Steuerfreie Gutscheine erfreuen sich ja schon lange großer Beliebtheit. Die Anforderungen des BMF betreffend der Zusätzlichkeitserfordernis und der sonstigen Rahmenbedingungen hat hier gewisse Unsicherheiten geweckt.
Sollten steuerfreie Gutscheine nur im Rahmen einer schriftlichen Vereinbarung Ausgabe finden? Müssen steuerfreie Gutscheine als steuerfreier Sachbezug auf der Lohnabrechnung erfasst werden?
Generell ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, eine schriftliche Vereinbarung mit dem Arbeitnehmer über Gutscheine zu treffen. Gutscheine sind immer steuerfrei, wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Von einer zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbrachten Leistung ist auch dann auszugehen, wenn der Arbeitnehmer arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeits- oder dienstrechtlichen Rechtsgrundlage (wie Einzelvertrag, Betriebsvereinbarung, Tarifvertrag, Gesetz) einen Anspruch auf diesen Gutschein hat. Nicht erlaubt wäre die Einräumung eines Wahlrechtes auf einen Gutschein, der abgelehnt werden kann und im Gegenzug dafür dann ein Bruttobezug Auszahlung findet.
Wichtig ist aber: Der Arbeitgeber muss alle Sachbezüge – also auch Gutscheine – im Lohnkonto aufzeichnen. Das gilt auch dann, wenn sie in Anwendung der Freigrenze von monatlich 44 Euro (ab 2022: 50 Euro) steuerfrei bleiben. Zur Erleichterung dieser Aufzeichnungspflicht lässt es das Betriebsstättenfinanzamt auf Antrag zu, dass Sachbezüge, die im Rahmen der 44-Euro-Freigrenze steuerfrei bleiben, nicht im Lohnkonto aufgezeichnet werden müssen, wenn durch betriebliche Regelungen und Überwachungsmaßnahmen gewährleistet ist, dass die Freigrenze eingehalten wird. Diese Sollvorschrift in § 4 Abs. 3 S. 2 LStDV findet in der Praxis häufig unbewusst Anwendung, da zum Beispiel in den Unterlagen des Finanz- und Rechnungswesens Listen betreffend der Ausgabe von Gutscheinen geführt werden.
Dies umfasst aber nur die lohnsteuerliche Betrachtung. Die Sozialversicherung regelt in der Entgeltbescheinigungsverordnung, dass steuerfreie oder pauschal versteuerte Ansätze nur sozialversicherungsfrei bleiben, wenn diese entsprechend nachweisbar steuerfrei im Lohnkonto erfasst wurden. Dies zwingt zumindest in der Aufnahme in den Lohnunterlagen als Nachweis.
Wir empfehlen aus der Praxis heraus die Aufnahme in der Lohnabrechnung: zum einen bleiben die Zahlungen dann besser wahrnehmbar für den Arbeitnehmer, wenn auf der Abrechnung ersichtlich. Zum anderen können dann einfacher Auswertungen über Personalkosten ausgeführt werden, da dann alle Daten über die Lohnbuchhaltung erfasst bzw. abgerufen werden können.
