Bis dato gibt es eine Vielzahl von Veröffentlichungen zu ELStAM. Hauptthema ist aber, dass es nach wie vor häufiger zu fehlerhaften Meldungen seitens des Bundeszentralamtes kommt. Das BMF-Schreiben zur Behebung technischer Fehler vom 25. April 2013 sollte hier Abhilfe schaffen, barg aber nicht für alle Bereiche Lösungen.
Generell haben wir hier die Inhalte zusammengefasst.
Übergangsjahr 2013
Spätestens die Lohnabrechnung für Dezember 2013 MUSS über das ELStAM-Verfahren abgewickelt werden. Das bedeutet, dass die Arbeitnehmer spätestens zum 1. Dezember 2013 bei der ELStAM-Datenbank angemeldet werden müssen. Bis einschließlich November darf noch nach den Papierunterlagen abgerechnet werden.
Die Finanzverwaltung geht davon aus, dass sich die meisten Arbeitgeber erst im Herbst für den Umstieg auf ELStAM entscheiden, da sich die Finanzverwaltung mit der programmtechnischen Beseitigung von Startschwierigkeiten überraschend schwer tut. Die Fehler betreffen nach wie vor das Rückmeldeverfahren (Datenabruf nicht möglich) und die Verwaltung des Referenzdatums (Ummeldung von Haupt- zu Nebenarbeitgeber, Korrektur einer fehlerhaften Anmeldung eines Arbeitnehmers).
Papierunterlagen 2013 noch Pflicht
Im Jahr 2013 muss der Arbeitgeber in jedem Fall Papierunterlagen vorhalten, auch wenn er bereits auf Basis des elektronischen Verfahrens abrechnet. Konkret müssen bei Anwendung der Steuerklasse I bis V entweder das Original der gelben Lohnsteuerkarte 2010 oder das Original der vom Finanzamt ausgestellten Ersatzbescheinigung f2ür den Lohnsteuerabzug 2011, 2012 oder 2013 beim Arbeitgeber vorliegen. Die Unterlagen dürfen erst nach Ablauf des Kalenderjahres 2014 ausgesondert werden.
Hinweis: Insbesondere bei Neueinstellungen legen Arbeitnehmer oftmals nur eine Bescheinigung über die „Elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)“ vor. Diese reicht NICHT aus. Arbeitgeber müssen auf das Original – erkennbar am Dienstsiegel des Finanzamts – der Lohnsteuerkarte bzw. der Ersatzbescheinigung bestehen, Kopie oder Scan genügen nicht. Im Zweifel können Arbeitgeber die Ersatzbescheinigung direkt beim Wohnsitzfinanzamt des Arbeitnehmers anfordern.
Abweichungen zwischen den Papierunterlagen und den ELStAM-Daten
Bei der Umstellung auf ELStAM im Lauf des Jahres 2013 wird der Arbeitgeber bei einigen Arbeitnehmern eine Differenz zwischen den bisherigen Lohnsteuermerkmalen im Papierverfahren und den aktuellen Lohnsteuermerkmalen der ELStAM-Datenbank feststellen. Das aktuelle BMF-Schreiben stellt für diese Fälle klar, dass weder eine Rückrechnung der Papierdaten noch eine haftungsbefreiende Anzeige beim Betriebsstättenfinanzamt notwendig ist. Das gilt sowohl zugunsten als auch zulasten der Arbeitnehmer. Es sollte aber die aktuelle Bescheinigung der Lohnsteuer angefordert werden.
ELStAM bei mehrfachen Versorgungsbezügen
Besonderheiten gelten für Arbeitgeber, die eine Kombination aus Betriebsrenten und aktiven Bezügen oder gleichzeitig für einen Mitarbeiter mehrere Betriebsrenten abrechnen müssen. Für Empfänger von Versorgungsbezügen, die als Rentner gesetzlich krankenversichert sind, gilt sozialversicherungsrechtlich das Zahlstellenverfahren. Dieses Verfahren läuft außerhalb der normalen Lohnabrechnung. In der ELStAM-Datenbank kann pro Arbeitgeber ein Arbeitnehmer nur einmal angemeldet werden. Werden für die Lohnabrechnung wegen des getrennten Abrechnungskreislaufs zweimal Lohnsteuerdaten benötigt, verweigert die ELStAM-Datenbank eine Übermittlung. Bis 2015 können für eine Abrechnung die Steuerdaten laut ELStAM-Datenbank verwendet werden, die andere Lohnart muss mit Steuerklasse VI abgerechnet werden. Der Zuschlag zum Versorgungsfreibetrag darf bei der Steuerklasse VI nicht berücksichtigt werden.
ELStAM trotz technischer Schwierigkeiten
Beim vergeblichen Start ins ELStAM-Verfahren hat der Arbeitgeber Zeit bis zum Dezember 2013. Sobald er sich aber in der ELStAM-Datenbank erfolgreich angemeldet hat, muss er das elektronische Verfahren anwenden. Scheitert der Datenabruf aus technischen Gründen, darf der Arbeitgeber für maximal drei Monate nach den voraussichtlichen Lohnsteuerdaten abrechnen. Ist eine Anmeldung nicht möglich, weil der Arbeitnehmer keine vollständigen Angaben macht (beispielsweise fehlende ID-Nummer), muss der Arbeitgeber nach der Steuerklasse VI abrechnen.
