In den Entgeltbescheinigungen gab es bis dato – trotz der „Richtlinie zur Erstellung einer Entgeltbescheinigung nach § 108 der Gewerbeordnung (Entgeltbescheinigungsrichtlinie 2009)“ vom 22.12.2009 – teilweise große Unterschiede, die eine Vergleichbarkeit der Angaben erschwert haben. Mit der Neufassung des § 108 Absatz 3 Satz 1 GewO durch das Gesetz vom 23.11.2011 (BGBl. I S. 2298) wurde das Bundesministerium für Arbeit und Soziales ermächtigt, durch Rechtsverordnung Details genauer zu fixieren. Diese Verordnung tritt am 01.07.2013 in Kraft.
Ihr Inhalt entspricht in großen Teilen den Vorgaben der vorangegangenen Richtlinie, d.h. die Entgeltbescheinigung muss
- Namen und Anschrift des Arbeitgebers,
- Namen, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers, die Versicherungsnummer,
- das Datum des Beschäftigungsbeginns,
- bei Beschäftigungsende auch dieses Datum,
- den Abrechnungszeitraum und die Anzahl der darin enthaltenen Steuer- und Sozialversicherungstage,
- alle steuerlichen Merkmale,
- den Beitragsgruppenschlüssel
- sowie die zuständige Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag
enthalten.
Bei den steuerlichen Merkmalen ist zu beachten, dass Steuerfrei- oder Steuerhinzurechnungsbeträge sowohl als Jahres- als auch als Monatsbeträge anzugeben sind und
eine gesonderte Angabe erforderlich ist, wenn in der Pflegeversicherung ein Beitragszuschlag für Kinderlose erhoben wird (§ 1 Absatz 1 EBV).
Zusätzlich müssen Sie nach der neuen Entgeltbescheinigungsverordnung auch folgende Angaben aufnehmen:
- die Steuer-Identifikationsnummer,
- ob es sich um ein Beschäftigungsverhältnis in der Gleitzone handelt und
- ob es sich um eine Mehrfachbeschäftigung handelt.
Außerdem ist nunmehr verbindlich festgelegt, was unter Gesamtbruttoentgelt, gesetzlichen Abzüge, Nettoentgelt und Auszahlungsbetrag zu verstehen ist, sodass die in Entgeltbescheinigungen enthaltenen
Angaben vergleichbar werden.
Darstellung der Entgeltbestandteile
In der Entgeltbescheinigung müssen alle Be- und Abzüge mit ihrer Bezeichnung und ihrem Betrag aufgeführt werden. Dabei ist auch anzugeben, ob sie sich auf den steuerpflichtigen Arbeitslohn, das Sozialversicherungsbruttoentgelt und das Gesamtbruttoentgelt auswirken und ob es sich dabei um laufende oder einmalige Bezüge und Abzüge handelt. Aus den Salden der Be- und Abzüge ist der
steuerpflichtige Arbeitslohn, getrennt nach laufenden und sonstigen Bezügen und Abzügen, sowie das Sozialversicherungsbruttoentgelt gegebenenfalls abweichend je Versicherungszweig und getrennt
nach laufenden und einmaligen Bezügen und Abzügen anzugeben.
Gesamtbruttoentgelt
Das Gesamtbruttoentgelt müssen Sie ohne Trennung nach laufenden und einmaligen Bezügen und Abzügen angeben.
Das Gesamtbruttoentgelt erhöht sich durch Entgeltaufstockungsbeträge nach dem Altersteilzeitgesetz, geldwerte Vorteile und Arbeitgeberzuschüsse zu Entgeltersatzleistungen.
Dagegen mindert sich das Gesamtbruttoentgelt um vom Arbeitnehmer übernommene Arbeitgeberleistungen wie z. B. die abgewälzte pauschale Lohnsteuer sowie um Beträge,
die auf Veranlassung des Arbeitnehmers in ein Wertguthaben fließen. Entgeltumwandlungen sowie Beiträge zur Zukunftssicherung auf Grund von gesetzlichen oder tarifvertraglichen Verpflichtungen
beeinflussen die Höhe des Gesamtbruttoentgelts jedoch nicht. Hierzu zählen Beiträge zu den Zukunftsversorgungskassen des Baugewerbes (ZVK) und des öffentlichen Dienstes (ZöD).
Nettoentgelt
Das Nettoentgelt ergibt sich als Differenz des Gesamtbruttoentgelts und den gesetzlichen Abzügen, wobei diese gesondert für laufendes und einmaliges Bruttoentgelt anzugeben sind. Gesetzliche
Abzüge sind Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer sowie die Arbeitnehmeranteile zur gesetzlichen Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung.
Beiträge zu einer freiwilligen oder privaten Kranken- und Pflegeversicherung wirken sich nicht aus.
Freiwillig und privat Versicherte
Der Arbeitgeberzuschuss zu den Beiträgen bei freiwilliger oder privater Kranken- und Pflegeversicherung sowie der Arbeitgeberanteil zu einer berufsständischen Versorgungseinrichtung und die
Gesamtbeiträge des Arbeitnehmers, für die der Arbeitgeber die Zahlungsvorgänge freiwillig übernimmt, werden erst nach dem Nettoentgelt ausgewiesen.
Weitere Bezüge und Abzüge
Weitere Bezüge und Abzüge, Verrechnungen und Einbehalte, die sich nicht auf das Bruttoentgelt auswirken oder aber zum Gesamtbruttoentgelt beitragen, jedoch nicht an den Arbeitnehmer ausgezahlt werden, werden nach dem ausgewiesenen Nettoentgelt angegeben. Hiermit ist z. B. ein geldwerter Vorteil gemeint, der zwar das Gesamtbruttoentgelt erhöht, jedoch nicht in Geldform an den Arbeitnehmer ausgezahlt wird.
Form der Entgeltbescheinigung
Die Bescheinigung muss als „Entgeltbescheinigung nach § 108 Absatz 3 Gewerbeordnung“ gekennzeichnet werden. Damit ist erkennbar, dass die Daten den Anforderungen der Entgeltbescheinigungsverordnung
entsprechen. Sie müssen Ihrem Beschäftigten für jeden Abrechnungszeitraum eine Entgeltbescheinigung in Textform übergeben. Diese Verpflichtung entfällt nur, wenn sich gegenüber dem letzten Abrechnungszeitraum keine Änderungen ergeben. Es ist also weiterhin zulässig, dass eine Entgeltbescheinigung nur dann ausgestellt wird, wenn es Änderungen gegenüber dem vorherigen Entgeltabrechnungszeitraum gibt. Neu ist aber, dass in eine nachfolgende Entgeltbescheinigung mit inhaltlichen Änderungen ein Hinweis aufzunehmen ist, für welche Entgeltabrechnungszeiträume
aus diesem Grund keine Bescheinigung ausgestellt wurde, sodass ein durchgehender Nachweis möglich wird.
Es ist zudem zulässig, das Kirchensteuermerkmal in der Entgeltbescheinigung zu schwärzen. Damit kann für den Arbeitgeber die Ausstellung einer zusätzlichen Bescheinigung ohne dieses Kirchensteuermerkmal
entfallen, wenn der Arbeitnehmer diese gegenüber Dritten, z. B. Behörden oder Banken, zum Nachweis seines Arbeitsentgelts benötigt.
