Wie bereits mitgeteilt, soll die „Richtlinie (EU) 2019/1152 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 20. Juni 2019 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der Europäischen Union“ („Arbeitsbedingungenrichtlinie“) eine transparente und vorhersehbare Beschäftigung fördern und führt dazu umfassende Unterrichtungspflichten des Arbeitgebers ein.
Am 23. Juni 2022 hat der Bundestag den Gesetzesentwurf zur Umsetzung der Richtlinie gebilligt. Der Bundesrat hat bereits zugestimmt. Das Gesetz ist daher zum 1. August 2022 in Kraft getreten. Es bringt einen gewissen Aufwand für Arbeitgeber mit sich.
Die Arbeitsbedingungenrichtlinie normiert insbesondere deutlich weitergehende Pflichten des Arbeitgebers als bisher und führt zu umfassenden Änderungen im Nachweisgesetz (NachwG). Das NachwG, das bislang eher ein Schattendasein in der arbeitsrechtlichen Praxis geführt hat, wird künftig an Bedeutung gewinnen. Mit dem Gesetz sollen Verstöße gegen Unterrichtungspflichten mit Bußgeldern von bis zu EUR 2.000 geahndet werden.
Potenziell sind alle Arbeitsverhältnisse betroffen. Initiativ müssen Arbeitgeber aber nur bei Neuverträgen tätig werden, also bei Arbeitsverhältnissen, die ab dem 1. August 2022 beginnen. Hier treffen den Arbeitgeber die weitergehenden Unterrichtungspflichten komplett. Praxistipp: Da auf den Bestand des Arbeitsverhältnisses (und nicht auf den Vertragsabschluss) abgestellt wird, gilt dies auch für Arbeitsverträge, die bereits vereinbart wurden, aber erst am oder nach dem 1. August 2022 beginnen.
Arbeitnehmer, die bereits vor dem 1.8.2022 tätig waren, müssen nicht ohne weiteres, sondern nur auf Verlangen der Arbeitnehmer unterrichtet werden. Nur wenn diese eine Niederschrift ihrer wesentlichen Vertragsbedingungen verlangen, müssen Arbeitgeber tätig werden und die Arbeitnehmer zusätzlich zu dem bestehenden Arbeitsvertrag über die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich unterrichten, sofern nicht bereits ein schriftlicher Arbeitsvertrag diese Informationen enthält. Auf Grund der deutlich erweiterten Informationspflicht wird es bei einem solchem Verlangen der Arbeitnehmer fast immer eine schriftliche Auskunft geben müssen.
Welche Auswirkungen hat die geplante Gesetzgebung auf die Wirksamkeit und den Inhalt von Arbeitsverträgen? Verstöße führen nicht zur Unwirksamkeit von Arbeitsverträgen. Auch müssen nicht alle Informationen bereits im Arbeitsvertrag enthalten sein. Es ist auch möglich, Arbeitnehmer in einem separaten Schreiben über die wesentlichen Vertragsbedingungen zu unterrichten. Um bürokratischen Mehraufwand zu vermeiden, dürfte es aber handhabbarer sein, zumindest bei Neuverträgen bereits im Arbeitsvertrag alle erforderlichen Inhalte aufzuführen. Unterrichtungspflichten des Gesetzesentwurfs mit den größten Auswirkungen umfassen etwa
• die Pflicht über das Kündigungsverfahren zu informieren. Neben den bislang üblichen Vertragsinhalten wie der zwingenden Schriftform einer Kündigung und der Kündigungsfrist, muss nun künftig auch über die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage unterrichtet werden. Ein Versäumnis dieser Pflicht soll allerdings nicht dazu führen, dass die dreiwöchige Klagefrist keine Anwendung findet. Das bleibt aber abzuwarten, wie dies die Arbeitsgerichte am Ende entscheiden.
• einen etwaigen Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildungen
• die Zusammensetzung der Vergütung, einschließlich Zusammensetzung und Höhe der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind, und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung
• vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten, bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und Voraussetzungen für Schichtänderungen • die Anordnung und Voraussetzung von Überstunden (sofern vereinbart)
• Name und Anschrift des Versorgungsträgers bei Zusage einer betrieblichen Altersversorgung
Bis zuletzt wurde in der Umsetzung intensiv darüber diskutiert, ob auch Nachweise in elektronischer Form zugelassen werden sollen, wie es die Richtlinie explizit vorsieht. Trotz massiver Kritik ist es im Gesetz bedauerlicherweise bei der strengeren Schriftform geblieben, so dass Arbeitnehmer schriftlich über ihre wesentlichen Arbeitsbedingungen zu unterrichten sind. Das heißt, dass Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine eigenhändig unterzeichnete Urkunde aushändigen müssen, in der alle wesentlichen Arbeitsbedingungen niedergeschrieben sind.
Die Schriftform der Unterrichtungspflicht ist gewahrt,
• wenn der Arbeitsvertrag schriftlich abgeschlossen und dem Arbeitnehmer eine Vertragsurkunde ausgehändigt wird oder
• wenn die wesentlichen Vertragsbedingungen ausgedruckt, vom Arbeitgeber unterzeichnet und dem Arbeitnehmer anschließend ausgehändigt werden. Eine Gegenzeichnung des Arbeitnehmers ist zur Erfüllung der Unterrichtungspflicht nicht erforderlich.
Wann muss unterrichtet werden? Der Gesetzesentwurf sieht eine dreistufige Frist vor – für einige Informationen bereits am ersten Tag der Arbeitsleistung (z.B. Name und Anschrift der Vertragsparteien, Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts), für andere am siebten Kalendertag nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses (z.B. Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses, Arbeitsort und Tätigkeitsbeschreibung) und für weitere spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn (z.B. Urlaubsdauer oder Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung). Um hier nicht den Überblick zu verlieren, bietet es sich an, bereits in den Musterarbeitsverträgen alle notwendigen Informationen abzubilden und Arbeitnehmern vor Vertragsbeginn eine unterzeichnete Vertragsurkunde auszuhändigen. Sofern noch nicht erfolgt, sollten Unternehmen ihre Musterverträge prüfen und Prozessabläufe ausarbeiten.
