Nachdem bereits seit einigen Jahren über einen speziellen Arbeitnehmerdatenschutz diskutiert und sogar ein Gesetzentwurf auf den Weg gebracht wurde, wurde dieser aktuell wieder von der Tagesordnung genommen. Eine Neuregelung des Datenschutzes für Arbeitnehmer lässt also weiter auf sich warten.
Gesetzgeber setzt enge Grenzen
Der Schutz der Daten Ihrer Mitarbeiter soll den im Grundgesetz verankerten Schutz des Persönlichkeitsrechts garantieren. Der Datenschutz bezieht sich auf die Erhebung von personenbezogenen Daten sowie deren Verarbeitung und Nutzung.
Grundsätzlich ist eigentlich alles verboten, es sei denn, durch das BDSG oder andere Vorschriften wird eine Erlaubnis erteilt oder die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung der Daten sogar angeordnet oder der Mitarbeiter gibt seine Einwilligung zur „Erhebung“ der Daten. Voraussetzung dafür ist, dass die Einwilligung nicht unter Zwang erteilt wurde und der Mitarbeiter weiß, wofür die Erteilung erfolgte.
Vertragsgestaltungshinweis
Möchten Sie in Ihren Arbeitsverträgen Klauseln aufnehmen, die die Einwilligung regeln, so sollten Sie die Einwilligungsklausel im Vertrag besonders hervorheben, z. B. durch Fettdruck. Am besten erstellen Sie eine gesonderte Anlage zum Arbeitsvertrag, damit die Bedeutung der Einwilligung unterstrichen wird.
Grundsätzlich ist die Einwilligung schriftlich zu erteilen, woran Sie sich, außer in Ausnahmefällen auch halten sollten. Wird die Schriftform nicht eingehalten, kann die Datenverarbeitung unzulässig sein, was zu Schadenersatzansprüchen führen kann. Sollte Ihr Mitarbeiter einmal mit der Datenverarbeitung nicht mehr einverstanden sein, kann er die Einwilligung jederzeit ohne Begründung widerrufen.
Mit Beschäftigten sind nicht nur Arbeitnehmer gemeint, sondern auch Auszubildende oder arbeitnehmerähnliche Personen. Leiharbeitnehmer zählen in diesem Fall jedoch NICHT zu Ihren Beschäftigten.
Gute Gründe notwendig
Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von Daten muss zur Durchführung des Arbeitsvertrags erforderlich sein.
Beispiel Leistungskontrollen: Eine permanente Überwachung ist wegen des Eingriffs in das Persönlichkeitsrecht schon früh von der Rechtsprechung als unverhältnismäßig und damit als unzulässig beurteilt worden. Bestehen seitens des Arbeitgebers berechtigte Interessen, die Geschäftsräume mittels Videoaufzeichnung zu überwachen, so darf sich die Überwachung nicht auf die Arbeitnehmer beziehen. Geht es um den reinen Aufenthaltsort des Arbeitnehmers, kann eine Überwachung mittels GPS zulässig
sein. Zu denken ist z. B. an Wachpersonal oder Mitarbeiter von ambulanten Pflegediensten.
Stammdaten meist unproblematisch
Die Automatisierung von Stammdaten ist nach der Rechtsprechung meist zulässig. Das gilt z. B. für die Speicherung von Angaben zum Geschlecht, Familienstand, Schule, Ausbildung, Sprachkenntnissen und Vergütungsgruppe. Auch Krankheits- und Fehlzeiten dürfen Sie speichern; und zwar nicht nur, um die Gehaltsabrechnung zu erstellen, sondern auch zur Auswertung und Überprüfung, ob das Arbeitsverhältnis durch Krankheits- und Fehlzeiten gegebenenfalls gestört ist.
Betriebliche Eingliederung
Haben Sie mit Ihrem Betriebsrat ein betriebliches Eingliederungsmanagement (bEM) und die hierfür erforderliche Datenübermittlung der in Frage kommenden Mitarbeiter vereinbart, müssen Sie sich hieran halten. Sie dürfen die namentliche Benennung der Mitarbeiter nicht von deren Einverständnis abhängig machen. Nach der Rechtsprechung muss der Betriebsrat für die Ausübung seines gesetzlichen Überwachungsrechts den in Betracht kommenden Personenkreis kennen.
Datenschutzbeauftragter
Sind in Ihrem Betrieb mit der automatisierten Datenverarbeitung regelmäßig mindestens zehn und im Falle der nicht automatisierten Datenverarbeitung mindestens 20 Personen ständig mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt, müssen Sie schriftlich einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten bestellen. Eine kurzfristige Überschreitung der maßgeblichen Personenanzahl führt nicht zu einer Bestellungspflicht. Der Datenschutzbeauftragte kann aus der Mitte Ihrer Arbeitnehmer kommen, kann aber auch extern bestellt sein.
Er muss aber über die erforderliche Fachkunde verfügen, d.h. er muss allgemeines Grundwissen über Verfahren und Techniken der automatisierten Datenverarbeitung haben. Ferner muss die zu bestellende Person zuverlässig sein. Dies kann bei mehreren von der Person wahrzunehmenden beruflichen Aufgaben fraglich sein, da die Gefahr der Vernachlässigung der Kontrollaufgaben nach dem BDSG bestehen kann. Bestellen Sie einen Mitarbeiter als Datenschutzbeauftragten genießt dieser zudem einen besonderen Kündigungsschutz. Das Arbeitsverhältnis kann nur außerordentlich gemäß § 626 BGB gekündigt werden. Gleiches gilt für den Widerruf der Bestellung.
