Bewirtungskosten erfreuen sich großer Beliebtheit bei Betriebs- und Lohnsteuer-Außenprüfungen. Da es viele unterschiedliche Optionen geben kann, möchten wir zum Jahresende versuchen, Ihnen einen Überblick zu verschaffen.
Damit können Sie evtl. entstandene steuerpflichtige Sachbezüge noch der Versteuerung für das laufende Jahr unterwerfen.
Verpflegung während einer Auswärtstätigkeit
Ist ein Arbeitnehmer länger als 8 Stunden an einem Tag betrieblich bedingt von zu Hause abwesend, kann er Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand von maximal 12 EUR pro Tag geltend machen.
Übernachtet der Arbeitnehmer außerhalb, so ist für den jeweiligen An- und Abreisetag unabhängig von der jeweiligen Abwesenheit von zu Hause der Ersatz der 12 EUR-Pauschale denkbar. Ist ein Arbeitnehmer länger als 24 Stunden betrieblich bedingt von zu Hause abwesend, ist eine Erstattung von maximal 24 EUR pro Tag steuer- und sozialversicherungsfrei denkbar.
Erhält ein Mitarbeiter im Zuge einer betrieblichen Abwesenheit eine Mahlzeit gestellt, ist die Verpflegungspauschale um den jeweiligen Sachbezugswert des Frühstücks (4,80 EUR) oder des Mittag-/Abendessens (9,60 EUR) zu kürzen.
Hat der Mitarbeiter keinen Anspruch auf eine Verpflegungspauschale aufgrund einer kürzeren Abwesenheit, entsteht für die Gewährung der Mahlzeit ein geldwerter Vorteil, der der Versteuerung zu unterwerfen ist.
Praxistipps:
Mahlzeiten sind maximal bis zu einem Bruttowert von 60 EUR als betrieblich veranlasst zu betrachten. Übersteigt der Wert der einzelnen Mahlzeit den Betrag von 60 EUR, ist grundsätzlich eine individuelle Versteuerung nötig.
Arbeitgeber müssen weiterhin den Großbuchstaben M in der elektronischen LSt-Bescheinigung des Mitarbeiters eintragen.
Gewährung von Mahlzeiten außerhalb von Auswärtstätigkeiten
Erhalten Mitarbeiter arbeitstägliche Mahlzeiten, z. B. in einer Kantine oder über einen Zuschuss für externe Lokale (insbesondere über Essensmarken), kann der geldwerte Vorteil unter bestimmten Voraussetzungen mit dem Sachbezugswert (Mittagessen derzeit 3,10 EUR) Berücksichtigung finden. Leistet der Mitarbeiter eine Zuzahlung, die oberhalb dieses Sachbezugs liegt, entfällt ein geldwerter Vorteil.
Vorsicht: Die Sachbezugsfreigrenze von monatlich 44 EUR kann hier nicht zur Erreichung einer Steuerfreiheit genutzt werden. Manchmal gewähren Unternehmen ihren Mitarbeitern einzelne Arbeitsessen als besondere Belohnung oder Dankeschön: Hier ermittelt sich der geldwerte Vorteil aus dem auf den Arbeitnehmer entfallenden Rechnungsbetrag und die 44-EUR-Freigrenze kann bei Bedarf Anwendung finden.
Bewirtungskosten für Arbeitgeber mit ihren Mitarbeitern
Geht ein Arbeitgeber mit seinem Mitarbeiter alleine essen, sind ebenfalls die Überlegungen der Verpflegungspauschalen anzuwenden. Dies bedeutet: Sind die beiden zusammen auf Auswärtstätigkeit und länger als 8 Stunden abwesend, so entsteht für beide jeweils der Anspruch auf die Verpflegungsmehraufwendung von 12 EUR.
Zahlt jeder selbst, erhält jeder seitens des Unternehmens die Verpflegungspauschale erstattet.
Lädt der Arbeitgeber seinen Mitarbeiter zum Mittagessen ein, wird beim Mitarbeiter der Pauschbetrag um 9,60 EUR (40 % von 24 EUR) auf 2,40 EUR gekürzt. Beim Arbeitgeber selbst entstehen Betriebsausgaben für die Verpflegung des Mitarbeiters sowie von 12 EUR für seine Verpflegungspauschale. Mit dem Ansatz der Verpflegungspauschale sind seine tatsächlichen Aufwendungen abgegolten.
Sind die beiden aber weniger als 8 Stunden abwesend und geht der Arbeitgeber mit seinem Mitarbeiter essen, ist bei echter betrieblicher Abwesenheit beim Mitarbeiter mindestens der geldwerte Vorteil zu versteuern. Der Arbeitgeber erhält keine Erstattung, kann aber die Rechnung als Betriebsausgabe für den Mitarbeiter einreichen.
Werden beide auf Firmenkosten verköstigt, so sind diese Mahlzeiten i. d. R. individuell nach § 37 b EStG mit 30 % zu versteuern.
Gemeinsame Bewirtungskosten für Mitarbeiter und Kunden
Werden im Rahmen einer Bewirtung sowohl Kunden als auch Arbeitnehmer bewirtet, liegt meist eine geschäftlich veranlasste Bewirtung vor.
– Der Arbeitgeber kann für die geschäftlich veranlasste Bewirtung 70 % der gesamten Aufwendungen als gewinnmindernde Betriebsausgaben geltend machen.
– Beim teilnehmenden Mitarbeiter entsteht kein Arbeitslohn, unabhängig davon, ob die Bewirtung im Rahmen einer Auswärtstätigkeit erfolgt oder vor Ort.
– Der Arbeitgeber muss beim Arbeitnehmer einen etwaigen Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen kürzen.
Praxistipp: Lädt der Kunde den Mitarbeiter zum Essen ein, ist ein eventueller Pauschbetrag nicht zu kürzen, weil keine arbeitgeberseitige Mahlzeitengestellung erfolgt.
Kostenlose Verpflegung bei internen Seminaren
Während einer innerbetrieblichen Schulung erhalten die Teilnehmer in den Kaffeepausen am Vormittag und am Nachmittag in der Regel Butterbrezeln oder ein Stück Kuchen. Diese Kaffeepausenverpflegung ist als Aufmerksamkeit generell ohne lohnsteuerliche Folgen. Mittags gibt es aber dann doch meist ein warmes Mittagessen und hier stellt sich die Frage nach dem Umgang mit einem eventuell entstehenden geldwerten Vorteil.
Die Frage, wie die Schulungs-/Seminarverpflegung für Arbeitnehmer zu behandeln ist, die am Standort ihre erste Tätigkeitsstätte haben, ist nicht final beantwortet. Es sind folgende Lösungen denkbar:
Die Mahlzeitengestellung im Rahmen von Seminaren führt nicht zu Arbeitslohn, wenn das eigenbetriebliche Interesse des Arbeitgebers an der günstigen Gestaltung des Arbeitsablaufs den Vorteil der Arbeitnehmer bei weitem überwiegt.
Dies ist i. d. R. der Fall, wenn
– der Wert der Mahlzeit 60 EUR inklusive MwSt. nicht übersteigt und
– das Interesse des Arbeitgebers der zeitlichen Effizienz gilt, d. h. die Arbeitnehmer essen zum Beispiel eine Pizza vor Ort, um den Arbeitsablauf nicht durch eine längere Pause zu unterbrechen.
Tipp: Im Regelfall akzeptiert das Finanzamt bei belegten Brötchen das überwiegende betriebliche Interesse, weil Brötchen einen Arbeitsablauf ohne längere Pausenzeiten zulassen. Sie erkennt das betriebliche Interesse aber meist nicht bei warmen Mahlzeiten an, weil hier längere Pausenzeiten anfallen. Die erwähnte Pizza ist in der Tat häufig die Grenze, da diese ja ohne größere „Anstrengungen“ auch in kurzer Zeit verzehrt werden kann und wie ein belegtes Brötchen oftmals auch „nebenbei“.
Bewertung mit dem Sachbezugswert
Liegt das betriebliche Interesse nicht vor oder ist der Mitarbeiter von außerhalb angereist, kann die gewährte Mahlzeit mit dem Sachbezugswert von derzeit 3,10 EUR bewertet und als arbeitstägliche Mahlzeit mit 25 % pauschal versteuert werden; dies ist nur möglich, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmern auch außerhalb der Veranstaltung Mahlzeiten zur Verfügung stellt, z. B. Kantinenessen. Kurz zur Erinnerung: Mahlzeiten aus einmaligem Anlass dürfen nicht mit dem Sachbezugswert bewertet werden.
Praxistipp: Die Versteuerung kann für Arbeitnehmer unterbleiben, die mehr als 8 Stunden auswärts tätig sind und deshalb eine steuerfreie Verpflegungspauschale beanspruchen könnten und nicht erhalten. Wird diese jedoch gewährt, ist die steuerfreie Pauschale um 9,60 EUR (40 % von 24 EUR) für die gewährte Mittagsmahlzeit zu kürzen.
