Viele Arbeitgeber fordern von ihren Arbeitnehmern vor Beginn oder im Laufe der Arbeitstätigkeit ein Gesundheits- oder Führungszeugnis. Für die Ausstellung solcher Zeugnisse erheben die Behörden Gebühren, die der Arbeitnehmer verauslagen muss. Ob der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer die Kosten für Gesundheits- oder Führungszeugnisse erstatten muss, hängt von verschiedenen Faktoren ab:
Bewerbungsverfahren
Verlangt der Arbeitgeber den Nachweis von Zeugnissen im Bewerbungsverfahren, trägt der Bewerber die Beschaffungskosten grundsätzlich selbst. Eine Übernahme der Kosten durch den Arbeitgeber erfolgt hier nur, wenn es sich um völlig außergewöhnliche Unterlagen handelt.
Laufendes Arbeitsverhältnis
Fordert der Arbeitgeber in einem laufenden Arbeitsverhältnis die Vorlage von Zeugnissen, hat das BAG im Hinblick auf eine mögliche Erstattungspflicht des Arbeitgebers einen Ansatz entwickelt: Kann ein Arbeitnehmer z.B. seine Aufgaben auch ohne Zeugnis erbringen, dient das Zeugnis primär den Interessen des Arbeitgebers und damit sind die Kosten zu erstatten. Dies gilt sogar, wenn der Auftraggeber des Arbeitgebers die Vorlage des Führungszeugnisses ausdrücklich verlangt; ein Einsatz des Mitarbeiters also ohne Führungszeugnis nicht möglich gewesen wäre.
PRAXISHINWEIS: Die Rechtsprechung ist hier sehr unklar, daher sollten Arbeitgeber überdenken, ob die Beschaffung eines Zeugnisses zur selbstverständlichen Einsatzpflicht des Arbeitnehmers zählt. Bei dieser oft nicht einfachen Einzelfallentscheidung können folgende zwei Grundsätze helfen:
- Hat der Gesetzgeber die Beschaffungspflicht für ein Zeugnis dem Arbeitnehmer zugewiesen, so z. B. für die Vorlage eines Gesundheitszeugnisses, für die Vorlage eines erweiterten polizeilichen Führungszeugnisses im Kinder- und Jugendhilferecht, zählen die anfallenden Kosten zur selbstverständlichen Einsatzpflicht des Arbeitnehmers. Denn ohne das Zeugnis könnte der Arbeitnehmer seine Tätigkeit gar nicht ausüben. Den Arbeitgeber trifft keine Erstattungspflicht.
- Ist die Beschaffungspflicht nicht gesetzlich geregelt, muss der Arbeitgeber die Kosten in der Regel erstatten.
Praxistipp: Sie können als Arbeitgeber mit dem Arbeitnehmer vereinbaren, dass Sie Kosten lediglich anteilig übernehmen. Im Zuge der Mitarbeitersuche und der dort auftretenden Probleme dürfte dies aber die kleinste Hürde sein.
Was ist bei einer Erstattung zu beachten?
Die Abgrenzung zwischen steuerpflichtigem Arbeitslohn und steuerfreiem Auslagenersatz ist bisher nicht rechtssicher geklärt. Steuerfreier Auslagenersatz ist aber dann anzunehmen, wenn der Arbeitnehmer Aufwendungen im ganz überwiegenden Interesse des Arbeitgebers tätigt, diese der Arbeitsausführung dienen und nicht zu einer Bereicherung des Arbeitnehmers führen. Die steuerrechtliche Beurteilung hat unmittelbar Einfluss auf die Beitragspflicht in der Sozialversicherung. Ist die Erstattung des Arbeitgebers lohnsteuerfrei, entfällt auch die Verpflichtung, Sozialversicherungsbeiträge abzuführen.
