Die neuen Spielregeln für die Nutzung von papiermäßigen und digitalen Essensgutscheinen

Arbeitgeber können die arbeitstägliche Verpflegung ihrer Arbeitnehmer abgabenbegünstigt bezuschussen: entweder in der eigenen Kantine oder mit Essensgutscheinen, die in Lokalen, Gaststätten und Geschäften eingelöst werden können. LGP erläutert die rechtssichere Abwicklung von Essensgutscheinen, die die Finanzverwaltung außer in der herkömmlichen Papierform auch in digitaler Form akzeptiert.

Steuerliche Grundsätze für Essensgutscheine/Zuschüsse

Bezuschusste Mahlzeiten sind steuerlich und sozialversicherungsrechtlich privilegiert. Der lohnsteuerliche Vorteil besteht hauptsächlich darin, dass die arbeitstäglichen Mahlzeiten unter bestimmten Voraussetzungen weder mit dem tatsächlichen Preis noch mit dem Zuschuss, sondern nur mit dem amtlichen Sachbezugswert (SBW) anzusetzen sind. Der SBW für ein Mittag- bzw. Abendessen beträgt 3,30 Euro (für 2019). Der Ansatz des SBW wird umso vorteilhafter, je höher der tatsächliche Preis der Mahlzeit ist.

Die Rahmenbedingungen für den Einsatz von papiermäßigen und digitalen Essensgutscheinen (hier als Zuschüsse bezeichnet) hat das BMF mit Schreiben vom 18.01.2019 (Az. IV C 5 – S 2334/08/10006-01, Abruf-Nr. 206696) aktuell nochmals zusammengefasst. Es ersetzt das Schreiben vom 24.02.2016. Für den Ansatz einer Mahlzeit mit dem SBW müssen die folgenden Voraussetzungen eingehalten werden:

• Der Wert des Essensgutscheins (Zuschuss) darf den jeweils geltenden SBW um nicht mehr als 3,10 Euro übersteigen. 2019 darf ein Essenszuschuss somit maximal 6,40 Euro (3,30 Euro + 3,10 Euro) betragen;
• Der Zuschuss darf den tatsächlichen Preis der Mahlzeit nicht übersteigen (d. h. Restgeld darf nicht ausgezahlt oder übertragen werden).
• Für jede Mahlzeit kann lediglich ein Zuschuss arbeitstäglich (ohne Krankheits-, Urlaubstage) beansprucht werden.
• Mit dem Essensgutschein muss eine Mahlzeit erworben werden. Werden einzelne Lebensmittel erworben, müssen diese zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenspause bestimmt sein.

 

• Beispiel

Der Arbeitgeber gewährt seinen Arbeitnehmern arbeitstägliche Essensgutscheine im Wert von jeweils 5,00 Euro im Jahr 2019. Eine Arbeitnehmerin erwirbt hiermit eine Pizza für 9,00 Euro, sie zahlt also 4,00 Euro hinzu.

Ergebnis: Die Mahlzeit ist mit dem SBW in Höhe von 3,30 Euro zu bewerten, obwohl der Zuschuss hier fünf Euro beträgt.

• Beispiel

Der Arbeitgeber bezuschusst im Jahr 2019 die arbeitstäglichen Mahlzeiten seiner Arbeitnehmer mit 7,00 Euro je Arbeitstag. Ein Arbeitnehmer erwirbt eine Mahlzeit im Wert von 10,00 Euro und zahlt 3,00 Euro dazu.

Ergebnis: Der Essenszuschuss von 7,00 Euro überschreitet den zulässigen Höchstbetrag von 6,40 Euro für 2019. Die vereinfachte Bewertung der Mahlzeit mit dem SBW scheidet aus. Die Mahlzeit ist mit dem tatsächlichen Preis von 10,00 Euro zu bewerten. Somit ist nach Abzug der Zuzahlung des Arbeitnehmers der Zuschuss des Arbeitgebers zu versteuern.

Wichtig  Die Einhaltung der obigen Voraussetzungen für den Ansatz einer Mahlzeit mit dem SBW muss der Arbeitgeber im Einzelnen dokumentieren.

Berechnungsmethodik bei Zuzahlung des Arbeitnehmers

Leistet der Arbeitnehmer beim Erwerb der Mahlzeit einen Eigenanteil, so ist dieser vom steuerlich maßgeblichen Wert der Mahlzeit (SBW oder ggf. tatsächlicher Preis) abzuziehen. Dies führt dazu, dass bei einer mit dem SBW anzusetzenden Mahlzeit eine Zuzahlung von mindestens 3,30 Euro (für 2019) den geldwerten Vorteil auf null reduziert. Im Ergebnis bleibt der Zuschuss damit steuerfrei.

• Beispiel

Ein Arbeitnehmer erhält arbeitstägliche Essensgutscheine von je 6,00 Euro. Er erwirbt eine Mahlzeit zum Preis von 9,00 Euro, d. h. er trägt 3,00 Euro selbst. Der steuerpflichtige Vorteil berechnet sich wie folgt:

Preis der Mahlzeit                                                9,00 Euro
./. Wert der Essensmarke                             ./. 6,00 Euro
Zuzahlung des Arbeitnehmers                          3,00 Euro

Wertansatz der Mahlzeit                                     3,30 Euro (SBW)
./. Zuzahlung des Arbeitnehmers                      3,00 Euro
Steuerpflichtiger Betrag                                      0,30 Euro

• Abwandlung

Die Mahlzeit kostet 10,00 Euro. Der Arbeitnehmer zahlt 4,00 Euro zu; bei dem Abzug vom SBW verbleibt ein steuerpflichtiger Betrag von null.

Ist der Wert des Essensgutscheins dagegen höher als 6,40 Euro, so ist die Zuzahlung vom tatsächlichen Essenspreis abzuziehen. Im Ergebnis ist der volle Zuschuss steuerpflichtig.

Zuschüsse für Home-Office Mitarbeiter und Teilzeitkräfte

Nach dem obigen BMF-Schreiben – sowie auch schon laut der Rundverfügung der OFD Frankfurt a. M. vom 22.03.2018 (LGP 8/2018, Seite 138) – können die obigen Regelungen ebenfalls bei Arbeitnehmern angewandt werden,

• die ganz oder teilweise ihre Tätigkeit im Home-Office verrichten oder
• als Teilzeitkraft nicht mehr als sechs Stunden täglich arbeiten (selbst wenn arbeitsvertraglich keine Ruhepausen vorgesehen sind).

Beispiele

• Ein IT-Arbeitnehmer arbeitet in der Woche an drei Tagen im Betrieb und an zwei Tagen im Home-Office. Er erhält vom Arbeitgeber fünf Essensgutscheine wöchentlich und löst diese arbeitstäglich ein. Während der Home-Office-Tage nutzt er diese in einem Lebensmittelgeschäft. Ergebnis: Die Essensgutscheine für die Home-Office-Tage werden steuerlich anerkannt. Sie werden behandelt wie diejenigen für die Arbeitstage im Betrieb.
• Eine Arbeitnehmerin hat eine Teilzeitstelle und ist arbeitstäglich jeweils vier Stunden (8:00 bis 12:00 Uhr) im Betrieb. Sie erhält arbeitstäglich Essensgutscheine, die sie täglich einsetzt.
  Ergebnis: Obwohl sie aufgrund der Arbeitszeiten tatsächlich keine Mittagspause, sondern unmittelbar anschließend Freizeit hat, gelten für ihre in dieser Zeit eingelösten Essensgutscheine die obigen Regelungen ebenfalls.

Einzelkauf von Bestandteilen einer Mahlzeit

Die Regelungen für arbeitstägliche Zuschüsse gelten nicht nur für den Erwerb fertiger Mahlzeiten, sondern auch für den Kauf von Lebensmitteln, wenn diese zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenspausen bestimmt sind. Dass auch einzelne Lebensmittel begünstigt sind, ergibt sich insbesondere aus der langjährigen Rechtsprechung des BFH, die die Finanzverwaltung übernommen hat (BFH, Urteil vom 21.03.1975, Az. VI R 94/72; BFH, Urteil vom 07.11.1975, Az. VI R 174/73).
Es ist somit möglich, für eine papiermäßige Essensmarke in einem Geschäft (sog. Akzeptanzstelle) auch einzelne Bestandteile einer Mahlzeit zu erwerben.

• Beispiele
• Ein Arbeitnehmer erhält arbeitstäglich Essensmarken jeweils im Wert von 4,50 Euro. Er nutzt diese mittags zum Einkauf von unmittelbar verzehrbaren Lebensmitteln (Bäckereiprodukte, Butter, Aufschnitt und Ähnliches) in einem Supermarkt.
  Ergebnis: Da die erworbenen Lebensmittel für eine Pausenmahlzeit geeignet sind, gelten die dargelegten lohnsteuerlichen Vereinfachungen auch hier.
• Der Arbeitnehmer löst die Essensmarke beim Kauf einer Flasche Sekt ein. Ergebnis: Es handelt sich nicht um den Bestanteil einer arbeitstäglichen Mahlzeit. Die Vereinfachung greift hier nicht. Der Zuschuss ist somit (individueller) Barlohn.

Im BMF-Schreiben vom 18.01.2019 ist nun geregelt, dass die lohnsteuerlichen Vereinfachungen auch dann gelten, wenn der Arbeitnehmer einzelne Bestandteile seiner Mahlzeit bei verschiedenen Akzeptanzstellen erwirbt.

Wichtig  Diese Regelung scheint zumindest bei Papieressensmarken in der Praxis kaum umsetzbar. Denn die Essensmarke wird physisch der ersten Akzeptanzstelle beim Erwerb der Lebensmittel ausgehändigt, sie steht damit für weitere Erwerbe nicht mehr zur Verfügung. Die Anerkennung der gleichzeitigen Nutzung verschiedener Akzeptanzstellen für eine Mahlzeit dürfte nur bei digitalen Zuschüssen praktische Bedeutung haben.

Erwerb auf Vorrat

Erstmals äußert sich die Finanzverwaltung dahingehend, dass der Zuschuss nur zur Erlangung einer einzigen Mahlzeit begünstigt ist. Werden also mit dem Zuschuss am selben Tag noch weitere Mahlzeiten oder Bestandteile einer Mahlzeit auf Vorrat erworben, ist der hierauf entfallende Zuschussanteil als individueller Barlohn zu behandeln.

• Beispiel

Eine Arbeitnehmerin nimmt mittags nur kleinere Speisen (z. 13. Fertigsalate und Ähnliches) zu sich. Sie kauft mit ihrem Essensgutschein (Wert 6,00 Euro) zwei Fertigsalate zu je 3,00 Euro, den zweiten zum Verzehr an einem anderen Tag.

Ergebnis: Der Erwerb des zweiten Salats führt zu Barlohn. Der Arbeitgeber kann seinen Zuschuss nur hinsichtlich der ersten Mahlzeit pauschal versteuern; der restliche Zuschussanteil erhöht den individuellen Barlohn der Arbeitnehmerin.

Wichtig  Arbeitgeber sollten die Arbeitnehmer darauf hinweisen, nicht weitere Mahlzeiten oder Bestandteile einer Mahlzeit auf Vorrat zu erwerben.

Besonderheiten bei digitalen Essensgutscheinen

Essenszuschüsse, die nicht mittels Papier-Essensmarken, sondern in digitaler Form gewährt werden, erkennt die Finanzverwaltung spätestens seit 2016 an (BMF, Schreiben vom 24.02.2016). Wörtlich gelten die dortigen Regelungen für „arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten … auch ohne sich Papier-Essensmarken zu bedienen“.

Auf dem Markt haben sich verschiedene Dienstleister etabliert. Diese bilden unter Einhaltung der steuerrechtlichen Anforderungen eine Bezuschussung von arbeitstäglichen Mahlzeiten vollautomatisch digitalisiert und rechtssicher ab.

• Der Arbeitnehmer erwirbt die Mahlzeit bzw. die Lebensmittel.
• Er erfasst den Kaufbeleg beispielsweise digital über eine App auf seinem Smartphone.
• Der Beleg wird unmittelbar an den Dienstleister übertragen.
• Der Dienstleister prüft diesen inhaltlich und kümmert sich mit dem Arbeitgeber um die weitere Abwicklung und die erforderliche Dokumentation. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand beim Arbeitgeber.
• Soweit die Belege anerkannt werden, erhält der Arbeitnehmer seine Kosten in der Regel im Folgemonat über seine Entgeltabrechnung erstattet.
• Der Arbeitgeber erfasst die Sachverhalte in der Lohnsteueranmeldung.

PRAXISTIPP Bei der Nutzung von digitalen Essenszuschüssen ist – anders als bei Papier-Essensmarken – im Fall des Einzelkaufs von Bestandteilen einer einzelnen Mahlzeit auch die tagesgleiche Einlösung bei verschiedenen „Akzeptanz-stellen“ umsetzbar. Das akzeptiert die Finanzverwaltung in der Praxis bereits.

Pauschalversteuerung von Essensgutscheinen/Zuschüssen

Leistet ein Arbeitgeber arbeitstägliche Barzuschüsse an einen Dritten, der Mahlzeiten (oder auch Bestandteile von Mahlzeiten) an die Arbeitnehmer abgibt, kann er diese mit 25 Prozent pauschal versteuern (§ 40 Abs. 2 Nr.1 EStG).

Bemessungsgrundlage für Pauschalversteuerung

Bemessungsgrundlage für die pauschale Lohnsteuer ist im Regelfall jedoch nicht der Zuschussbetrag, sondern nur der SBW von 3,30 Euro (2019), gekürzt um die Zuzahlung des Arbeitnehmers. Nur wenn der Zuschuss 6,40 Euro (2019) je Mahlzeit übersteigt, ist der Zuschussbetrag zu versteuern.

Ausschluss der Pauschalierung

Gesetzlich ist die Pauschalierung allerdings ausgeschlossen, wenn die Mahlzeiten (von vornherein) als Lohnbestandteile vereinbart sind (§ 40 Abs. 2 Nr. 1 S. 2 EStG). Das wäre der Fall, wenn der Arbeitnehmer bei Abwesenheit bzw. bei Nichtinanspruchnahme (z. B. wegen Urlaub oder Krankheit) anstelle der Sachzuwendung der Mahlzeit einen Anspruch auf einen höheren Barlohn hätte (vgl. Hartz.Meeßen.Wolf, Mahlzeiten Rz. 46 ff). Arbeitsrechtlich wirksame Gehaltsumwandlungen sollten u. E. einer Pauschalversteuerung jedoch nicht entgegenstehen.

Kein § 37b Abs. 2 S. 2 EStG

Eine 30-prozentige Pauschalversteuerung nach § 37b Abs. 2 S. 2 EStG ist des-wegen ausgeschlossen, weil die Mahlzeiten nach der Spezialvorschrift des § 8 Abs. 2 EStG mit dem SBW zu bewerten sind.

PRAXISTIPP Sind die obigen Voraussetzungen erfüllt, kann der Arbeitgeber pauschalieren. Das gilt selbst dann, wenn zwischen dem Arbeitgeber und dem die Mahlzeit bzw. Lebensmittel abgebenden Unternehmen keine vertraglichen Beziehungen bestehen (BMF, Schreiben vom 18.01.2019, Tz. 2.). Damit erfasst die Pauschalversteuerung auch die Fälle, bei denen der Arbeitgeber Vereinbarungen mit einem Dienstleister dahingehend trifft, dass dieser mit den Lebensmittelunternehmen die Abgabe von Lebensmitteln an die Arbeitnehmer des Arbeitgebers vereinbart.