ein Nettolohn von ca. 2.830 Euro.
• B entstehen bisher monatliche Lohnkosten von ca. 5.900 Euro. Hinzu kommen 200 Euro an Fahrtkosten im Rahmen von Auswärtstätigkeiten. Sein Aufwand beträgt somit bisher ca. 6.100 Euro pro Monat.
• Least B nun einen Pkw mit einem BLP von 30.000 Euro, entstehen ihm bei einer Fahrleistung von 20.000 km Kosten von 10.000 Euro.
• Erfolgt eine Barlohnumwandlung in Höhe von z. B. 600 Euro je Monat, mindert sich der Bruttolohn des A auf 4.700 Euro (5.000 Euro ./. Barlohnminderung von 600 Euro + geldwerter Vorteil für den Firmenwagen von 300 Euro) sowie der Nettolohn auf ca. 2.390 Euro.
• In dem Fall entstehen B Aufwendungen von ca. 5.280 Euro. Hinzu kommen Aufwendungen für den Leasingwagen in Höhe von 830 Euro. Der monatliche Gesamtaufwand von B beträgt damit ca. 6.110 Euro. Für B wäre damit die Lohnumwandlung in etwa kostenneutral.
• Aus Sicht von Arbeitnehmer A mindert sich der Nettolohn um ca. 440 Euro je Monat. Im Gegenzug entfallen monatliche Kosten von 500 Euro je Monat (1.000 private km x 0,50 Euro). Darüber hinaus entfällt der „Eigenanteil“ an den Reisekosten von ca. 133 Euro je Monat (667 km x 0,20 Euro). Sein verfügbares Einkommen erhöht sich daher je Monat um ca. 190 Euro.

Bei einer Vergleichsberechnung mit/ohne Barlohnumwandlung ist es wichtig, sämtliche Kosten einzubeziehen. Häufig scheitert ein Vergleich daran, dass der bisherige Pkw des Arbeitnehmers nicht mit dem (möglichen oder gewünschten) Dienstwagen identisch ist, sodass die Kosten des Arbeitgebers für das Leasingfahrzeug höher sind als die bisherigen Kosten des Arbeitnehmers.

Ist der Arbeitgeber nicht bereit, etwaige Mehrkosten zu tragen, schlägt sich dies in einer höheren Barlohnumwandlung nieder. Das wiederum ist für den Arbeitnehmer nicht interessant. Diese und andere Faktoren müssen daher in die Überlegungen einbezogen werden.

FAZIT:

• Eine Fahrzeugüberlassung mit Barlohnumwandlung ist steuer- und beitragsrechtlich möglich.
• Arbeitgeber können den geldwerten Vorteil aus der privaten Nutzung eines geleasten Dienstwagens pauschal nach der BLP-Methode berechnen (alternativ Fahrtenbuch-Methode).
• Die Gefahr einer wirtschaftlichen Zurechnung beim Arbeitnehmer – analog zur BFH-Entscheidung vom 18.12.2014 – ist bei üblichen Vereinbarungen zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber nahezu ausgeschlossen. Dies verdeutlicht auch die Kurzinfo der OFD Nordrhein-Westfalen vom 03.05.2016, Nr. 1/2016 zur Überlassung von Elektrofahrrädern.