Die Anforderung von Mitarbeitern, auch vom Urlaubsort oder von der Familie in anderen Ländern aus ihre Arbeit zu verrichten, wird immer umfangreicher. Wir hatten die Risiken aufgezeigt, und möchten nun Lösungsansätze schaffen, z.B. durch die Einführung einer Workation-Policy. Welches Anforderungen hier für ein Unternehmen am besten passen, hängt von der Fallzahl der Workation-Anträge und insbesondere den benötigten Ländern ab.
Das Arbeiten außerhalb der Räumlichkeiten des Arbeitgebers, Workation oder remotes Arbeiten, ist heute unabdingbar. Wichtig ist es, hierfür standardisierte Prozess festzulegen, um zum einen den administrativen Aufwand der Personalabteilungen im Unternehmen so gering wie möglich zu halten und zum anderen die Unternehmensrisiken auf ein Minimum zu reduzieren.
Wichtigste Rahmenbedingungen für remote Arbeiten sind die Festlegung der Mitarbeiter, die dies in Anspruch nehmen können, und für wie lange und in welchen Ländern. Insbesondere die räumliche Abgrenzung erfolgt in der Regel auf Europa bzw. den EWR und die Schweiz. Immer häufiger kommen aber die Fragen nach den Einsatzoptionen in Drittstaaten, die gerne bereist werden.
Insbesondere die Drittlänger müssen bzgl. der Wirkungen in den Bereichen Steuern, Sozialversicherung, Arbeitsrecht und Immigration pro Land genau geprüft werden.
Steht die Workation Policy, sollte das Unternehmen diese bekannt machen und im Intranet veröffentlichen. Dabei sollte es kommunizieren, dass jeder Mitarbeiter, der Workation in Anspruch nehmen möchte, vorab einen Antrags- und Genehmigungsprozess durchlaufen muss. Nur so kann sichergestellt werden, dass das Unternehmen von der Workation eines Mitarbeiters erfährt und notwendige Schritte, wie die Beantragung einer A1-Bescheinigung für sozialversicherungsrechtliche Zwecke vorgenommen werden kann.
Dabei sollte das Antragsformular möglichst klar formulierte Fragen aufgreifen, die der Mitarbeiter einfach beantworten kann, z. B. „ich bestätige, dass ich eine EU-Staatsangehörigkeit besitze“, „ich bestätige, dass sich mein Lebensmittelpunkt in Deutschland befindet…“.
Individuelle Aspekte, die dem Unternehmen von großer Bedeutung sind, können ebenfalls im Antragsformular thematisiert werden; der Mitarbeiter sollte diese bestätigen, z. B. „ich bestätige, dass ich die Datenschutzrichtlinie auch während meiner Workation beachten werde“, „ich bestätige, dass ich auch während meiner Workation die Arbeitszeitregeln einhalten werde“….
In vielen Unternehmen finden sich teils einfache Antragsformulare in pdf-Form. Die muss die Personalabteilung noch individuell auswerten, um über die Genehmigung oder Ablehnung des Antrags zu entscheiden. Rechnet ein Unternehmen mit einer überschaubaren Anzahl von Workation-Anträgen, ist dies sicherlich ein gangbarer Weg, um mit der Einführung von Workation zu starten. Es ist allerdings zu erwarten, dass nach der Einführung einer Workation-Policy die Anzahl von Workation-Anträgen stetig steigen wird. Die Personalabteilungen werden daher nach alternativen Lösungen suchen müssen, um die Vielzahl der Anträge bearbeiten zu können.
Mit einer „EDV-Hilfe“ wird dem Administrator die Auswertung erleichtert. Dies kann beispielsweise in der Form erfolgen, dass das Antragsformular dergestalt aufgebaut ist, dass einer Workation nichts im Wege steht, wenn alle Fragen mit „ja“ beantwortet werden.
Wichtig | In der Praxis finden sich Excel-basierte Lösungen, die Compliance-Risiken bereits über eine hinterlegte Logik und Verformelung auswerten bis hin zu vollautomatisierten Lösungen in Form von Workation-Apps. Ob einfache Antragsformulare, ein Excel-basiertes Tool oder vollautomatisierte Assessments über eine App ‒ eines sollten alle drei Antragsformen gemeinsam haben: Die individuellen Rahmenbedingungen des Unternehmens sollten sich im Antragsformular wiederfinden.
Es ist sinnvoll, den Vorgesetzten in den Genehmigungsprozess einzuschalten. Denn selbst wenn einer Workation aus Compliance-Sicht nichts entgegensteht, kann die Durchführung eines bestimmten Projekts die physische Anwesenheit des Mitarbeiters in Deutschland erfordern und damit eine Workation ausschließen.
