Wie berichtet hat bereits im September 2022 das Bundesarbeitsgericht (BAG) entschieden, dass Arbeitgeber ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einführen müssen. Was wie ebenfalls berichtet im Arbeitszeitgesetz noch fehlt, ist eine finale Festlegung, wie die Arbeitszeiten erfasst werden sollen.
Vor den Urteilen von EuGH und BAG mussten gemäß ArbZG nur Überstunden und Sonntagsarbeit dokumentiert werden. Mittlerweile müssen jedoch die kompletten Arbeitszeiten täglich erfasst werden. Allerdings werden Verstöße gegen diese Aufzeichnungspflicht noch nicht bestraft. Das neue Arbeitszeitgesetz im Entwurfstatus sieht aber einen sehr klaren Rahmen vor: Das BMAS hat auf seiner Seite die wichtigsten Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung zusammengestellt.
Es soll eine Übergangsregelung geben, die abhängig von der Unternehmensgröße das Einführen eines Systems für die elektronische Arbeitszeiterfassung regelt. Ein kompletter Ausschluss von der elektronischen Aufzeichnung der Arbeitszeit ist für Betriebe mit einer Beschäftigtenzahl von maximal zehn Mitarbeitern vorgesehen. Dies gilt auch für Hausangestellte in Privathaushalten und für Arbeitgeber ohne inländische Betriebsstätte, die ihre Beschäftigten nach Deutschland entsenden.
Weiterhin gilt: Arbeitgeber können auch noch ein Jahr nach Inkrafttreten des Änderungsgesetzes handschriftliche Aufzeichnungen der Arbeitszeit ihrer Beschäftigten nachtragen und nutzen. Für Unternehmen mit weniger als 250 Personen verlängert sich die Frist auf zwei Jahre. Kleinere Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten haben hierfür fünf Jahre lang Zeit. Die Staffelung orientiert sich an der Definition der EU-Kommission für kleine und mittlere Unternehmen.
Der Arbeitgeber wird gem. § 16 Abs. 2 Satz 1 ArbZG-E verpflichtet, den Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit der Beschäftigten elektronisch aufzuzeichnen. So soll sichergestellt werden, dass die wöchentliche Höchstarbeitszeit und auch die täglichen sowie wöchentlichen Mindestruhezeiten eingehalten werden.
Die Arbeitszeiten müssen jeweils am Tag der Arbeitsleistung erfasst werden.
Noch gibt das Arbeitsschutzgesetz nicht genau vor, wie die Arbeitszeiten konkret erfasst werden sollen. Daher gilt nach wie vor: Wer kein elektronisches System zur Zeiterfassung besitzt, kann z. B. noch auf Excel-Tabellen oder sogar Papierlisten ausweichen. Möglich sind aber auch elektronische Anwendungen wie z. B. Apps. Falls elektronische Schichtpläne den Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit enthalten, können auch diese genutzt werden.
Im Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) vom April 2023 („Gesetz zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes und anderer Vorschriften“) steht aber, dass sich das elektronische Erfassen der Arbeitszeiten anbietet. Denn: Dadurch wird z. B. die Kontrolle der aufgezeichneten Arbeitszeit erleichtert – etwa durch bessere Lesbarkeit und IT-gestützte Auswertung der Unterlagen. Dies erhöht laut BMAS außerdem die Chance einer korrekten Erfassung.
Aktuell gibt es aber noch keine konkreten Vorgaben zur Dokumentation von Arbeitszeiten: nach dem Bundesministerium ist die elektronische Erfassung kein Muss, wird aber empfohlen.
Wichtig: Auch in einer händisch ausgefüllten Liste müssen die Zeiten zum Arbeitsbeginn, den Ruhepausen und dem Arbeitsende von den Beschäftigten lückenlos eingetragen werden.
Die Zeiten können durch die Beschäftigten selbst oder über Dritte eingetragen werden – so z. B. auch von Vorgesetzten. Über die dokumentierte Arbeitszeit muss der Arbeitgeber seine Beschäftigten jedoch auf Verlangen informieren können.
Nach dem Referentenentwurf sollen die Tarifpartner Ausnahmen vereinbaren können. Zum Beispiel kann geregelt werden, dass die Aufzeichnung immer händisch in Papierform vorgenommen werden soll. Außerdem kann vereinbart werden, dass die Aufzeichnung auch an einem anderen Tag erfolgen können – spätestens aber bis zum Ablauf des siebten, auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages.
Unabhängig von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung können Unternehmen auch weiterhin flexible Arbeitszeitmodelle wie die Vertrauensarbeitszeit anbieten. Hierbei verzichten Arbeitgeber darauf, den Beginn und das Ende der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit festzulegen. Es soll sichergestellt werden, dass die Beschäftigten ihre Arbeitszeit ordnungsgemäß erfassen, um auch bei der Vertrauensarbeitszeit Verstöße gegen Ruhezeiten oder Arbeitsdauer (also arbeitsschutzrechtliche Regelungen) zu vermeiden bzw. diese kontrollierbar zu machen.
