Schnell gelesen: Wenn Arbeitgeber ihren Mitarbeitern Fahrtkostenzuschüsse zahlen wollen, muss eine Deckelung des Gesamtbetrags berücksichtigt werden. Die Zahlung des vollen Betrags, der für einen Monat ermittelt wurde, darf z. B. bei einer regelmäßigen Tätigkeit im Home-Office nicht mehr uneingeschränkt erfolgen.
Der Arbeitgeber kann die anfallende Lohnsteuer gemäß § 40 Abs. 2 S. 2 EStG mit einem Steuersatz von 15 Prozent pauschalieren, wenn er
- Fahrtkostenzuschüsse als zusätzlichen Barlohn zu den Aufwendungen des Arbeitnehmers für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte auszahlt oder
- Sachbezüge in Form einer unentgeltlichen oder verbilligten Beförderung des Arbeitnehmers zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gewährt (z. B. geldwerte Vorteile aus der Nutzungsmöglichkeit eines Dienstwagens).
Barzuschüsse können nur pauschaliert werden, wenn diese zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden. Die Pauschalierung mit 15 Prozent ist begrenzt auf den Betrag, den der Arbeitnehmer im Rahmen seiner Einkommensteuer-Veranlagung als Werbungskosten geltend machen könnte. Somit ist eine Pauschalierung bis maximal zur Höhe der Entfernungspauschale möglich. Der pauschalierungsfähige Höchstbetrag ist dabei für jeden Arbeitnehmer individuell zu ermitteln.
PRAXISTIPP: Mit dem Steuerentlastungsgesetz 2022 hat sich das Volumen zur Pauschalierung erhöht. Das liegt daran, dass die bereits für die Jahre 2024 bis 2026 festgelegte Anhebung der Entfernungspauschale auf 0,38 Euro ab dem 21. Kilometer rückwirkend zum 01.01.2022 vorgezogen wurde.
Die 15-Tage-Vereinfachungsregelung
Damit der Arbeitgeber monatlich die Höhe des maximal pauschalierungsfähigen Betrags ermitteln kann, ist grundsätzlich erforderlich, dass er die Anzahl der Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte kennt, die der Arbeitnehmer tatsächlich durchgeführt hat. Da dies in der Praxis mit erheblichem Aufwand für den Arbeitgeber verbunden wäre, hat es die Finanzverwaltung bisher aus Vereinfachungsgründen zugelassen, bei der Berechnung von 15 Arbeitstagen im Monat auszugehen.
- Beispiel: Arbeitnehmer nutzt privaten Pkw
Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer bis zur Höhe der Entfernungspauschale mit 15 Prozent pauschalieren. Er macht von der 15-Tage-Regelung Gebrauch. Es ergibt sich folgender maximal pauschalierungsfähiger Monatsbetrag für 2022:
20 km × 0,30 Euro × 15 Tage = 90 Euro
10 km × 0,38 Euro × 15 Tage = 57 Euro
147 Euro
Ergebnis: Der Arbeitgeber kann einen Fahrtkostenzuschuss von bis zu 147 Euro mit 15 Prozent pauschalieren. Die Pauschalierung löst Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung aus.
Bei der Gestellung eines Dienstwagens sieht die Pauschalierung so aus:
- Beispiel: Arbeitnehmer nutzt Dienstwagen
Der Arbeitnehmer führt die Fahrten nach Köln einfache Strecke 30 Kilometer mit einem ihm dafür zur Nutzung überlassenen Dienstwagen durch (Bruttolistenpreis 50.000 Euro). Für die Dienstwagenüberlassung ergibt sich folgender geldwerte Vorteil:
0,03 % × 30 km × 50.000 Euro = 450 Euro
Ergebnis: Der Arbeitgeber kann einen Betrag von 147 Euro monatlich mit 15 Prozent pauschalieren. Lediglich der übersteigende Betrag von 303 Euro (450 Euro ./. 147 Euro) ist steuer- und beitragspflichtig.
Entscheidet sich der Arbeitgeber im Rahmen der Dienstwagenüberlassung für die Anwendung der 0,03-Prozent-Regelung, ist der geldwerte Vorteil auch in den Monaten mit 0,03 Prozent anzusetzen, in denen das Fahrzeug tatsächlich nicht für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt wird. Allein die Nutzungsmöglichkeit reicht der Finanzverwaltung für den Ansatz eines geldwerten Vorteils aus. Ein z. B. durch Urlaub, Home-Office, Auslandseinsatz, Kurzarbeit oder Krankheit bedingter Nutzungsausfall sei im Nutzungswert pauschal berücksichtigt.
Wichtig: Statt der 15-Tage-Vereinfachungsregelung kann der Arbeitgeber bei der Ermittlung des geldwerten Vorteils bei der Dienstwagengestellung die tatsächlichen Fahrtage nach der 0,002-Prozent-Regelung (Einzelbewertung) zugrunde legen. Eine Pauschalierung des Arbeitslohns mit 15 Prozent ist auch in diesen Fällen möglich. Es sind bei der Ermittlung des pauschalierungsfähigen Höchstbetrags jedoch zwingend die tatsächlichen Fahrtage anzusetzen.
- Abwandlung: Arbeitnehmer nutzt Dienstwagen
Der Arbeitnehmer nutzt einen ihm überlassenen Dienstwagen (Bruttolistenpreis 50.000 Euro) im Juli 2022 an zehn Tagen für Fahrten nach Köln und teilt dem Arbeitgeber die jeweiligen Tage mit Datumsangabe mit. Es ist vereinbart, dass der Arbeitgeber den geldwerten Vorteil nach der 0,002-Prozent-Regelung ermittelt. Der geldwerte Vorteil für die Dienstwagenüberlassung beträgt:
10 Fahrten × 0,002 % × 50.000 Euro × 30 km =
300 Euro
Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer bis zur Höhe der Entfernungspauschale mit 15 Prozent pauschalieren. Er kann allerdings aufgrund der Einzelbewertung von der 15-Tage-Regelung keinen Gebrauch machen. Der maximal pauschalierungsfähige Betrag ermittelt sich wie folgt:
20 km × 0,30 Euro × 10 Tage = 60 Euro
10 km × 0,38 Euro × 10 Tage = 38 Euro
98 Euro
Ergebnis: Der Arbeitgeber kann einen Betrag von 98 Euro mit 15 Prozent pauschalieren. Lediglich der übersteigende Betrag von 202 Euro (300 Euro./. 98 Euro) ist steuer- und beitragspflichtig.
