Stellt der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer eine BahnCard und darf der Arbeitnehmer diese dienstlich und privat nutzen, hängt es von der Amortisations-Prognose ab, ob und wann dies lohnsteuerfrei möglich ist. Nutzt der Arbeitnehmer seine private Monatskarte auch für dienstliche Fahrten, kann ihm der Arbeitgeber seine Ausgaben auch steuerfrei erstatten. Das hängt von den jeweiligen Gestaltungen ab.
BahnCard-Modelle der Deutsche Bahn AG
Die Deutsche Bahn AG bietet BahnCards an, mit denen die Inhaber während der Gültigkeitsdauer von 12 Monaten ermäßigte Fahrausweise erwerben können. BahnCards gibt es in den Varianten BahnCard 25 und 50 sowie BahnCard Business 25 und 50. D. h. die Ermäßigung auf den regulären Ticketpreis beträgt entweder 25 oder 50 Prozent. Ein weiteres Angebot ist die BahnCard 100 (1. oder 2. Klasse). Inhaber dieser BahnCard können ein Jahr lang unbegrenzt ohne weitere Zahlung ticketlos reisen (Flatrate-Tarif).
Die BahnCards sind auf den konkreten Nutzer personalisiert, der grundsätzlich auch der Vertragspartner der Deutsche Bahn AG wird. Anders ist es bei der vom Arbeitgeber bestellten BahnCard Business. Hier wird der Arbeitgeber Vertragspartner.
Beschaffung und Überlassung durch Arbeitgeber
Zu der Frage, wie die Anschaffung und Überlassung einer BahnCard Business durch den Arbeitgeber lohnsteuerlich zu beurteilen ist, haben sich die obersten Finanzbehörden des Bundes und der Länder abgestimmt:
Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine BahnCard Business, liegt dies im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse, wenn die Kosten für diese nicht höher sind als die Ermäßigungen, die durch die Nutzung der BahnCard Business bei Dienstreisen erzielt werden. Die Überlassung im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse führt nicht zu Arbeitslohn. Der Arbeitnehmer kann die BahnCard Business ohne lohnsteuerliche Folgen privat nutzen (z. B. am Wochenende).
Bei der Frage, ob die BahnCard im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse ist, hängt es von der Amortisations-Prognose ab, ob der Arbeitnehmer für die private Nutzungsmöglichkeit einen geldwerten Vorteil versteuern muss:
- Prognose einer Vollamortisation
- Prognose einer Teilamortisation
Prognose einer Vollamortisation
Nach der (plausiblen) Prognose des Arbeitgebers zum Zeitpunkt des Kaufs der BahnCard Business erreichen oder übersteigen die ersparten Kosten für Einzelfahrkarten für Dienstreisen während der 12-monatigen Gültigkeitsdauer den Preis der BahnCard (prognostizierte Vollamortisation). Dann ist die BahnCard Business im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse. Für die private Nutzungsmöglichkeit ist kein geldwerter Vorteil zu versteuern.
PRAXISHINWEIS: Schaffen Arbeitgeber eine BahnCard an, müssen sie prognostizieren und dokumentieren (Belege zum Lohnkonto), welche Auswärtstätigkeiten der Arbeitnehmer in dem Jahr voraussichtlich unternimmt.
Beispiel
Ein Unternehmen kauft für seinen Mitarbeiter am 02.01.2018 eine BahnCard Business 50 für die 2. Klasse für 320 Euro. Der Mitarbeiter zeigt auf, dass er zu diesem Zeitpunkt nachvollziehbar im laufenden Jahr Dienstreisen zu Ticketpreisen (nicht ermäßigt) von insgesamt 700 Euro durchführen wird.
Die prognostizierte Ersparnis von 350 Euro (700 Euro x 50 %) übersteigt den Kaufpreis von 320 Euro. Die Überlassung ist lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei.
Wichtig: Das gilt auch, wenn aus unvorhersehbaren Gründen keine Vollamortisation erreicht wird. Auch in dem Fall ist die Überlassung der BahnCard lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Unvorhersehbar ist z. B. eine längerfristige Krankheit, ein Wechsel des Arbeitnehmers in ein anderes Tätigkeitsgebiet oder eine unerwartet geänderte Auftragslage.
Prognose einer Teilamortisation
Es gibt Fälle, in denen nach einer plausiblen Prognose des Arbeitgebers bzw. des Arbeitnehmers die ersparten Fahrtkosten die Kosten der BahnCard Business voraussichtlich nicht vollständig erreichen.
Dann ist – trotz Teilersparnis – zunächst der volle Wert der BahnCard als Arbeitslohn zu erfassen. Die dienstliche Fahrtkostenersparnis kann anschließend
- monatsweise oder
- am Ende des Gültigkeitszeitraums als Korrekturbetrag den Arbeitslohn mindern.
Die Höhe des Korrekturbetrags kann auf zwei Arten ermittelt werden:
- Ersparte Reisekosten für Einzelfahrscheine bei dienstlichen Fahrten: Zugrunde gelegt werden können die ersparten Reisekosten für Einzelfahrscheine, die im Rahmen der Auswärtstätigkeit ohne Nutzung der BahnCard während der Gültigkeitsdauer angefallen wären. Begrenzt ist der Betrag auf die Höhe der tatsächlichen Kosten der BahnCard Business.
- Quotale Aufteilung: Die Kosten können quotal aufgeteilt werden im Verhältnis der Nutzung zu dienstlichen Zwecken zur Gesamtnutzung.
Beispiel
Ein Mitarbeiter erhält am 01.04.2018 von seinem Arbeitgeber eine BahnCard Business 50 im Wert von 320 Euro. Nach der plausiblen Prognose zu diesem Zeitpunkt werden die Ersparnisse aus Dienstreisen in den folgenden zwölf Monaten mit 200 Euro geschätzt. Ende März 2019 steht fest, dass nur Dienstreisen im Wert von 300 Euro (Summe der regulären Einzelfahrscheine lt. Reisekostenabrechnungen) durchgeführt wurden, so dass die dienstlich „gefahrene“ Ersparnis nur 150 Euro beträgt.
Folge: Die BahnCard führt im April 2018 zu lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtigem Arbeitslohn in Höhe von 320 Euro. Der Arbeitslohn für März 2019 ist um 150 Euro zu mindern, weil hier feststeht, dass die dienstliche Ersparnis 150 Euro betragen hat.
Fährt der Arbeitnehmer dienstlich ungeplant mehr, kann der Arbeitgeber nach Ende des Nutzungszeitraums den Arbeitslohn dieses Monats um die tatsächlich gefahrene Ersparnis mindern.
Private BahnCard und Erstattung durch Arbeitgeber
Erwirbt ein Arbeitnehmer privat eine BahnCard und setzt diese auch für Dienstreisen ein, profitiert der Arbeitgeber von der Fahrpreisermäßigung. Damit stellt sich die Frage, ob der Arbeitgeber einen Teil der BahnCard-Kosten übernehmen kann oder ob auch die Erstattung eines fiktiven Fahrpreises ohne Preisnachlass steuerlich zulässig ist.
Erstattung für dienstliche Fahrten
Erstattet ein Arbeitgeber die Kosten einer privaten BahnCard, soweit diese dienstlich genutzt wird, ist diese Vergütung steuerfrei (§ 3 Nr. 16 EStG).
Beispiel
Ein Mitarbeiter hat am 02.01.2018 eine BahnCard 50 für 127 Euro erworben und nutzt diese auch für dienstliche Fahrten. Am Ende des Gültigkeitszeitraums steht fest, dass die BahnCard zu 30 Prozent für dienstliche Fahrten eingesetzt worden ist.
Der Arbeitgeber kann seinen Mitarbeiter – nach Vorlage der Tickets und der Berechnung – Ende 2018 einen Betrag von 38,10 Euro (127 Euro x 30 %) steuerfrei und sozialversicherungsfrei erstatten.
Keine Erstattung eines fiktiven Fahrpreises
Legt der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber ein – durch die private BahnCard vergünstigtes Ticket für eine dienstliche Fahrt vor, kann der Arbeitgeber auch nur diesen tatsächlichen Ticketpreis steuerfrei erstatten. Eine Hochrechnung auf einen fiktiven unrabattierten Preis wird steuerlich nicht anerkannt.
Erstattung von Monatskarten des ÖPNV
In der Praxis gibt es auch Fälle, in denen sich Arbeitnehmer jeden Monat eine Karte für den öffentlichen Nahverkehr kaufen und diese Karte auch für Auswärtstätigkeiten nutzen.
Vollständige oder teilweise steuerfreie Erstattung
Hier kann der Arbeitgeber die Ausgaben teilweise oder sogar komplett steuerfrei erstatten. Der Betrag, in welchem Umfang der Arbeitgeber die Kosten für die Monatskarte nach § 3 Nr. 13 oder § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei erstatten kann, lässt sich wieder auf zwei Arten ermitteln:
1. Ersparte Reisekosten: Es wird die Kostenersparnis ermittelt, die die Monatsfahrkarte im Vergleich zu den Einzelfahrscheinen für die beruflichen Auswärtstätigkeiten gebracht hätte. Diese Ersparnis darf der Arbeitgeber bis zur Höhe der Kosten für die Monatskarte erstatten.
2. Quotale Aufteilung: Die steuerfreie Erstattung in Höhe des beruflichen Anteils wird quotal im Verhältnis zur Gesamtnutzung ermittelt.
PRAXISHINWEIS: Die quotale Aufteilung ist durchgehend ungünstiger. Es empfiehlt sich daher für die Ermittlung des steuerfreien Anteils der Arbeitgebererstattung, sich die tatsächlichen Kosten der dienstlichen Fahrten nachweisen zu lassen. Dies insbesondere, weil auch bei der quotalen Aufteilung die Summe der dienstlichen Fahrtkosten (als Rechengröße) vorliegen muss. Die Nachweise der Kosten für dienstliche Fahrten sind zum Lohnkonto aufzubewahren. Für die steuerfrei erstatteten Fahrtkosten besteht keine Ausweispflicht auf der Lohnsteuerbescheinigung.
Erstattung von Monatskarten für Fahrten Wohnung – Tätigkeitsstätte
Der beschriebene Fall der Erstattung von Monatskarten ist abzugrenzen von den – in der Praxis häufig vorkommenden – Fällen, in denen die Monatskarten insbesondere für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte eingesetzt werden. Vergütet der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer diese Karten ganz oder teilweise, kann er diese Zuschüsse mit 15 Prozent pauschal versteuern. Voraussetzung hierfür ist, dass er diese Zuschüsse zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbringt.
Vorsteuerabzug aus der BahnCard Business
Kauft ein vorsteuerabzugsberechtigter Arbeitgeber eine BahnCard Business für einen Arbeitnehmer, gilt hinsichtlich des Vorsteuerabzugs Folgendes:
• Sofern die geplante dienstliche Nutzung der BahnCard Business mindestens zehn Prozent beträgt, kann der Arbeitgeber grundsätzlich einen Vorsteueranspruch geltend machen, und zwar anteilig nach der beabsichtigten dienstlichen Verwendung .
• Stellt sich am Ende des Nutzungszeitraums ein tatsächlich anderes Nutzungsverhältnis heraus, ist der Vorsteuerabzug in diesem Monat entsprechend zu korrigieren.
