Grundsätzlich ist eine Betriebsveranstaltung ein betriebliches Event mit gesellschaftlichem Charakter, also z.B. eine Weihnachtsfeier, ein Betriebsausflug oder auch eine Jubiläumsfeier.
Besonders wichtig ist: Sie muss allen Mitarbeitenden oder zumindest einer klar abgegrenzten Gruppe (z. B. allen Mitarbeitenden einer Abteilung) offenstehen bzw alle Mitarbeiter des Unternehmens oder einer Abteilung müssen eingeladen sein
Wichtig für die Versteuerung ist der Freibetrag von EUR 110,00 pro Mitarbeiter und Veranstaltung. Dieser gilt für bis zu 2 Veranstaltungen pro Jahr. Verbleiben die Kosten einer Veranstaltung unter EUR 110,00 je Mitarbeiter, ist die Veranstaltung steuerfrei. Übersteigen die Pro-Kopf-Kosten den Freibetrag von EUR 110,00 wird nur der übersteigende Betrag steuerpflichtig.
Ein Beispiel macht dies ja immer leichter verständlich: Haben wir eine Veranstaltung mit 34 Teilnehmern und Gesamtkosten von EUR 5.440,00, dann kommen wir auf Einzelkosten pro Person von EUR 160,00. Davon sind dann entsprechend EUR 110,00 steuerfrei und EUR 50,00 steuerpflichtig.
Doch wie ermitteln wir die Kosten? Es gibt ja bei einer Veranstaltung viele kleine Themenstellungen: Essen & Getränke, Raummiete, Rahmenprogramm (DJ, Künstler), Fahrtkosten für die Anreise, Geschenke (wenn im Rahmen der Veranstaltung übergeben). Hier muss beachtet werden, dass alle Aufwendungen des Arbeitgebers immer inkl. Umsatzsteuer gerechnet werden und dass auch Kosten für Begleitpersonen dem Mitarbeiter zugerechnet werden.
Die Gesamtkosten werden also auf alle tatsächlich teilnehmenden Personen verteilt: die Mitarbeiter, eventuelle Begleitpersonen und sogar gegebenenfalls Leiharbeitnehmer. Vorsicht bei den Mitarbeitern, die zwar angemeldet waren, aber nicht zur Veranstaltung erschienen sind. Diese können erheblichen Einfluss auf die steuerliche Beurteilung haben, da man ja meist mit einem Kostensatz pro Person kalkuliert hat. Wenn dann Teilnehmer nicht erscheinen, kann das große Auswirkungen haben.
Gehen wir wieder von unser Veranstaltung oben aus: wir haben 34 Teilnehmer und die Organisatoren haben sich an der EUR 110,00 Grenze orientiert und daher Gesamtkosten von EUR 3.650,00 geplant, wären also knapp unter der Freigrenze verblieben. Wenn jetzt fünf Teilnehmer nicht erscheinen, müssen die Kosten auf die verbleibenden 29 Teilnehmer verteilt werden, damit übersteigen wir nun den Freibetrag von EUR 110,00 pro Person und eine anteilige Versteuerung muss erfolgen.
Dabei kann der Arbeitgeber wählen zwischen der individuellen Versteuerung (beim Arbeitnehmer) oder der Pauschalversteuerung mit 25 % (§ 40 Abs. 2 EStG). Dabei wird meist die Pauschalversteuerung gewählt, da diese SV-Freiheit nach sich zieht.
In der Praxis nimmt neben den Arbeitnehmern häufig auch der eine oder andere Geschäftspartner an einer Betriebsveranstaltung teil. Wie hat für diese Teilnehmer die Besteuerung zu erfolgen? Und lässt sie sich teilweise vermeiden?
Für Geschäftspartner gilt dabei Folgendes: Der Geschäftspartner muss den erhaltenen Vorteil grundsätzlich selbst versteuern. Der Freibetrag von EUR 110,00 (der für Arbeitnehmer gilt) steht ihm nicht zu. Auch hier gibt es aber eine Möglichkeit, diese Steuerpflicht für den Geschäftspartner zu vermeiden: Der veranstaltende Unternehmer kann die Steuer pauschal nach § 37 b EStG mit 30 % übernehmen. Dann muss nicht der Geschäftspartner die Steuer zahlen, sondern der Unternehmer.
Dann wird es aber komplex: Enthalten die Gesamtkosten auch Bewirtungskosten (also z. B. Essen und Getränke), sollten diese für die Geschäftspartner herausgerechnet werden, da Bewirtungskosten beim Geschäftspartner nicht zu einer Steuerpflicht führen. Dadurch muss auf diesen Teil auch keine 30-%-Pauschalsteuer gezahlt werden.
Es gibt allerdings eine Ausnahme: Bei mehrtägigen Incentive-Reisen dürfen die Bewirtungskosten nicht herausgerechnet werden. Hier bleibt also die volle Bemessungsgrundlage bestehen.
