Abrufverfahren auch für Arbeitgeber / Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG)
Seit dem 01.01.2023 gilt das Abrufverfahren für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) auch für Arbeitgeber. Sehr häufig liest man, dass Arbeitgeber ab diesem Zeitpunkt die AU-Bescheinigungen all ihrer Beschäftigten elektronisch bei den Krankenkassen abrufen MÜSSEN.
Vertreter der ITSG und der Krankenkassen bemühen sich, damit „aufzuräumen“ und stellen klar: Die eAU ist für alle Arbeitgeber bereits seit 1. Januar 2022 im Einsatz. Der Start der eAU ist nicht gestoppt und nicht verschoben worden. Der Deutsche Bundestag hat lediglich die Parallelphase (Nachweispflicht des Arbeitnehmers trotz Abruf) um ein halbes Jahr verlängert; sie endete nunmehr am 31.12.2022.
Die eAU wird aber zu keinem Zeitpunkt für Arbeitgeber verpflichtend. Ärzte MÜSSEN ab 01.01.2023 die Krankmeldung elektronisch an die Krankenkassen melden. Die Krankenkassen MÜSSEN ab 01.01.2023 die Krankmeldungen elektronisch zur Verfügung stellen.
Die Grundlagen ändern sich hier nicht erneut: Auch in Zukunft müssen sich Beschäftigte bei ihrem Arbeitgeber als arbeitsunfähig melden. Seit dem 1. Januar 2023 sind gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer jedoch nicht mehr dazu verpflichtet, ihre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung an den Arbeitgeber weiterzuleiten; der § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz in geänderter Form greift hier nun final.
Stattdessen rufen Arbeitgeber die eAU direkt bei der Krankenkasse über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungs-Programm oder über Zeitwirtschaftsprogramme ab. Die Entgeltabrechnungsprogramme in Deutschland sind ALLE entsprechend von der ITSG geprüft und können hier angewandt werden. Nach der anfänglichen Zurückhaltung der Zeitwirtschaftsprogrammanbieter sind nun bereits 11 geprüft und durch die ITSG freigegeben, ca. 20 sind noch in Prüfung und die aktuellen Freigaben können immer bei den Spitzenverbänden abgerufen werden: Software-Ersteller mit einem systemgeprüften Programm • GKV-AG
Wenn keines von beiden vorhanden ist, kann auch die Ausfüllhilfe sv.net genutzt werden. Hier ist aber dringend darauf zu achten, dass sv.net nur noch bis 31.12.2023 zur Verfügung stehen wird. Ab dem 01.07.2023 wird das SV-Meldeportal die Nachfolge antreten und dort die Meldungen und Abrufe möglich sein. Wichtig ist: zwischen beiden Tools gibt es keine Schnittstelle: d.h. Daten, die in sv.net abgerufen wurden, müssen bitte bis zum 31.12.2023 abgerufen und separat gespeichert werden, wenn für diese eine Aufbewahrungspflicht besteht, wovon in den meisten Fällen auszugehen sein dürfte.
Um die Daten abrufen zu können, haben viele Unternehmen eine Pilotphase genutzt. Wurden im Januar 2022 noch ca. 79.000 Abrufe vorgenommen, waren es im Juni 2022 schon 225.000 Abrufe, im September 2022 dann bereits 403.000 Abrufe und von Oktober bis Dezember 2022 „explodierten“ dann die Testverfahren förmlich von 800.000 Abrufen über 1,2 bis 2,2 Millionen Abrufe mit weiter steigender Tendenz, da die Pilotphase ja nun beendet ist: Seit Januar 2023 rufen Unternehmen die elektronische Arbeitsunfähigkeits-Bescheinigung (eAU) eigentlich nur noch digital ab.
In der Praxis gibt es leider immer noch viele Ärzte, die noch die „alten“ gelben Krankschreibungen nutzen. Dies führt leider zu einigen Verwirrungen, da diese Daten elektronisch nur abrufbar sind, wenn der Mitarbeiter die Durchschläge an die Krankenkasse weiterleitet. Darüber hinaus geben natürlich viele Mitarbeiter die Krankmeldungen einfach weiterhin beim Arbeitgeber ab und lösen dort die Frage aus, ob diese überhaupt anzuerkennen sind.
Auch hier kann Klarheit geschaffen werden: die bisherige Krankmeldung als „gelber“ Zettel muss auch weiterhin anerkannt werden.
Generell liegt die größte Herausforderung für den Arbeitgeber darin, die internen Abläufe entsprechend anzupassen.
Zu berücksichtigen ist dabei, dass nur Krankmeldungen von gesetzlich Versicherten abrufbar sind, die
- bei einem Vertragsarzt waren
- einen Arbeitsunfall hatten oder
- sich in stat. Behandlung befinden, also im Krankenhaus sind.
Privat krankenversicherte Arbeitnehmer müssen weiterhin die Krankmeldung in Papier abgeben, Vorsorge-/Rehaleistungen als Meldungen sind erst für 2025 geplant), Pflege krankes Kind bleibt komplett als manueller Prozess erhalten.
Fakt ist aber, dass die „Krankschreibung“ oder der „gelbe Zettel“, den kranken Arbeitnehmer bislang spätestens am vierten Tag vorlegen mussten, auf Dauer nun ausgedient haben und durch die eAU ersetzt werden, die Angaben zur Dauer der Arbeitsunfähigkeit, und ob es sich um eine Neu- oder Folgebescheinigung handelt, abrufbar macht. Ergänzt werden die Angaben durch das Datum der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit und eventuelle Angaben zu einem möglichen Unfall (auch Arbeitsunfall) oder zu dessen Folgen.
Wie das neue Verfahren praktisch organisiert und umgesetzt werden könnte, muss jedes Unternehmen für sich organisieren, da dies abhängig von den technischen Rahmenbedingungen und dem Umfang der Krankmeldungen sowie der Struktur der Abteilungen ist.
In der Regel wird ein Ablauf wie folgt aussehen:
- Beschäftigte informieren ihre Vorgesetzten über die AU.
- Die Vorgesetzten tragen die Fehlzeit im Zeiterfassungs-System ein (z. B. „krank ohne AU-Bescheinigung“) oder melden diese an die Personalabteilung.
- Der Datensatz wird vom Zeiterfassungssystem in die Entgeltabrechnung übertragen oder von der Lohnbuchhaltung direkt erfasst.
- Die Entgeltabrechnung ruft die eAU von der Krankenkasse ab.
- Der eAU-Datensatz aus dem Entgeltabrechnungsprogramm wird an die Vorgesetzten direkt oder aber an das Tool der Zeiterfassung übertragen (Dauer der Erkrankung und der Hinweis „krank mit AU-Bescheinigung“)
- Alle Betroffenen im Unternehmen werden über die Dauer der AU informiert.
Immer häufiger kommt es hier zu Missverständnissen: den Mitarbeiter ist ihre Anzeige- und Nachweispflicht gar nicht klar bewusst oder diese verstehen diese falsch. Daher sollten Arbeitgeber immer deutlich auf die Prozesse verweisen und auf die in § 5 EFZG gesetzlich geregelten Details: Spätestens am 4. Tag der Krankheit müssen sich Beschäftigte eine digitale ärztliche Bescheinigung ausstellen lassen. Arbeitgeber haben jedoch das Recht, die Bescheinigung schon ab dem 1. Tag einzufordern.
Bei technischen Störungen können die Ärzte über ihr Praxisverwaltungssystem eine Papierbescheinigung ausdrucken und diese entweder selbst per Post direkt an die Krankenkasse schicken oder den Beschäftigten mitgeben. Auf dieses Ersatzverfahren soll aber nur im Ausnahmefall zurückgegriffen werden. Unabhängig von technischen Störungen können Beschäftigte weiterhin noch eine Papierbescheinigung von ihrer Praxis bekommen. Dieses sogenannten Stylesheet wird jedoch nicht an den Arbeitgeber weitergeleitet, sondern ist nur ein Nachweis für die eigenen Unterlagen eines Mitarbeiters.
Auch wenn es immer wieder anders erläutert wird: Auch für Minijobber bis 520 Euro können Arbeitgeber die eAU-Daten von der Krankenkasse abrufen. Wichtig ist, dass hier nicht die Minijob-Zentrale der Ansprechpartner ist, sondern die „echte“ Krankenkasse bei welcher der Mitarbeiter versichert ist. Falls noch nicht erfolgt, müssen diese Informationen zwingend vom Minijobber angefordert und ergänzt werden.
Zum Ablauf hier noch einmal die Klarstellung: die Krankmeldungen sollten nicht am ersten Tag abgerufen werden, eher mit einem zeitlichen Versatz, wobei es keine Vorgabe bzgl. eines spätesten Zeitraums gibt; das heißt, der Abruf kann auch erst nach 6 Monaten oder eben gar nicht erfolgen, wenn man sich auf die Angaben seiner Mitarbeiter verlässt. Wichtig ist dabei aber: die Vorerkrankungszeiten können nur abgerufen werden, wenn diese zuvor als eAU-Krankheitszeiten abgerufen wurden. Dieser Fall zwingt einen Arbeitgeber also zum Datenabruf, wenn auch keine automatische Rückmeldung der Vorerkrankungszeiten beim Datenabruf eAU erfolgt. Gemäß § 107 SGB IV ist aber die Krankenkasse final verpflichtet, dem Arbeitgeber das Ende der Entgeltersatzleistung (78. Woche) mitzuteilen. Damit ist es dem Arbeitgeber möglich, auf die Abfrage von Zeiten der Arbeitsunfähigkeit (AU) im Rahmen des eAU-Verfahrens zu verzichten.
Die Krankenkassen folgen bei der Abfrage grundsätzlich immer einem fest vorgeschriebenen Prüfschema, in welchem die Krankenkasse erst einmal ihre Zuständigkeit prüft; also ist die richtige Krankenkasse benannt worden. Ist dies nicht der Fall, bricht das Verfahren mit der Meldung K1 ab.
In den meisten Fälle aber sind die korrekten Krankenkassen angesprochen worden und folgen dann folgendem Prüfschema
1.) Der Beginn der Arbeitsunfähigkeit beim Arbeitgeber entspricht genau dem Beginn der bei der Krankenkasse vorliegenden Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung; z.B. ist Lieschen Müller krank ab 07.02.2023 und man ruft genau den 07.02.2023 bei der Krankenkassen ab. In diesem Fall erfolgt eine Rückmeldung der betroffenen AU-Zeit.
2.) Führt dies nicht zum Erfolgt, prüft die Krankenkasse, ob der Beginn der Arbeitsunfähigkeit beim Arbeitgeber in eine laufende AU-Zeit fällt; z.B ist Lieschen Müller krank von 05.02.2023 bis 10.02.2023 und man ruft als Arbeitgeber den 07.02.2023 ab. Dann wäre die Rückmeldung wieder genau die betroffene AU-Zeit.
3.) Ist auch dies nicht von Erfolg gekrönt, wird der Beginn der Arbeitsunfähigkeit beim Arbeitgeber mit einem Zeitfenster von 5 Tagen abgefragt, also bei einer Krankmeldung ab 07.02.2023 wird eine Rückmeldung erfolgen, wenn eine Krankmeldung fünf Tage vor oder nach dem 07.02.2023 vorliegt.
4.) Nur wenn dies auch nicht von Erfolg gekrönt ist, geht bei fehlender Arbeitsunfähigkeit die Zwischennachricht „4“ an den Arbeitgeber. Dementsprechend prüft die Krankenkasse dann weitere 14 Kalendertage, ob die angefragte AU/Krankenhausaufenthaltsdaten eingehen.
Nur, wenn dies ohne Erfolg verbleibt, muss man als Arbeitgeber genauer nachfassen und in der Regel beim Mitarbeiter einen Nachweis erfragen. Auch das Prozedere dazu sollte arbeitsrechtlich fixiert werden.
Informationen übergreifender Natur findet man auf der Seite der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) in den häufigen Fragen zur eAU.
Wollen Sie es noch genauer wissen, können Sie beim GKV-Spitzenverband eine ausführliche Verfahrensbeschreibung nachlesen. Die „Verfahrensbeschreibung für die Erstattung der Meldung im Rahmen des Datenaustausches elektronische Arbeitsunfähigkeit (eAU)“ sowie weitere Grundsätze können Sie direkt auf der Seite gkv-datenaustausch.de abrufen.
Wichtig ist noch einmal zur Klarstellung: das eAU-Verfahren ist ein klassisches Abrufverfahren. Die Daten dürfen nicht für alle Mitarbeiter wie bei ELStER regelmäßig abgerufen werden. Ohne eine konkrete Vorgabe bzw. Information über das Vorliegen einer Krankmeldung dürfen Arbeitgeber nicht pauschal eAU-Daten für ihre Beschäftigten „abonnieren“. Für jeden Beschäftigten muss individuell eine Erst- oder Folgebescheinigungen angefordert werden.
