Immer wieder und immer öfter kommt es zu Fragen im Bereich der Auslandsaufenthalte von Mitarbeitern. Oftmals werden Personalabteilungen hier erst involviert, wenn die Reisekostenabrechnung eingereicht wird, oder wenn vor Ort etwas nicht funktioniert, das mit rechtlichen Themenstellungen zu tun hat, also z.B. die Beantragung von Visa oder Auslandskrankenversicherungen.
Dabei ist die landläufige Meinung häufig, dass diese Themen erst ab einer längeren Zeitdauer des Aufenthaltes im Ausland nötig sind. Bei Dienstreisen gäbe es kaum Handlungsbedarf?
Das entspricht leider absolut nicht der Realität, bereits ab einem Aufenthalt von einigen Tagen muss eine Meldung an die Krankenversicherung bzgl. eines Auslandsaufenthaltes erfolgen und ein Visum für einen Arbeitsbesuch in einem anderen Land muss häufig daher auch ein Arbeitsvisum sein. Ein Urlaubsvisum reicht hier nicht aus.
Diese Dinge sind im Nachhinein deutlich schwerer zu klären. Daher sollten Sie sich als Personalabteilung hier einbringen und Ihre Mitarbeiter unterstützen. Machen Sie aus der Not eine Tugend und erstellen Sie Checklisten für Ihre Mitarbeiter, die umgesetzt werden müssen und bieten Sie an, bestimmte Aufgaben zu übernehmen und den Mitarbeiter damit Entlastung zu bieten (Ansatz siehe Anlage).
Regeln Sie die Notwendigkeit der Abstimmung am besten in der Reisekostenrichtlinie.
