Die Arbeitgeber haben in Zusammenhang mit der Sozialversicherung zahlreiche Aufgaben. Dazu gehört insbesondere die Prüfung der Sozialversicherungspflicht ihrer Mitarbeiter, aber auch die Prüfung der Beitragspflicht, der Einzug der Arbeitnehmeranteile vom Entgelt, die Berechnung des Gesamtsozialversicherungsbeitrages und die Abführung der Beiträge an die Einzugsstelle. Dazu kommen zahlreiche Meldepflichten. Rechtsgrundlage für diese Pflichten sind insbesondere verschiedene Vorschriften des SGB IV.
Da hier öffentlich-rechtliche Aufgaben auf Privatpersonen (Arbeitgeber) übertragen wurden, war der Gesetzgeber auch verpflichtet, sicherzustellen, dass diese Aufgaben ordnungsgemäß durchgeführt werden. Die Rentenversicherungsträger prüfen deshalb alle vier Jahre die Richtigkeit der Beitragszahlungen und der Meldungen. Die Prüfung kann in kürzeren Zeitabständen erfolgen, wenn der Arbeitgeber dies verlangt.
Einsicht in Unterlagen
Bestehen die Entgeltunterlagen aus mehreren Teilen, sind diese Teile durch ein betriebliches Ordnungsmerkmal zu verbinden, z.B. durch die Arbeitnehmernummer. Berichtigungen der Angaben, die für jeden Lohn- oder Gehaltsabrechnungszeitraum notwendig sind, sind durch entsprechende Vermerke besonders kenntlich zu machen. Wichtig: Die Angaben über die Beschäftigungsart, die für die Versicherungsfreiheit oder die Befreiung von der Versicherungspflicht maßgebenden Tatsachen und die Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag können verschlüsselt werden, wobei die Schlüssel natürlich dem Prüfer bekannt gegeben werden müssen. Schriftstücke, aus denen
- bei Ausländern aus Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes die Staatsangehörigkeit und der Aufenthaltstitel,
- die für die Versicherungsfreiheit oder die Befreiung von der Versicherungspflicht maßgebenden Angaben,
- eine Kopie des Antrags auf Durchführung des so genannten Anfrageverfahrens sowie die von der Deutschen Rentenversicherung Bund für ihre Entscheidung benötigten Unterlagen und der dieses Verfahren abschließende Bescheid und
- bei Entsendung in das Ausland Art und zeitliche Begrenzung der Beschäftigung
hervorgehen, sind zu den Unterlagen zu nehmen. Diese Dokumente und die für den Arbeitgeber bestimmte Bescheinigung über den Beginn der Mitgliedschaft bei einer Krankenkasse sowie die Daten über die erstatteten Meldungen gehören ebenfalls zu den Lohnunterlagen. Das Gleiche gilt für die Erklärungen des Arbeitnehmers, dass er auf die Versicherungsfreiheit zur Rentenversicherung wegen geringfügiger Beschäftigung oder auf die Anwendung der Gleitzonenregelung zum gleichen Versicherungszweig verzichtet hat.
Eine Vielzahl an weiteren Unterlagen ist hier vorzuhalten, beispielsweise auch die Entscheidung der Finanzbehörden, dass die vom Arbeitgeber getragenen oder übernommenen Studiengebühren für ein Studium des Beschäftigten steuerrechtlich kein Arbeitslohn sind. Außerdem sind Nachweise der Elterneigenschaft aufzubewahren. Es geht hierbei darum, ob der Zusatzbeitrag zur Pflegeversicherung für kinderlose Versicherte zu zahlen ist. Wichtig sind zudem die Erklärungen über den Auszahlungsverzicht von zustehenden Entgeltansprüchen. So vermeiden Sie eventuelle Beitragsnachberechnungen aus nicht gezahltem Arbeitsentgelt (Phantomlohn).
Praxistipp: Die Sammlung der Unterlagen sollte also fortlaufend durchgeführt werden und nicht erst mit dem Zeitpunkt beginnen, an dem die Ankündigung der Prüfung beim Unternehmen eingeht.
Form der Aufzeichnungen
Die Arbeitgeber haben die Aufzeichnungen in den Entgeltunterlagen so zu führen, dass bei einer Prüfung innerhalb angemessener Zeit ein Überblick über die formelle und sachliche Richtigkeit ihrer Entgeltabrechnung gewährleistet ist. Vorstehendes gilt auch für die Beitragsrechnung. Die Aufzeichnungen sind vollständig, richtig, in zeitlicher Folge und geordnet vorzulegen. Auf Verlangen sind Fälle, die manuell abgerechnet worden sind oder in denen das beitragspflichtige Arbeitsentgelt manuell vorgegeben worden ist, vorzulegen. Die Arbeitgeber sind im Übrigen verpflichtet, Bescheide und Prüfberichte der Finanzbehörde vorzulegen. Die Arbeitgeber müssen unmittelbar, nachdem sie einen entsprechenden Bescheid vom Finanzamt erhalten haben, diese Unterlagen einsehen und eine versicherungs- und beitragsrechtliche Auswertung vornehmen.
