Alle vier Jahre steht sie im Regelfall an: die Prüfung durch die Deutsche Rentenversicherung (DRV). Dabei wird kontrolliert, ob die Versicherungspflicht oder Versicherungsfreiheit von einzelnen Personen korrekt beurteilt wurde, ob die Sozialversicherungsbeiträge ordnungsgemäß gemeldet und in der richtigen Höhe abgeführt wurden, die Erstattung nach dem Lohnfortzahlungsgesetz richtig erfolgt ist und schließlich ob die unfallversicherungspflichtigen Arbeitsentgelte gemeldet und die Künstlersozialabgabe an die Künstlersozialkasse gezahlt wurde.
Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen die Gesamtsozialversicherungsbeiträge grundsätzlich zu gleichen Teilen tragen. Nachforderungen treffen den Arbeitgeber aber zunächst alleine, sofern der Abzug nicht ganz ohne sein Verschulden unterblieben ist.
Im Nachhinein ist zu prüfen, ob der Arbeitnehmer für seinen Anteil nur für die letzten drei Monate vor der Betriebsprüfung aufkommen muss, wie es in § 28g Satz 3 SGB IV angedacht ist, oder ob ihn eine Mitschuld trifft.
Übernimmt der Arbeitgeber die Anteile komplett, resultiert daraus wiederum ein geldwerter Vorteil beim Arbeitnehmer. Aus diesem werden auch wieder Lohn- und gegebenenfalls Kirchensteuer samt Solidaritätszuschlag sowie Sozialversicherungsbeiträge fällig.
Betriebsprüfungen der DRV sind Stichprobenprüfungen. Jeder Prüfer setzt je nach Branche und Betriebsgröße seine eigenen Schwerpunkte.
Grundsätzlich darf der Prüfer der DRV Einblick in alle Bereiche nehmen, d.h. nicht nur klassisch in die Lohnkonten und -abrechnungen, sondern auch in die Finanzbuchhaltung. Zudem wertet der DRV-Prüfer im Regelfall
1.) die Lohnsteuerhaftungsbescheide aus. Diese sind sofort mit einer Mahngebühr verbunden, daher sollten diese immer sofort nach der Lohnsteuerprüfung unaufgefordert an die DRV übermittelt werden.
2.) Viele Unternehmen haben sogenannte freie Mitarbeiter im Einsatz, weil diese weniger Personalkosten verursachen. Eine falsche Einstufung als selbstständige Tätigkeit kann aber hohe Nachforderungen verursachen. Alleine deshalb und weil sie rechtlich dazu verpflichtet sind, müssen Auftraggeber vor Beginn der Tätigkeit die Kriterien prüfen, die für oder gegen eine Beschäftigung sprechen.
Zur genauen Entscheidung kann bei der DRV Bund ein Clearingverfahren beantragt werden: Neben der Klärung des Versicherungsstatus bietet ein rechtzeitiger Antrag innerhalb eines Monats nach Beschäftigungsaufnahme den Vorteil, dass bei der Feststellung einer abhängigen Beschäftigung die Versicherungspflicht erst ab Bekanntgabe des Ergebnisses entsteht. Damit lassen sich Beiträge samt Säumniszuschlägen sparen.
3.) Aushilfen
a. Studenten: Arbeitgeber können Studenten – wenn sie die Voraussetzungen für die Werkstudententätigkeit erfüllen – als rein rentenversicherungspflichtig beschäftigen. In den übrigen Zweigen bleibt der Student dann versicherungsfrei. Voraussetzung ist dafür, dass bei der Tätigkeit das Studium im Vordergrund steht, was bedeutet:
Der Student darf in der Vorlesungszeit nicht mehr als 20 Wochenstunden arbeiten. Seine Zeit und Arbeitskraft muss überwiegend dem Studium dienen.
In den Semesterferien oder falls überwiegend am Abend, in der Nacht sowie am Wochenende gearbeitet wird, darf die 20 Stunden—Grenzen überschritten werden, wenn die
Beschäftigung von vorneherein innerhalb eines Zeitjahres – rückgerechnet vom voraussichtlichen Ende der zu beurteilenden Beschäftigung – nicht mehr als 26 Wochen dauert.
Vorsicht: hierbei werden alle Jobs über 20 Stunden zusammengerechnet.
Oft scheitert es aber weniger an den gearbeiteten Stunden, als am grundlegenden Nachweis der Immatrikulationsbescheinigung. Diese muss zwingend eingefordert und beim
Arbeitgeber vorgehalten werden. Nur sie zeigt auf, dass sich ein Student nicht in einem Urlaubssemester befindet. Erhalten Sie eine Bescheinigung nicht, sollten Sie zunächst alle Sozialversicherungsbeiträge abziehen. Nach der Vorlage können Sie dies dann berichtigen.
b. Geringfügig entlohnte Beschäftigung:
Arbeitnehmer mit einem monatlichen Verdienst bis zu 450 Euro zahlen selbst keine Beiträge in die KV, PV und AV, aber der Arbeitgeber führt für diese Pauschalbeiträge ab. Dabei
gelten die 13 Prozent Krankenversicherung für alle gesetzlich krankenversicherten Minijobber, auch für freiwillig Versicherte oder mitversicherte Angehörige.
Vorsicht: Die Pauschalbeiträge muss der Arbeitgeber alleine tragen, er darf sie nicht auf den Arbeitnehmer abwälzen.
Für privat krankenversicherte Minijobber fallen keine Pauschalbeiträge für die gesetzliche KV an. Dazu muss aber ein Nachweis über die private Krankenversicherung vorliegen.
Nutzt der Minijobber die RV-Pflicht, so ist darauf zu achten, dass der Arbeitgeber die Beiträge aus dem Arbeitsentgelt von mindestens EUR 175 monatlich entrichtet. Nutzt der
Mitarbeiter die Befreiungsoption, so achten Sie darauf, dass ein Befreiungsantrag des Arbeitnehmers nur bei rechtzeitiger Übermittlung gültig wird.
Vorsicht: auch für nebenberufliche, rentenversicherungsfreie Beamte fällt der Pauschalbeitrag zur RV an.
Geprüft wird weiterhin, ob die Entgeltgrenze von jährlich 5.400 Euro unter Berücksichtigung aller Entgeltbestandteile eingehalten wird und ob im Falle einer Überschreitung, diese unvorhersehbar war und maximal bis zu zweimal jährlich vorkam.
Stellt ein Prüfer die Zusammenballung mehrerer Minijobs fest, wird der Mitarbeiter voll sv-pflichtig. Daher ist es wichtig, die Voraussetzungen im Vorfeld genau zu prüfen und hierfür z.B. Angaben des Minijobbers in einem Einstellungsbogen einzuholen.
c. Kurzfristig Beschäftigte:
Versicherungsfrei bleiben kurzfristig Beschäftigte nur, wenn sie von vorneherein bei einer fünf-Tage-Woche nicht länger als drei Monate oder nicht länger als 70 Tage arbeiten.
Betriebsprüfer kontrollieren besonders, ob ein kurzfristig Beschäftigter mit einem monatlichen Verdienst über 450 Euro nicht berufsmäßig tätig wird, also ob die Beschäftigung für die Person von nicht nur untergeordneter wirtschaftlicher Bedeutung ist. Berufsmäßigkeit liegt z.B. auch vor, wenn eine kurzfristige Beschäftigung zwischen Schulentlassung bzw. dem Abschluss eines Studiums und dem Eintritt in das Berufsleben oder während eines unbezahlten Urlaubs ausgeübt wird; Sie liegt aber nicht vor, wenn die kurzfristige Beschäftigung neben einer versicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung ausgeübt wird oder daneben Vorruhestandsgeld oder eine Vollrente bezogen wird.
Eine genaue Abfrage vor Aufnahme der Beschäftigung der Situation des Arbeitnehmers ist also unerlässlich.
4.) Praktikanten
Praktikanten gelten als SV-frei. Dabei muss allerdings geprüft werden, ob ein Praktikant ein vorgeschriebenes oder nicht vorgeschriebenes Vor-, Zwischen- oder Nachpraktikum ableistet. Nur bei einem vorgeschriebenen Zwischenpraktikum fallen unabhängig von der Arbeitszeit und der Entlohnung keine Sozialversicherungsbeiträge an. Bei allen anderen Praktikumsarten sind Spezialregelungen zu beachten. Um dieses Zwischenpraktikum nachweisen zu können, nehmen Sie unbedingt den Auszug aus der Hochschulordnung und die Bestätigung der Hochschule zu den Personalunterlagen.
Bitte beachten Sie: selbst bei unentgeltlich beschäftigten Praktikanten können Mindestbeiträge zur Rentenversicherung fällig werden können. Neben den besonderen Vorschriften für
Praktikanten gelten auch die Regelungen für geringfügige oder kurzfristige Beschäftigungen.
5.) SV-freie Beschäftigungen
a) Familienangehörige: Egal, ob ein Ehegatte freiberuflich oder sozialversicherungspflichtig im Betrieb mitarbeiten soll, die Betriebsprüfer werden immer kontrollieren, ob nicht das Gegenteil vorliegt. Entweder um eine über die gesetzliche Versicherung gewünschte günstige Absicherung zu verhindern oder um Beiträge für einen nicht angemeldeten Ehegatten nachzufordern.
b) GmbH-Gesellschafter(-Geschäftsführer):
Bei angestellten Gesellschaftern ist oftmals nicht klar, ob diese eine abhängige, sozialversicherungspflichtige Beschäftigung oder eine selbstständige, sozialversicherungsfreie Tätigkeit
ausüben. Eine falsche Einschätzung kostet entweder unnötige Sozialbeiträge, ohne Versicherungsschutz zu erhalten, oder hohe Nachzahlungen im Falle einer späteren Feststellung der Versicherungspflicht.
Sicherheit bringt in beiden Fällen nur ein Statusfeststellungsverfahren über die DRV und deren Clearingstelle.
6.) Beschäftigung von Rentnern
Vorsicht: auch für geringfügig angestellte Rentner MÜSSEN Pauschalbeiträge zur RV abgeführt werden. Werden Bezieher einer Altersvollrente mit einem Lohn über 450 Euro monatlich beschäftigt, fällt nur der Arbeitgeberanteil zur RV an, ein Arbeitnehmeranteil ist nicht einzubehalten. Hat ein Rentner das 65. Lebensjahr vollendet, gilt das auch für die AV. KV-Beiträge sind nach dem ermäßigten Beitragssatz zu berechnen, weil für Rentner kein Krankengeldanspruch besteht. Der Pauschalbeitrag zur KV entfällt, wenn der Rentner einen Nachweis über eine private Krankenversicherung vorlegt. Für die PV ergeben sich keine Besonderheiten.
Nehmen Sie am besten immer einen aktuellen Rentenbescheid zu den Lohnunterlagen.
7.) Phantom-Lohn
In der Sozialversicherung gilt für laufende Lohnbestandteile das Entstehungsprinzip: somit fallen Beiträge auch auf geschuldeten, aber nicht gezahlten laufenden Lohn an. Das hat umfangreiche Konsequenzen: von Beitragsnachforderungen bis hin zur Versagung der Versicherungsfreiheit für Minijobs, wenn der Arbeitgeber geltenden Tariflohn oder ab 2015 den gesetzlichen Mindestlohn nicht einhält.
Vorsicht: das Entstehungsprinzip gilt auch, wenn der Arbeitnehmer sein Gehalt NICHT einfordert. Ein Gehaltsverzicht wird beitragsrechtlich nur anerkannt, wenn der Verzicht arbeitsrechtlich zulässig ist und schriftlich für künftiges Arbeitsentgelt vereinbart wurde. Ist eine der drei Voraussetzungen nicht erfüllt, ist der Verzicht beitragsrechtlich unwirksam, sodass der Prüfer die Sozialabgaben nachfordert.
Auf einmalige Sonderzahlungen werden Sozialbeiträge nur fällig, wenn diese tatsächlich gewährt wurden.
8.) Umlagen aus Überstunden
Jahrelang wurden aufgelaufene Überstunden als Einmalzahlungen vergütet. Grundsätzlich sind Überstunden aber in den Monaten zu verbeitragen, in denen sie angefallen sind. Werden sie über einen gewissen Zeitraum angesammelt, können sie wie einmalig gezahltes Entgelt verbeitragt werden; trotzdem fallen darauf die Umlagen an.
Wenn Sie diese Hinweise beachten, sollte die nächste Prüfung wenig Kopfzerbrechen verursachen.
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