Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für die Mahlzeit eines Arbeitnehmers während einer Auswärtstätigkeit (z. B. einer Fortbildung), liegt beim Arbeitnehmer ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil vor. Gleiches gilt, wenn dem Arbeitnehmer im Rahmen einer beruflich veranlassten doppelten Haushaltsführung vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt wird.
Maßgebend für die Bewertung der Mahlzeit sind die jeweils geltenden amtlichen Sachbezugswerte (§ 8 Abs. 2 S. 8 i. V. m. S. 6 EStG). Der Wert nach der Sachbezugsverordnung beträgt im Jahr 2025 für
- ein Frühstück 2,30 Euro,
- ein Mittagessen 4,40 Euro und
- für ein Abendessen 4,40 Euro.
Leistet der Arbeitnehmer eine Zuzahlung für die gestellte Mahlzeit, mindert diese den geldwerten Vorteil (maximal auf null Euro).
Vorsicht: Bei der Prüfung der 60-Euro-Grenze sind die Zuzahlungen des Arbeitnehmers jedoch nicht gegenzurechnen (BMF-Schreiben vom 25.11.2020,
Die Erfassung der Mahlzeit als Arbeitslohn ist allerdings vermeidbar, wenn beim Arbeitnehmer für ihm entstehende Mehraufwendungen für Verpflegung parallel ein Werbungskostenabzug nach § 9 Abs. 4a S. 1 bis 7 EStG in Betracht käme („Verpflegungsmehraufwand“), also bei
- eintägigen Auswärtstätigkeiten ohne Übernachtung: Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, die länger als acht Stunden andauern,
- An- und Abreisetage bei mehrtägiger Auswärtstätigkeit mit Übernachtung,
- Zwischentage einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit mit Übernachtung, also Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte von 24 Stunden
Im Gegenzug für die entfallende Besteuerung des Sachbezugswerts wird die Verpflegungspauschale des Arbeitnehmers gekürzt. Maßgebend für die Kürzung ist hier nicht der amtliche Sachbezugswert sondern die Kürzung bei einem dem Arbeitnehmer anlässlich oder während einer Auswärtstätigkeit zur Verfügung gestellten Mittag- und Abendessen um 40 Prozent bzw. bei einem Frühstück um 20 Prozent der jeweiligen Verpflegungspauschale für einen vollen Kalendertag beträgt. Maximal wird die Verpflegungspauschale jedoch auf null Euro gekürzt. Die Kürzung der Verpflegungspauschale beträgt daher 11,20 Euro (28 Euro x 40 Prozent) für Mittag- und Abendessen in Deutschland für 2025.
Ohne Sonderregelung müssen Mahlzeiten in der Lohnabrechnung als steuer- und beitragspflichtiges Arbeitsentgelt berücksichtigt werden. Die Besteuerung erfolgt dann mit den individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmalen des Arbeitnehmers und auch Sozialabgaben fallen an.
Eine Ausnahme bildet hier lediglich die Pauschalierung anstelle der individuellen Versteuerung und Verbeitragung mit 25 Prozent zzgl. Soli und gegebenenfalls Kirchensteuer. Der Vorteil: Die Besteuerung vereinfacht sich, und die Sozialabgaben entfallen (§ 1 Abs. 1 Nr. 3 SvEV).
In der Praxis wird die Pauschalierung insbesondere in zwei Fällen genutzt:
Fall 1: Pauschalierung von Mahlzeiten Abwesenheit von weniger als 8 Stunden: Die Pauschalierung kommt in Frage, wenn der Arbeitnehmer während einer auswärtigen Tätigkeit eine Mahlzeit eingenommen hat, aber infolge einer zu geringen Abwesenheit keine Verpflegungspauschale geltend machen kann.
Fall 2: Pauschalierung von Mahlzeiten nach der Dreimonatsfrist
Arbeitnehmer können im Rahmen einer Auswärtstätigkeit eine Pauschale für Verpflegungsmehraufwand als Werbungskosten geltend machen. Der Einzelnachweis höherer tatsächlicher Kosten ist nicht möglich. Für Inlandsreisen beträgt die abzugsfähige Pauschale (§ 9 Abs. 4a EStG)
1. 14 Euro für jeden Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer ohne Übernachtung außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte mehr als acht Stunden abwesend ist;
2. 28 Euro für jeden Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer 24 Stunden von seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist, und
3. jeweils 14 Euro für jeden An- und Abreisetag, wenn der Arbeitnehmer an diesem, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb seiner Wohnung übernachtet (Abwesenheitszeiten sind unerheblich).
Für Auslandsreisen sind die vom BMF veröffentlichten länderweise unterschiedlichen Pauschbeträge anzusetzen. Die seit 01.01.2025 geltenden Pauschalen können dem BMF-Schreiben vom 02.12.2025 oder unserem Vademecum entnommen werden.
Der Abzug der Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand ist bei einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte auf die ersten drei Monate beschränkt (§ 9 Abs. 4a S. 6 EStG). Diese Frist beginnt jedoch nur dann zu laufen, wenn der Tätigkeitsort innerhalb einer Woche an mindestens drei Tagen aufgesucht wird.
Eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte führt nach § 9 Abs. 4a S. 7 EStG zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist, wenn die Unterbrechung mindestens vier Wochen dauert. Der Grund der Unterbrechung ist unerheblich und kann z. B. auf Urlaub, Krankheit oder einer Fortbildung beruhen. Die Praxis zeigt, dass die Pauschalen oft nicht ausreichen. § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 4 EStG lässt die Gewährung des doppelten Ansatzes der Verpflegungspauschalen zu mit einer pauschale Versteuerung zu Lasten des Arbeitgebers mit 25 Prozent (zzgl. Soli und ggf. KiSt)
