Auch, wenn man wenig von dem Thema hört: bis dato gibt es keine abweichenden Aussagen zum Thema Start der eAU: es bleibt beim 01.01.2023.
Auch wenn es zahlreiche Diskussionen zu weiteren Verschiebungen gab: bis dato steht der Termin für den Start der eAU zum 01.01.2023 verpflichtend.
Seit dem 1. Oktober 2021 werden bereits elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen von Vertragsärzten und -zahnärzten an die Krankenkassen digital übermittelt. Arbeitgeber und Steuerberater können seit dem 1. Januar 2022 im Rahmen eines Pilotverfahrens die eAU-Daten von den Krankenkassen abfragen.
Da viele Arztpraxen technisch noch nicht für die Datenübermittlung im eAU-Verfahren ausgerüstet sind, endet die Pilotphase nun erst am 31. Dezember 2022, statt wie ursprünglich geplant am 30. Juni 2022.
Das haben Bundestag und Bundesrat im Rahmen der Gesetzesänderung zur Verlängerung der Kurzarbeit beschlossen: Arbeitgeber sind erst ab dem 1. Januar 2023 verpflichtet, die AU-Daten erkrankter Mitarbeiter elektronisch bei deren Krankenkasse abzurufen.
Bis zur flächendeckenden Umsetzung legen die Arbeitnehmer ihrem Arbeitgeber wie gewohnt noch den sogenannten „Gelben Schein“ vor – je nach betrieblicher Vereinbarung am dritten Tag der AU oder bereits am ersten Tag. Mit dem obligatorischen Start des eAU-Verfahrens am 1. Januar 2023 entfällt dieser Schritt.
Der Versicherte selbst erhält allerdings immer noch auf Wunsch einen Papierausdruck seiner AU-Bescheinigung vom Arzt.
- Auch der „gelbe Schein“ als Ausfertigung für die Krankenkasse entfällt und muss von den Versicherten nicht mehr selbst an ihre Kasse geschickt werden.
- Dass Arbeitnehmer ihren Vorgesetzen unverzüglich über eine Krankheit informieren müssen – daran ändert sich auch mit dem neuen Verfahren nichts.
Nicht nur Ärzte und Zahnärzte, auch die Krankenhäuser übermitteln die Zeiten eines stationären Aufenthaltes im Rahmen der eAU an die Krankenkassen. Für Reha- und Vorsorgeeinrichtungen gilt das allerdings nicht. Bei privat Krankenversicherten, Krankschreibungen von Privatärzten und bei Erkrankungen im Ausland ist das eAU-Verfahren, zumindest vorerst, ebenfalls nicht vorgesehen. Gleiches gilt für die Pflege krankes Kind. Auch bei geringfügig Beschäftigten ist eine eAU-Anfrage an die Krankenkasse möglich – die Minijob-Zentrale ist dafür nicht zuständig. Der Arbeitgeber muss daher wissen, bei welcher Krankenkasse der Minijobber versichert ist und dies daher im Entgeltabrechnungsprogramm hinterlegen. Der Abruf der eAU ist durch den Arbeitgeber oder Steuerberater möglich über:
- ein systemgeprüftes Programm
- eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe (zum Beispiel sv.net)
- ein systemuntersuchtes Zeiterfassungssystem
Bei jeder Anfrage prüft die Krankenkasse zuerst die Zuständigkeit. Falls die Krankenkasse nicht zuständig ist, da zum Beispiel der Arbeitnehmer nicht bei ihr versichert ist, erstellt sie eine Rückmeldung mit Kennzeichen „1“.
Die Krankenkassen stellen die eAU-Daten spätestens am auf die Anfrage folgenden Werktag zum Abruf bereit; anders als normalerweise gelten Samstage nicht als Werktage.
Um die Statusanfragen im eAU-Verfahren über den GKV-Kommunikationsserver zu optimieren, wird eine neue Verfahrenskennung „EAS“ für die technische eAU-Anfrage eingeführt. Mit dieser hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, alle Rückmeldungen im eAU-Verfahren abzurufen.
Nur ein berechtigter Arbeitgeber darf eAU-Daten abrufen. Dazu muss für den angefragten Zeitraum ein Beschäftigungsverhältnis des Arbeitnehmers bei dem anfragenden Arbeitgeber bestehen. Außerdem muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die abzurufende Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer vorab mitgeteilt haben. Es besteht die gesetzliche Verpflichtung der Feststellung der Arbeitsunfähigkeit bei einer Dauer von länger als drei Kalendertagen. In vielen Fällen wird die tatsächliche ärztliche Feststellung der Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers deshalb erst am vierten Tag der Arbeitsunfähigkeit erfolgen. Unter Beachtung der zeitversetzten Übermittlung vom Arzt an die Krankenkasse spätestens am Ende des Tages ist eine Abfrage der eAU-Daten frühestens einen Kalendertag nach der ärztlichen Feststellung sinnvoll – also am fünften Kalendertag der gemeldeten Arbeitsunfähigkeit.
Bei Verpflichtung zur Vorlage der AU-Bescheinigung ab dem ersten Tag ist die Abfrage der eAU-Daten ebenfalls frühestens einen Kalendertag nach der verpflichtenden ärztlichen Feststellung sinnvoll – also am zweiten Tag der Arbeitsunfähigkeit.
Wenn die Arbeitsunfähigkeit weiter fortbesteht, kommt es in den meisten Fällen am letzten Tag beziehungsweise am auf das bisher festgestellte Ende der Arbeitsunfähigkeit folgenden Werktag zur ärztlichen Feststellung der weiteren Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers. Hier ist eine Abfrage der eAU frühestens einen Kalendertag nach dem bisherigen Ende der Arbeitsunfähigkeit sinnvoll.
Fazit: Arbeitgeber müssen für sich selbst entscheiden, wie sie die Prozesse für die Zukunft aufsetzen: wie werden die Krankheiten an den Arbeitgeber vom Mitarbeiter gemeldet, wie gelangen diese als Abfrage an die Krankenkasse. Soll dafür ein eigenes Lohnsystem, ein Zeitdatensystem oder abhängig von der Unternehmensgröße evtl. sv-Net genutzt werden?
Viele Fragen, für die sich jeder einzelne Arbeitgeber bezogen auf sein Unternehmen und seine Belegschaft und die dortigen Prozesse Lösungen überlegen muss.
